地质系统文书档案规范化管理工作的相关探究

肖 敏

（广东省核工业地质局档案馆，广东 广州 510000）

随着近年来我国经济的不断增长以及对于能源埋藏地的勘探和对西部的开发地质档案管理工作，成为一项十分重要的管理内容，与此同时，现代社会背景下对于大类信息的查阅需求在不断增加，对地质档案的管理工作，也提出了更高的要求。除此之外地质档案在工作时作用的领域也越加广泛，包含的不仅仅是地质工程，也包含城市化建设和水利交通等多方面的内容，工作人员需要在开展管理的过程中对这一系列的相关内容作出进一步的优化，只有这样才能使我国的现代化地质系统管理工作的整体质量得到提升。就目前来说，我国的地质档案在进行检测时相关工作人员依旧需要按照相关的条例在工作中开展一系列的管理，这种现象能够有助于提高整体的管理与质量，这样有助于促进地质资源的勘探和开发。

1 信息化背景下地质系统文书档案库规范化管理存在的问题

1.1 重视程度不够

在档案进行管理时，涉及档案库的诸多部门以及档案管理人员，但相关管理人员都并没有重视档案库内部的档案库规范化管理工作，大多数档案管理人员都将工作重点放在宣传质量的提升上。除此之外，在档案库内部，大多数档案都没有进行有效的对外公开，工作人员不能随意查阅，这就导致档案库内的相关管理人员忽略了档案库规范化管理工作的重要性。在大部分档案库或者单位内部工作人员，在进行档案库信息库建设时，都仅仅是通过信息录入的方式进行档案库规范化管理，这种管理方式的整体效率较低，并且在进行查阅时难度比较大，并且还有很多档案库在进行档案库信息化数据库建设时，甚至没有建立相应的档案数据库，导致如果档案需要进行远程调取，则无法进行。

1.2 标准有待完善

在传统的文书档案管理工作中，虽然大部分档案库都在逐渐开展自身的档案库规范化管理工作，但总的来说并没有建立完善的管理制度以及管理体系，这就导致档案库的管理机制依旧较为落后，直接导致档案库规范化管理工作落实不到位，并且由于企业内部的奖惩制度不完善，无法进行有效的工作创新这些因素都直接导致档案库规范化管理工作处于不规范和不科学的状态，最终影响了管理工作的整体机制，导致其无法在宣传改革过程中发挥其应有的效果。

1.3 材料不够齐全

档案的材料缺失是导致管理工作无法顺利进行的关键，工作人员在进行现代化的管理时，如果没有意识到档案的重要性，就会导致在档案的录入时出现一系列的缺失，工作人员在对缺乏的数据进行记录时，甚至有可能为了省事直接谎报数据或者单位，这些因素都有可能导致档案的管理工作无法顺利进行影响，最终的管理质量。

2 信息化环境下地质系统文书档案库建设的主要方向以及思路

2.1 提升重视程度

在进行管理时，相关工作人员的档案管理工作应当由管理人员自身进行，所以需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的档案管理研究成果，使档案管理工作能够成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。除此之外，在企业内部还需要强化宣传力度，使基层的一线工作人员能够主动参与到档案管理工作中，明确档案管理工作并非简单的档案信息登记，更重要的是维护企业的正常运行。

2.2 加强人员素质

在进行档案信息的优化时，需要不断对人员的素质进行提升，档案管理人员需要掌握数字化管理的重要性，并且将网络信息建设应用于其中，通过这种方式能够使工作人员的综合素养得到提高，能够了解档案管理，数字化建设和规范化管理的重要性，这样才能使数字档案的管理水平提升。强化人员的素质有助于使档案管理人员了解现代化的信息化和云存储，这样能够保证文书档案管理的、整体质量使文书档案管理与现代化的网络信息技术相接轨。工作人员还需要不断学习现代化的信息化以及云计算知识使数据能够形成有效的全方位管理，这样能够在一定程度上使档案管理的整体质量得到提升，也有助于保障档案管理的安全性。

2.3 完善管理系统

在进行体制建设时，可以从信息收集、档案保管以及借阅等多个步骤进行流程完善，使各项管理工作都能够参考对应的管理制度进行，避免由于员工工作疏漏出现的不规范现象。除此之外，通过合理的管理，还能够使工作人员各司其职，严格按照规章制度进行各项操作，并且还需要规范认定制度以及查漏补缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科学性。

2.4 确实把握档案“网络化”建设的关键环节

档案库在建设过程中要求档案“网络化”建设统一规划，并且分布在我国各个地区都需要进行进一步的推进，一边建设，一边使用，使档案库的信息技术逐渐提升，而围绕这一指导思想和目标，各个档案库都需要结合当地或者单位的实际状况，寻求其中存在的问题，并制定切实可行的档案管理建设这样才能制定可行的实施计划，工作人员应当尽可能把握多个方向的目标，才能有助于使档案“网络化”的建设质量得到提升。

档案“网络化”建设在发展过程中，一定要按照相应的标准进行实施，但在实际工作时也需要考虑到各个单位的实际状况、在进行建设规模的优化时，无论是规模还是模式，都不可以将我国通用的档案库管理体系应用于其中，应当尽可能根据不同区域的档案库发展状况以及运行模式进行调整，这样才有助于使档案库的整体管理质量得到优化。

其次在进行档案库的管理时，工作人员需要了解档案“网络化”建设的主要方向以及建设规模，确定其中的关键点，在进行档案库的现代化网络建设时，其重点应当放在网络网站或APP的建设中，确保信息资源得到有效地开发，并且还需要做好有效的信息保密，只有这样才能够使档案管理的质量得到提升，工作人员应当高度关注并且集中突破。“网络化”建设在开展过程中，应当根据区域的信息实际需求以及档案提供能力进行调整，切实发挥档案库的最大效能，并将其作为工作的出发点和落脚点，开展一系列的建设工作。

规划建设具有极强的专业性和技术性相关的从业人员，一定要具备完整的专业知识和网络维护技能工作人员，也需要在进行人力资源的培养时，做好现有队伍的优化建设，也可以在社会上尽量寻找一部分具有高度专业技能的工作人员，通过这种方式使内部的人力资源管理质量得到提升，就目前来说首先就需要突出计算机以及网络环境的使用管理，并强化安全防护和多媒体等相关知识的培训，尤其需要提高档案人员的综合素质和能力，这样才能有助于满足档案“网络化”的建设需求，使档案的整体管理质量得到优化。

2.5 根据实际需求设计档案管理的电脑软件，推进数字档案的工程建设

首先要事先做好有效的规划和管理规范建设，避免出现重复和浪费的情况，例如采用机读目录数据交换格式和xml技术应用标准并建立完整的计算机检索体系，需要由相关工作人员对整个档案库的运行状况做出相应的评估，保障档案数据检查能够更为顺利地进行使档案信息资源能够随时随地得到有效的调用。除此之外，还需要正确认识档案的“网络化”建设。档案的“网络化”建设并不是指将档案全部录入数据库中即可，而是需要在能够进行档案调用时，快速从数据库中进行检索，这样对于档案数字信息库的建设质量要求较高，所以工作人员需要根据档案的特点设计相应的管理软件，并有序推进数字档案的工程建设。

3 总结

从信息化的视野下进行分析，能够帮助地质系统文书档案库开展文化资源档案管理，研究人员在进行研究时，也需要立足于信息化和数字档案的有效结合，地质系统文书档案库的档案管理人员需要了解在大数字环境下开展数字档案管理的必要性，并结合实际状况分析目前高等院校周文化资源档案在管理中存在的问题，尽可能扩信息化的容量，并提高资源的合理管理性，只有这样才能够使档案的整体管理质量得到保障。