刍议新时期提高审计档案工作效率的路径

时间：2024-04-25

温德超

（平昌县审计综合信息中心，四川巴中 636400）

1 认知存在不足，是做好审计档案工作的前提

1）重“审计“轻”档案管理。新时期，随着经济不断发展，建设项目逐渐增多，基础建设力度不断加大，各级审计部门按照要求也相应增加了审计频率和内容，扩大了审计范围，自然也就产生了大量的审计档案资料。由于一些县级审计部门和具体审计人员缺乏档案意识，因此出现了一些重审计过程，轻审计过后的档案资料收集、整理和后期利用。导致我国当前阶段的审计档案管理存在着一定的疏漏；相关审计人员对档案管理的原则以及政策法规缺乏应有的了解，对档案管理重视程度较低。因此，一些县级审计部门的审计人员在审计工作中对产生的审计资料，难以判断起重要价值，对于档案信息的掌握不够及时，档案资料的收集就会出现遗漏，内容不够全面；归类就会出现差错，整理不规范，所收集的档案资料不能真实反映审计的全过程和审计的结果，这也就直接影响到审计工作的质量。

2）“重”用老办法“轻”创新管理。首先，观念老化。县级尤其是欠发达县的审计部门收集审计档案资料时，拘泥于过去的旧要求，注重收集纸质审计资料，不太注重收集现代办公条件下的电子、光盘或其他影像资料的收集。其次，方法原始。有的工作人员还用老式档案盒，手动打孔用线装订档案，一定程度上不但影响工作的效率，还让档案管理工作落后于新时代的要求。再次，设备简陋。一些贫困山区县级审计部门，在资金投入上欠缺，档案装订和储藏设备落后且不齐备，专用档案室面积不够，储藏柜也不规范。

3）“重”常规管理“轻”制度建设。山区县的审计档案专业化、标准化管理工作起步较晚，因此工作中习惯于“人管人”，不注重“制度管人”，审计署印发的“审计档案管理”系列规章制度，执行落实到位做得不够，单位自身出台的审计档案管理制度不够健全，内容过于宽泛，缺乏实际操作性，难免审计档案工作中会产生或多或少的漏洞。

4）“重”工作“轻”档案业务培训。贫困山区从事审计档案管理的工作人员缺乏档案业务培训，缺少相关的工作经验，业务能力低下，自身素养不足，造成了审计档案工作的整体水平偏低。一般从事该项工作的人员大都是从教育、农业等事业单位选调的，因此本身没有接触多少档案管理知识和技能。对它们缺乏应有的档案业务知识和技能培训，导致他们档案业务水平偏低，档案管理规范意识缺乏，工作效率不高。

2 重视理念创新，是做好审计档案工作的基础

1）创新是档案工作发展的需要。档案工作数量繁多，内容冗杂，收集时间较长，并且伴随着传统操作复杂的多重压力，在收集整理和保存的过程当中，有很大的困难，迫切需要进行创新。为了保证审计事项的准确性、完整性和时效性，需要开展跟踪审计。在跟踪审计中，要定期进行审计资料归档，询问相关人员的审计意见。可以结合图像影视、电子记账、纸质凭证复印件等资料，运用现代科技手段将复杂的审计档案工作高效化、简单化，以计算机和信息技术代替手工传统操作，从而适应新时代审计工作发展的要求。

2）创新是信息技术发展的需要。信息技术的发展给新时期的档案审计工作带来了一定的便利条件。由于计算机网络的普及，计算机已经逐渐应用到了审计过程中，提高了审计工作的效率，通过自动化的办公系统，自然也就产生了信息化的审计档案资料，使得审计档案工作在存储时实现多样化的介质，档案审计的信息化含量组建增加。

3 创新工作方式，提升新时期审计档案管理效率

1）重视审计档案工作。任何工作离开了单位的领导的重视好支持，是难以顺利完成的。首先，审计部门要严格审计署、国家档案局联合发布的第10号令，即《审计机关审计档案管理规定》，高度重视审计档案管理，树立“审计档案是国家档案的组成部分”和“审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制”的理念，进一步端正审计工作人员和档案管理人员的工作观念，每个财务审计人员既是审计工作工作地参与者，同时也是审计乎档案资料的收集者。其次，强化认识审计档案工作的重要性。审计部门主要通过日常政策宣传以及日常工作要求，让审计人员和档案管理者都能够理解审计档案工作的重要性。例如，通过集中培训、每次职工会实行“会前学法”制度，加强对审计档案工作重要性宣传，让审计人员时刻把审计档案资料的收集记在心中、做在手上，让档案工作把俺岁审计全过程。第三，审计部门要加大审计档案工作的投入。分期分批安排相关人员到四川省档案培训机构参加业务培训，购置档案管理修的设备，建好标准的档案室，购置标准的密集架档案柜，促进审计档案工作规范化、标准化建设。

2）创新档案工作形式。由于传统的档案工作都是依靠人力整理、装订、查阅等行，费力费时效率低，使得审计档案工作的质量不高，也难以确保档案工作的准确性。因此，审计部门要舍得投入购买现代档案管理软件，购买专用档案管理电脑，实现档案管理计算机化、信息化，购买必须的现代化的档案整理集结设备，可以减少审计档案管理中投入大量人力、物力、财力，同时也能大大提高审计档案管理的效率和准确性，特别是利用档案管理软件系统等现代化管理技术，编制适用参考材料和检索工具，便利查询利用审计档案。建立标准化的分类体系，将审计文件材料按照“备查类、立项类、证明类和结论类等”4个单元的顺序进行分类排列归档。

3）建立健全审计档案管理相关制度。审计部门要严格按照第10号令规定，建立健全审计档案的《归档制度》《利用制度》《查阅审批制度》《保管制度》《销毁制度》《保密制度》等。方便审计过程中明确需要收集哪些资料，如何整理及保存等，确保审计档案工作有序进行，提高档案工作的准确性、保密性和安全性。

4）提升山区审计档案工作人员的业务技能。在当今信息技术快速发展新时代，很多新技术已经广泛运用与各行各业中，也给审计工作带来很大的便利，但是审计档案的管理依然需要人力去做大量的工作，因此档案管理人员的业务能力和思想政治素养是确保档案工作高质量发展的重要保障。因此，新时代要重视提升审计部门档案工作人员的水平与素质。首先，在招聘或调入审计人员时，要把档案管理能力作为一个重要方面考核，同时挑选1-2个档案管理专业人员进入到审计部门，以带动高审计档案工作人员的整体素质提高。其次，定期对审计档案工作人员培训，采取“送出去，请进来”的办法，培训档案业务，培养更多的审计档案管理的行家里手。第三，加强年度目标档案考核。审计部门进行年度工作总结中，档案管理人员要专项进行工作述职外，其余审计人员要把审计档案工作列为述职内容，进一步规范提高审计档案工作的自觉性。同时，可以积极地与其他档案审计工作部门进行交流合作，学习先进的管理理念，实现审计档案工作的进步，并且也可以加大审计案工作的硬件设施，加大投资力度，确保工作人员在实施工作时有较好的基础。