完善疾控中心档案管理的措施

黄海金

（海南省海口市疾病预防控制中心，海南 海口 571100）

疾控中心的档案资源属于十分重要的一种资源，并且在疾控中心的发展中有着十分重要的作用及价值，属于疾控中心各项任务开展的重要依据。疾病预防控制中心日常的档案管理工作主要是监测、预防和控制，它是人类与各类疾病抗争、维护人们身体健康的历史产物，对于一个地区的公共卫生事业有极其重大的影响和作用。本文就疾控中心档案管理谈几点肤浅看法，请档案同行斧正。

1 疾控中心档案的含义

疾控中心档案包含各种相关卫生科研课题调查案例、实验分析、数据报告、防治方案、试测观测、典型案例、总结、传染病防治等原始记录资料，都具有真实性和可追溯性。疾控中心档案着眼于对各类疾病的预防、监测、评价和检测，是形成于日常业务活动的各类具有保存价值的文字、图像及其他形式的历史载体。在社会水平的提高和人们对自身健康的关注度提升的影响下，高效务实的管理疾控中心档案，对服务地方经济、服务民生具有重要的实用价值。传染病防治、免疫规划、艾滋病、寄生虫病、结核病及慢性病防治、职业卫生及食品营养卫生、健康教育等。一是涉及范围广。从地域上看，疾控中心档案随着信息化的发展，已经由地区局部 监测转变为国家之间信息共享。二是动态性。疾控中心档案管理工作是采用定时建档定时管理，它主要根据疾控中心文件材料的形成时间，按年度→保管期限的方法开展各种分类和整理工作。

2 疾控中心档案管理的重要性

1）为维护社会稳定及国民健康具有重要作用。不同于普通医院所建的档案，疾控中心的档案重点在于对于突发、不明原因的疾病的防控进行记录，并进行上报，及时进行专项研究，从而有效的避免疾病的传播扩散，从而创造出健康积极的良好环境，对于维护社会稳定及保障国民健康安全具有重要促进作用。

2）为科研和医学技术提供可靠依据。疾控中心档案在卫生防疫工作各部门中不仅起着纽带作用，还为防疫工作人员的防疫决策、防疫研究和防疫理论提供有效的数据和丰富的经验案例，为领导在制定卫生标准和规则时提供真实可靠的依据。为有关卫生防疫、医学技术资源和环境保护等提供了重要依据资料的储备，是技术力量的结晶，当新的科研出现，为其提供准确真实的第一手储备材料，为科研和医学技术提供最大的成功保障。

3）减少时间与成本。电子信息的加入和网络的共享，使各部门可以根据权限对档案进行调取查阅，不需要经过档案管理部门申请，直接可以在电脑软件中输入关键字或内容就可以进行快速查阅，甚至可以根据需要打印出来，发挥了信息极大的共享性，提高了查询效率，并减少了档案管理人员的大量工作和时间成本。电子档案各个工作环节都是通过计算机网络完成，且能进行远距离传输，不仅节约了纸张，还直接降低了过去对档案复印备份、邮寄、装订等的费用 成本。

4）方便查询、借阅。疾控工作是社会性且长久性的卫生管理工作，电子档案信息化的介入，可以通过计算机对疾控档案资料进行细致的分类和归档，它将原始档案资料扫描存储在硬盘中，避免录入错误，借阅查询通过网络进行，减少了对原始档案的挪动和流转性，保证了纸质档案的完整性。并可利用成熟的网络共享软件对档案资料进行查询、借阅、传输和查找，大大减少了工作人员的繁重工作，提高了工作效率。

5）具有重要的研究价值。疾控中心的档案是记录突发公共卫生事件、疾病的预防和控制等工作过程。通过整理疾控中心档案，不仅是对疾控中心多年建设工作开展情况的做出的历史见证，同时也对于疾控中心内部交流、推进疾控中心健康发展具有重要的研究价值和指导意义。

3 疾控中心档案管理的现状

1）档案意识淡薄。档案管理员没有经过专业培训，也没有更多的专业经验，对业务不熟悉，难度很大，档案管理涉及许多复杂、枯燥的方面，要求有强烈的责任心和负责任的工作方式。档案管理工作意识淡薄，在调研过程中我们可以看到，很多基层疾控中心都有档案管理员，但这些档案管理员并不专业，工作的效率也降低了。

2）档案管理手段相对滞后。随着疾控管理事业在广度、深度方而的扩大，疾控中心的档案管理工作仍旧沿袭旧制，对于新生事物档案归档整理不佳，不能实现及时准确的存储记录，档案管理手段相对滞后。

4 完善疾控中心档案管理措施

1）主动学习新技术新知识。做好档案原始资料的整理和录入，保障档案的原始和完整性。树立主动的管理观念，让档案管理人员意识到档案管理对疾控的重大作用，提高管理水平和力度，实行有效的管理制度，明确工作流程、方法，对人员的工作进行定期考核。 加大人员培训和交流，让其掌握业务技术和全新的信息技术，提高人员的综合素质，使其主动学习新技术新知识。

2）更新管理思想。疾控中心要补充完善各类自动化办公设备，对不同设备资源进行整合，便于管理人员高效应用，能对档案资料有效管理。要全面优化疾控中心档案管理模式，适应新时期档案管理工作发展要求，更新管理思想。要结合新时期档案管理工作基本要求，实现档案管理信息化发展，对传统管理形式进行优化，探究更多适应当前社会发展的新模式。档案管理模式处于数字化发展，借助各类扫描设备与计算机能将档案资料转为电子资料。

3）实现互通共享是疾控中心档案管理的重要内容。疾控中心档案除了有完整准确的存储信息的要求外，还需要加快纸质档案的数字化转型，要加快信息化基础设施的建设，实现疾控中心管理平台具有统一的系统和软件，实现档案流程一体化。在全球网络化大潮下，实现全系统网络信息互通共享是疾控档案管理的重要内容。

4）为疾控病情研究提供判断依据。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来，以提高工作的有效率和质量，转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式，提高工作效率，实现疾控档案的及时利用率。疾控中心档案为疾控病情研究等提供着真实有效的判断依据，所以对其档案管理非常重要，必须保证资料的完整性、准确性和长久性。

5）科学归档。在档案管理过程中，根据相关法律法规和疾控中心的实际情况，在数据库的基础上建立科学、完善的管理体系。包括收集、整理、归档、保管、查询在这一过程中，要对纸质或图片资料难以保存的情况进行信息处理，在采集和归档过程中，要认真对待检验数据和疾病档案，将健康档案和人事档案放在同一位置，存放时要严格遵守档案管理标准，并放在干燥通风处，防火、防盗、防水、防虫等，查询时和外来查档必须做好登记，在对于数字文件的管理当中，应进行备份，防止病毒或数据丢失。各部门、档案管理部门可以全天候收集资料，科学整理档案，科学归档。

5 结语

疾控中心档案不仅是证据，也是广大疾控中心工作人员辛勤劳动的成果，有着无可比拟的现实参考价值。做好疾控中心的档案管理工作，充分认识流行病学研究、公共卫生和安全保障，不断地更新档案管理观念，勇于通过探索新的档案管理手段、真实地反映疾控中心工作。将疾控中心档案管理工作与疾控中心的发展模式有机地结合起来，是保护人民健康的重要保证，也是卫生宣教的生动教材。