档案高效化管理的重要性及策略探究

时间：2024-04-25

姜海燕

（山东省烟台市园林建设养护中心，山东烟台 264000）

档案管理是各事业部门工作的重要组成部分，其管理水平与质量不仅反映了各部门组织的工作作风，同时也事关我国事业单位的外在形象。近年来，随着事业单位全面发展工作的逐步推进，推动部门档案管理工作的高效化转型成为新时期事业单位活动的重要发展趋势。然而纵观我国事业单位基层档案管理工作，仍或多或少存在一些认知层面的缺陷或不足，从而制约了档案高效化管理模式的构建。笔者结合自身工作经验，就档案高效化管理提出个人见解和建议，希望能够为相关领域工作者提供必要的参考和帮助。

1 档案与高效化管理

档案是指各企事业单位在各部门工作中形成的文件材料，其中既包含了传统的纸质文件和实物，同时也涉及了声像、电子文件等现代化信息资料。对于各部门而言，档案客观、真实和全面地反映了企事业单位活动，并记录了部门员工个体的行为和思想认知。现阶段，随着社会发展水平的不断提升，各事业单位部门活动也愈加频繁且内容丰富多样，从而生成了大量多样的档案资料。档案管理是各部门日常工作的重要组成部分，通过规范有效的档案管理工作能够较为系统全面的反馈出事业单位部门工作的内容，并对事业单位及其各部门员工的成长及发展进行客观完善的呈现，这对于事业单位的健康稳定发展具有十分深远的价值和影响。现阶段，在我国事业单位全面发展的全新历史背景下，各部门均强化了对档案的管理工作，并积极推动各部门建设本领，确保各项规定得到贯彻执行，具有十分重要的意义。

2 档案内容

2.1 会议类档案

一般情况下，各级事业单位在发展过程中会开展多种形式的会议，必学的“三会一课”制度、并在上述会议中生成大量的工作方案、政策决议、工作报告、会议记录等所形成会议的重要文件。与此同时，部分会议内容还会进行录像和录音，从而对会议内容进行更加全面和有效的记录。通过对上述资料进行归档处理，不仅记录了事业单位每一段重要的发展历程，同时也能够为后期相关工作及关键决策的制定提供参考和依据。

2.2 组织生活类档案

所谓组织生活类档案，是指部门人员在日常学习、报告及议事等重要活动中所生成的档案资料，同时也是档案中占比最高的资料内容。例如一些组织生活中所涉及的发言材料、签到表、学习材料及学习心得等重要资料，这些都需要进行归档整理，从而来体现与证明其部门工作人员在工作中所取得的成果。除此之外，在各部门开展的民主生活会及组织生活会中，相关人员就自身对照检查及问题整改等相关材料，其归档整理工作也能够为其管理工作提供重要参考；党员活动中所形成的材料和视频以及组织的培训课程也要及时归档，都是反映历史时期相应工作的重要资料。

2.3 文件类档案

相对而言，文件类档案是档案中最为庞杂的一类资料，主要包含了制度文件、花名册及个人材料文件等，可以说是事业单位日常工作中所生成材料的集合体。其中，制度文件主要指单位出台的一系列学习制度文件、主题文件、廉政建设文件等。而花名册则包含了部门关系转接文件、各类台账及人员名册等。最后，个人材料主要指与相关人员相关的个人资料信息，同时也是事业部门发展及部门人员工作发展、管理相关人员的重要参考依据，部门相关人员的相关材料还要及时存入个人的档案中。

3 档案高效化管理的重要性

3.1 规范与约束相关人员行为意识

众所周知，档案是事业部门工作的真实反映，因此从某种角度来讲也起到了对相关部门工作人员的监督与管理作用，推动档案高效化管理则对相关人员起到了良好的规范作用。现阶段，事业单位档案建设题材多样，充分采用影像资料、音频、照片等档案资料进行企业文化、企业高层，基层的教育工作，而通过对这些档案资料的高效化管理能够有效、及时的对部门干部进行言行等方面的约束，使其能够做到廉洁自律、正派作风。

3.2 提高有关部门决策的准确性

现阶段，我国社会经济正处于调整专业的重要历史节点，任何一个发展决策的制定都将对未来产生深远影响。其相关档案记录了各部门组织建设及工作情况等基础信息，强化档案的管理工作一方面是对各部门历史活动的详细记录，另一方面也能够更好地帮助各部门进行历史的回顾和经验的总结，从而起到以史为镜的作用和效果。由此可见，档案的高效化管理是我们客观记录事业单位发展史的基础保障，并为相关决策的科学准确制定提供参考和依据。

3.3 优秀部门干部培养与选拔

优秀部门干部的培养和提拔是相关事业单位保持健康稳定发展的关键所在，为能够对年轻优秀的各部门人员进行客观全面的考核评价工作，还需要建立于真实完整的档案内容之上。事业单位对于部门领导干部的选拔十分严格，特别是对“三龄两历”等重要信息必须要求做到准确、真实和完整。而其个人档案中则包含了部门干部的年龄、党龄、工龄、学历及履历等基础信息，同时也涵盖了干部评级晋升、功过记录等重要信息，因此档案的高效化管理工作还能够为优秀部门干部的培养和选拔提供准确的参考依据。

4 当前我国基层档案管理现状

现阶段，虽然各单位对于档案的价值与作用给予了更多的重视与关注，但整体而言其管理工作仍存在许多问题与不足，并给事业单位建设发展带来诸多不利影响。具体而言，当前我们基层档案管理主要存在以下几方面不足：1）管理意识有待强化。目前，许多基层单位将更多的工作精力放在工作上，而对于工作结束后生成的档案资料缺乏归档管理意识，甚至部分单位都没有专门的档案室及相关管理人员，如此造成档案管理难以实现高效化开展。2）管理制度有待完善。任何管理工作的落实与开展都需要基于完善的管理制度，然而当前许多基层单位尚未形成一套完整有效的档案管理制度体系，不仅管理工作无法高效规范开展，同时管理岗位及职责也并不明确，如此严重降低了档案管理工作的质量和效率。3）管理技术有待创新。目前，我国大多数基层机关事业单位档案仍沿用人工管理模式和方法，信息化水平严重不足，如此不仅无法满足新时期数字化档案资料的有效归档和管理，同时也制约了我国基层档案管理水平的发展与提升。

5 推进档案高效化管理的有效策略

5.1 强化档案管理意识

现阶段，随着我国社会发展水平的不断提升，各部门工作在形式上和内容上均发生了重要转变，特别是信息化网络技术的广泛应用提高了各部门工作的水平和质量。在此背景下，档案管理工作也随之发生了改变，如果不能采用现代化档案管理模式方法则无法全面发挥档案的价值与作用。档案高效化管理是一种科学合理的档案管理模式，这里要求各档案管理部门及工作人员积极强化自身档案管理意识，不仅要明确档案管理工作的范围与内容，同时也要就管理模式和方法给予细化和完善，如此才能起到事半功倍的管理效果，并为其工作的落实奠定坚实的基础。

5.2 完善档案管理制度

从管理角度来看，档案要想实现高效化管理，构建一套科学完善的档案管理制度体系是必要的基础和支撑。首先，档案管理是一项系统复杂的工作内容，相关部门要想提高工作质量和效率则需要明确相关工作内容、岗位职责及工作流程，如此才能促进工作效率的提升。其次，作为一项私密性较强的资料信息，档案管理还需要设置必要的查阅权限，从而规范其使用和利用。最后，还要对档案管理人员给予必要的绩效考核，并量化管理职责和考核指标，由此来督促相关管理人员认真落实档案管理工作。相信随着档案管理制度体系的构建与完善，必将实现其高效化转型与发展。

5.3 加强档案管理信息建设

近年来，随着全面完善各事业单位发展的目标提出，各事业单位部门工作也如火如荼般开展，从而生成了大量的档案资料。为更好地存储与管理日益增多的档案资料，我们需要以现代化管理模式和方法开展档案管理工作。具体而言，我们要积极推动档案管理的信息化建设，一方面通过构建档案信息化管理平台，并逐步丰富管理平台功能板块，如档案科目分类、关键词检索等，从而为档案资料的高效开发和利用提供便利的管理条件。另一方面还要推进档案数据库建设，并将一些纸质档案资料进行数字化转变，如此才能够对日益丰富和多样的档案资源进行有效的归档和存储。