国有企业档案管理的重要性与优化措施分析

时间：2024-04-25

郭辉

（新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司，新疆乌鲁木齐 830002）

1 国有企业档案管理的重要性

当前环境下，信息已成为国有企业生存和发展的重要工具，档案资料也是国有企业发展的一个重要工具，创新国有企业档案管理工作，有利于将档案资源转化为国有企业的生产力。国有企业档案管理工作，在制定符合国有企业文化战略、提高国有企业软实力方面起着重要的作用，创新国有企业档案管理，不仅可以保证档案管理工作的准确率，满足档案管理的基本需求，还可以降低人力和资源等方面的消耗，从而最大限度地提高档案管理工作的质量和效率，促进国有企业的长远发展。

2 当前国有企业档案管理工作现状

1）国有企业档案管理理念较封闭。在现阶段国有企业管理过程中，对档案管理工作缺乏认识、思考和探索。许多国有企业不能正确认识到档案的价值以及档案管理对生产经营的重要性，没有把档案管理列为国有企业管理的重要内容之一，没有专门的档案管理机构，没有明确的档案管理计划，没有配备基础的硬件设施，这导致档案管理在思想上和工作上缺乏必要的引导、支持和帮助，大大影响了档案的有效管理，严重限制了档案发挥其独特的价值和作用。

2）国有企业档案管理制度不完善。现代国有企业制度的不断发展需要对国有企业档案工作进行更加科学的规范，这主要体现在国有企业档案管理体制的逐步建立和完善上。但在国企改革实践中，普遍没有对档案管理给予足够的重视，有的还未建立与自身国有企业发展相适应的档案管理程序，有的制定档案管理制度后不能根据国家政策的变化、国有企业管理的需要，及时对档案管理制度进行调整和优化。档案作为现代国有企业的一种重要资产，是国有企业研发、生产、经营和管理活动等基础性管理工作的重要内容，如果不能建立并及时完善档案管理制度，就会导致档案管理工作缺乏科学、系统、严谨的工作流程，影响了档案的保护和利用，违背了新修订的《中华人民共和国档案法》精神。

3）国有企业档案信息化进程缓慢。随着现代社会的快速发展，各级各类档案机构都在如火如荼地开展档案信息化建设，但与此同时也存在相当一部分国有企业仍然没有将档案信息化纳入国有企业信息化建设整体规划中去，对档案管理方面投入的资源较少，档案管理信息化建设进程缓慢，文件管理方式仍然选择采取传统的手工整理方式，档案管理服务质量和工作效率受到制约。与电子档案的高效相比，传统的手工收集模式，容易出现文件缺失和时间滞后等情况，同时这也导致档案利用人员因为不能够及时找到所需要的文件对工作的正常运营产生消极的影响，从而降低国有企业经济效益。除此之外，国有企业需要通过大量的资源来查找丢失的文件，不仅增加了文件管理成本，还增加了管理人员的压力和难度。

4）国有企业档案人员素质有差距。新修订《中华人民共和国档案法》强调了档案工作是一项专业性很强的工作，档案整理、保护、鉴定、编研等工作都需要有先进的科学技术和一支高素质的专业人才队伍作为支撑。而在档案管理的实际中，很多国有企业档案管理岗位通常是兼职或者一线转岗安置人员，加之国有企业对档案管理人员的岗前培训重视度不够，导致工作人员缺乏档案管理的经验和素养，岗位责任感和岗位使命感同样大打折扣。同时，部分国有企业不能对档案管理人员及时进行后续业务培训和职业生涯规划，导致档案管理人员出现工作能力局限、流动频繁等问题，档案管理工作缺乏持续性，档案价值不能被进一步挖掘。

3 国有企业档案管理的优化措施

随着现代信息技术在日常生活中的普及，传统的文件管理模式已不能满足当今社会的需求。为了与国企改革相适应，国有企业档案管理改革创新已成为一种趋势，可以从以下几个方面进一步优化国有企业的档案管理工作。

1）建立创新档案管理理念。在社会发展的新的时期，为确保国有企业在档案管理工作中的创新性水平，国有企业档案管理工作首先需要改变档案旧观念，确立改革、开放、整合、融合的档案发展新理念。第一，要提高管理人员和普通员工对档案管理的重视程度，重视档案资源建设工作，树立“大档案”观念，科学整合档案信息资源。第二，要转变以往的“重视收藏、忽视使用”的观念，档案管理工作不仅需要注重档案资料的收纳整理工作，还要重视档案资源开发工作，找准档案工作服务国有企业发展的切入点、结合点，将档案资料提供给生产部门与其他部门，全面提升档案资料的利用率，确保国有企业各方面工作的有效实施。第三，档案管理人员应当树立创新性管理理念，在实际工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，应当多思考怎样能够对档案管理方法、思路与措施进行创新，争取突破国有企业原有的档案管理内容和体制，全面增强国有企业档案管理创新效果。

2）健全档案管理相关制度。要想确保国有企业档案管理工作的有效开展，就需要系统分析总结经验，根据时代发展的要求来不断创新，建立档案工作责任制，依法制定切合实际需求的档案管理制度。首先，档案管理制度的内容应当充实完善，要覆盖档案管理的基础工作和开发利用工作，制度种类可以根据需要分为具体的管理规定、实施办法和细则等。其次，档案管理制度的制定应当符合实际，要总结以往的档案管理经验，要征求各相关单位和部门意见，切忌闭门造车，从而提高档案管理制度落实的可执行性和可操作性。最后，档案管理制度的修订要与时俱进，要符合国家相关法律及政策的新要求，要适应国有企业新发展需求。只有这样，国有企业档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，才能够实现更加优化的管理模式，将档案管理工作的价值最大化发挥出来。

3）构建创新档案管理模式。科学合理的档案管理模式是档案管理发展的关键。档案工作要创新，一是档案管理流程要创新，由事后搜集材料变为事前介入、事中参与；二是档案管理部门角色定位要创新，要从“仓库管理员”变成“文化传播者”，协同其他业务部门积极开展宣传教育工作，坚定国有企业文化自信。

4）提高档案人员综合素养。档案管理需要很强的实用性和专业性，档案管理人员是国有企业档案管理的执行者和操作者，其综合素养在很大程度上决定了国有企业的档案管理水平。在国有企业人力资源管理中培养一支稳定的、专业的档案管理队伍，一是应当强化档案工作人员的思想意识，思想上要积极组织政治理论学习，提高政治觉悟；二是应当加强档案工作人员的培养力度；三是应当培养档案工作人员的岗位自豪感和事业心。