应急管理部门档案整合方法与研究

谢 燕

（贺州市八步区应急管理局，广西 贺州 542899）

1 应急管理部门档案的形成和应急管理部的职责

1）应急管理部门档案形成。2018年3月，第十三届人民代表大会通过了国务院机构改革方案，中华人民共和国应急管理部设立，应急管理部将十三个部门的职责全部整合在一起，其中包括各种自然界的活动导致灾害，例如：火山喷发；海啸和地震等灾害。在具体的实践中，应急管理部门的档案是从应急或是突发类型进行多方面分析，判断。使应急管理部门档案具有参照；咨询；评估；依据等用途。跟随管理部门重新对档案进行整合收集与研究，建立新的多类型的档案专题，方面档案查找。本文主要针对应急管理部门档案的整合进行研究。

2）应急管理部门主要职责。应急管理主要职责包括提前规划书写国家整体应急预案，指引各地方部门及时应对突发事件，推动应急预案新制度体系的建设和应急预案的提前演练。组织建立灾情集中报告系统并统一发布灾情，筹措和组件灾情所需各类物资和人力资源，组建灾害救助体系。指挥安全生产类和自然灾害类的快速应急救援，担任国家应对特别重大灾害的指挥部的职责。指示火灾，水难，地震等自然灾害的预防和救治。此外还需要督促和管理安全生产和工矿商贸行业安全生产等工作。

2 应急管理部门档案的整合研究的意义

1）应急管理部档案整合可以较为准确反映应急管理部的成长历程。应急管理部档案记录着应急管理部发展的每一步，包括战略目标调整、执行策略和方针可以从应急管理部档案中找到答案。方便对以前的事件进行有效研究。

2）应急管理部档案整合具有集中统一的特点。应急管理部门集合了13个部门的档案内容，将原本各自分散的各部门的档案内容进行整合，揭过档案管理分散在各个部门管理的历史，把原本分散于各个方面的档案得以进行统一管理，使内容数据化，活络化，方便人员进行统一的查找和利用。

3）应急管理部门的整合有较强的现实意义。将各个部门的档案内容进行整合后，通过查阅过往的档案就可以掌握过往处理此类事件的经验，为实操提供理论依据；改变相似处理事件的思路；提高应急处理部门处理事件的效率。因应急管理部门对于事件的处理速度有关人民的利益，所以整合应急管理部门的档案既可以保障人民的权益，又可以维护国家的利益。

3 目前应急管理部门管理档案所存在的问题

1）应急管理部门可供整合的历史数据较少。应急管理部门前身是由13个部门整合而来，过往的13个部门的历史档案因人员改革，调动和离职和原本各部门对于历史的档案的不重视，导致历史档案遗失；加之13个部门在档案保存方式，存储格式，表达方式各有各的特点，这必然对于历史档案存储造成困难，令应急管理部门对于历史档案可以整合的资料偏少。与此同时，应急管理部办公厅印发《应急管理部机构改革期间档案管理与处置工作方案》要求，原职部门档案由各职能部门进行封存，整合以及保管。拥有历史和监督意义的档案要交及时提交档案馆。换言之就是，新组建的应急管理部门只启用新档案，历史档案缺乏进而影响应急管理部门对于档案的整合和再利用，影响了工作的效率，所以这是需要整合与研究的重点。

2）应急管理部门对于数据的开发和利用管理较为落后。应急管理部门的档案数据资源较为繁琐，所以再进行利用时针对性比较强，较难彰显社会公益性。利用数字模型等新科学技术从而建立较为完善且符合现代社会发展的利用服务体系。但就目前的情况来看，这是相对来说较为困难的。

3）应急管理部门的档案人员的业务素养需要不断加强。目前，管理部档案的管理人员重视历史档案的保护，轻视历史档案的再次开发和利用。有些人员甚至难以分清分类管理的历史档案应处在什么位置上。档案管理人员由于业务素养较低，在应急事件发生时，无法及时有效的整理出所需档案。

4 应急管理部门档案的整合方法

1）档案人员需提高应急管理工作的职业敏感度。根据黄委水利局局长王建中做的讲话《浅谈如何提高应急事件处置能力》中，可知突发事件是指突然发生，造成或是可能造成危害社会的严重后果，需要采取应急处置措施予以应对自然灾害，事故灾难，公共卫生事件和社会安全事件，这些事件一般具有不确定性和突发性；聚众性；社会危害性；决策的非程序化性。这些便要求档案人员具有非常高的业务能力和对于事物发展的敏感度的判断。在这种情况下，应急管理部门所作为应急，突发事件的重要管理部门，历史档案和数据又会显得尤为重要，可以根据历史档案推测出病情案例，应急预算，费用概算和病情所持续的时间。如果应急管理部门拥有完备的历史档案和数据体系，应急管理部门档案管理人员可以快速调出相关历史数据，会大大降低做出应对所需时间。正是因此，应急部门档案管理人员更应增强服务应急管理工作的职业敏感度；增强对于工作责任感，使命感。一旦应急事件突然来临时，可以迅速有效的做出应对措施。

2）加强对于应急管理部门档案的整合研究工作。（1）配合应急管理部门的档案管理工作处档案整合的工作。重大事件发生是在政府领导下的各部门协作，合力完成的工作，这使得档案资料存储于多个部门，应急管理部门作为应急事件处理的先发部门，应快速做好历史档案收集。通过档案收集过程中进行安排事件部署，组织实施，评估分析等工作；并及时保存和还原好应急事件处理的过程和做出的措施，方便后人作为参考研究。（2）对于突发事件的特点进行分类汇总。档案资料不是收集完成就是结束，对于突发事件档案的较为突出的特点进行分类，具有相同特点的事件进行汇总。例如某地区的人口，地理环境，基础设施和能参与应急突发事件的人数进行分析，进行特点汇总。与此同时，应对突发事件的有效措施进行详细的记录，方便后人汲取有效经验，便于更好的应对突发事件。（3）整合和提取档案的优秀经验；将这些经验教训转变为科普措施，向人民普及突发的应急事件应该如何做才能有效减少对人民的伤害。（4）加强各地档案馆之间的联系；方便实现资源共享，扩大档案的高效利用率。

5 提升应急事件的处理能力

为了提高应急管理部门保障公共安全和处置突发事件的有效性，最大程度地减少突发事件及其造成的危害。

应急事件的档案服务工作专业性强，工作量大，工作时间长；更迫切需要工作人员不断加强自身的专业素养，做好相关的档案规划和分类以及汇总，组织实施和管理，必要时可以同技术人员联系以获得专业的知识用以支持突发，应急的事件。

处理应急事件不仅仅是应急管理部门人员的责任，还需要各地方政府相互配合，完善管理体制和运行机制；同时应加强人民在面对突发事件所应具备的自保能力。

应急事件的处理不单是政府和应急管理部门的责任，需要各地人民的配合。

经过不懈的努力应急管理部门档案一定会发挥出自己最大的效用。总之，应急部门档案整合作为应急部门档案管理的一部分，应纳入应急部门整体发展规划中，不断总结经验教训，产生优秀的应对措施；才能为应急事业更好的尽到自己的责任。