新时期如何创新城建档案管理工作

时间：2024-04-25

陈丽华

（胶州市建筑业服务中心，山东青岛 266300）

随着国民经济的增长，国内发展环境得到大幅改善，推动城市经济迈上新的高度。在城市蓬勃发展之际，档案管理问题暴露出来。可以看出，当前城市经济运行处于亚健康。为了实现可持续发展目标，需要剖析城建档案管理的弊病，并采取有效措施。文章由三部分组成，第一部分分析档案管理工作问题，第二部分阐明创新管理工作的意义，第三部分归纳创新管理工作的策略。

1 城建档案管理工作的主要问题

1）管理意识薄弱。常言道：“意识决定行动。”只有具备科学意识，才能做出有效行动。从目前情况来看，意识薄弱的现象普遍存在，这无疑会违规操作的产生提供了温床。档案管理质量下降，会影响到城市发展。发展问题一旦增加，不仅会让资源浪费局面加重，还会延缓城市发展战略的落地时间。

2）管理制度缺失。创新是城市发展的主旋律，要贯穿档案管理的全过程[1]。但事实并非如此，不少部门仍要采用传统制度。这样的制度体系，显然无法无力指导工作。在日常工作中，档案人员会按照自己的意愿来开展工作，不仅效率低，质量还无法保证。久而久之，档案管理质量出现下滑，其服务性就无法凸显。

3）管理设备不足。在新时期下，档案事业迎来了发展黄金期。要相适应时代要求，需要推进信息化建设。城建档案管理部门也认识到这一点，但由于资金有限，无法引进信息设备。设备数量不够，信息化管理就无法实现。为了完成管理任务，不得已采用传统方法。

4）人员能力偏低。人员在城建档案管理中扮演极其重要的角色，其能力关系到管理效率。现阶段，人员能力普遍不足，无法满足新时期要求。具体表现有：不会自主进行学习，在部门培训中表现不积极，导致信息素养迟迟无法形成。将档案管理视为任务，只要能够完成，就宣告万事大吉。在管理期间，没有推动档案工作的创新发展，势必会让档案价值大打折扣。

2 城建档案管理工作的创新意义

为了适应新时期，应对新挑战，我国积极推动转型升级。虽说取得一定成绩，但离预期目标还有一段距离，尤其是城建档案管理。问题来源于多方面，如意识、制度、设备、人员。正是由于问题的存在，才会导致管理工作不到位。要想确保城市发展有成效，需要就现有问题进行深度剖析，以便找出创新策略。待问题一一解决后，城市各项发展工作就能步入正轨[2]。一方面，资源消耗减少，人与自然和谐相处。另一方面，发展步伐加快，从而为人们提供最舒适的工作生活环境。

3 城建档案管理工作的创新策略

1）培养管理意识。为了让城市发展再上一个台阶，档案管理部门应重视管理意识的培养。培养工作并非一朝一夕之事，应制定详细的计划，并让计划落实落地。首先，举办培训活动。通过开展专题讲座，纠正全员的错误看法。待正确意识形成后，档案人员就会反思工作。其次，营造创新环境。除了要悬挂横幅标语外，还要在沟通群中推送信息。在持续宣传下，促进创新意识的形成。再次，开展管理实践。普及知识固然重要，更重要的是应用。档案部门要精心设计和组织实践活动，以此提高人员的创新能力。最后，坚持例行检查。观察档案人员的日常表现，从中找出问题，并进行纠正。一段时间后，档案人员行为就会更加规范，管理效果自然有保证。

2）完善管理制度。管理制度是档案管理体系不可缺少的一部分，只有提高其指导性，方能确保创新活力[3]。首先，明确管理职责。在以前，职责存在交叉，导致推诿事件发生。在现在，要对这些交叉点进行处理，以实现专岗专职。其次，优化管理流程。工作流程越科学，管理效果就越好。一方面，档案部门要深入分析典型案例，从中汲取经验教训。另一方面，部门领导要下沉到一线，倾听广大员工的心声。结合两方面内容，制定优化策略。在实践中，时刻关注流程运行状况，如发现不和谐之处，要立刻进行调整。最后，完善监督体系。挑选精兵强将，成立监督队伍。采取检查和抽查相结合的方式，对档案管理过程进行控制。当遇到违规操作时，要立刻中止，并责令其改正。在部门例会上，组织深度讨论，避免问题再次出现。

3）增加管理设备。档案管理部门要拓展资金渠道，以筹措设备采购资金。譬如，推行PPP模式，吸纳企业资金，过程见图1。提供丰厚条件，吸纳社会资金。待资金充足后，着手制定计划。在采购过程中，严格按计划执行，这样才能买到价格优、质量硬的设备。在设备安装完毕后，要做好两件事。一要安排人员负责维护，让设备始终保持在健康状态。二要制定使用要求，以此提高城建档案的安全性。

图1 PPP模式

4）提高人员能力。档案管理部门要认识到人员的重要性，并推进培训工作常态化。为确保培训质量，需要丰富培训内容，创新培训方式。内容涉及三个方面，分别是理论知识、管理技术、管理经验。方式有三种，包括专题讲座、参观学习、自主学习。每一培训后，都要检验成果。对于不合格者，要回炉重造，直至掌握全部内容。对于表现突出者，给予一定奖励，并将其树立成榜样。