关于完善最低生活保障档案管理的思索

胡文娟

（河北省社会救助家庭经济状况核对中心，河北 石家庄 050001）

对由于各种原因而陷入生存困境的公民，国家给予财物接济和生活扶助，以保障其最低生活需要，最低生活保障已成为社会保障体系的一个重要组成部分。国家对共同生活的家庭成员人均收入低于当地最低生活保障标准，且符合当地最低生活保障家庭财产状况规定的家庭，给予最低生活保障。截至2020年12月底，河北省最低生活保障对象179.5万人，随着全面强化“六稳”“六保”措施，发展壮大县域经济，巩固脱贫攻坚成果，兜牢民生底线，最低生活保障成为民生保障中一项重要的社会救助制度。为了加强以改善民生为重点的社会建设，满足最低生活保障工作的内在需要，更好确保最低生活保障工作顺利开展，我们就要做好最低生活保障档案工作，为社会救助工作提供有力的凭证支撑。

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》规定，按照民政部办公厅 国家档案局办公室联合下发的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》、《机关档案管理规定》要求，结合河北省最低生活保障工作实际情况，对于完善最低生活保障档案（以下简称为“低保档案”）管理工作与大家共同学习和探索。

1 明确低保档案管理内容，完善规范化管理制度

低保档案是国家档案的重要组成部分，是涉及城乡困难群众切身利益的重要信息资源，民政部门和公民都有保护低保档案的义务。最低生活保障（以下简称为“低保”）工作中越明确低保档案管理内容，越能更加规范工作中档案资料存储的管理。低保档案是指在低保工作中形成的具有保存和考查利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。低保工作包括审核、审批、日常管理和服务工作。

2 明确低保档案管理原则，分级负责、基层为主

低保档案管理实行分级负责、基层为主的原则。按照各级民政部门职责分工，省级民政部门负责对各级低保档案工作进行指导和监督；县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居（村）民委员会（社区）具体负责受理低保工作，为便于档案资料管理，由县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府负责低保文件材料的归档和低保档案的管理工作，居（村）民委员会（社区）应协助做好职责范围内的低保档案工作。各级档案行政管理部门负责对低保档案工作进行监督和指导。

3 明确低保档案分类和保管期限，统一制度管理

档案分类是档案归档的重要组成内容，依据分类合理性、科学性、逻辑性和实用性原则进行分类，有利于档案的保存、管理和利用。根据低保审核、审批的流程和工作实际内容，依照文件材料形成时间和不同特点的原则，为便于归档管理和查阅，将低保文件材料分为审批类、日常管理类和其他类。

1）审批类档案。审批类档案包括最低生活保障申请及授权书；低保对象的户口簿或身份证的复印件，户籍证明；申请家庭经济状况信息表；低保管理机构要求提供的材料（家庭收入证明、下岗证、离退休证、结婚证、离婚证或判决书、残疾证、优待证、就业状况证明、劳动能力状况证明、失业状况证明、下岗职工基本生活费证明、县级以上医院出具的重、大疾病病历及医药费凭证、遗赠抚养协议书、子女在校证明等调查证明材料）；居民家庭经济状况核对报告；最低生活保障审核审批表；入户调查表；申请最低生活保障不予批准告知书；最低生活保障金调整（停发）告知书等。

2）日常管理类。新增最低生活保障对象审核公示；审批公示单；城乡居民最低生活保障对象动态管理记录表；县（市）区级民政部门停发、增发、减发低保金的审批表和有关审核材料；保障资金拨付通知、发放领取名册等材料；研究低保工作的会议记录；定期入户调查材料等。

3）其他类。低保资金的预算和决算文件；低保对象分类统计表、低保资金统计表等统计材料；信访相关材料；低保工作中形成的影像、录音、实物档案材料；低保信息平台所形成的电子数据文件等。

按照民政部办公厅 国家档案局办公室联合下发的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》规定，审批类档案的保管期限为该低保户停保后不少于3年。日常管理类档案的保管期限不少于5年。

根据工作实际档案保管年限分为永久、30年、10年；低保对象审批类档案自建档之日起保管至该家庭退出低保，期间按照低保家庭不同原因而陷入生存困境的家庭经济状况分为一年或半年进行复审，复审时被替换的原申请审批材料可另行保管，并自复审当月算起保管3年；低保户停保注销之日起的档案保管期限一般为3年。

低保日常管理类和其他类档案（其中低保资金的预算和决算、发放领取名册等可归为会计类档案）保管期限应按照相关档案管理规定，按年度归档整理后，移交本单位档案室统一进行保管。具有永久保存价值的电子文本、图形、数据表格归档时，应同时生成纸质文件一并归档保存。

4 明确低保档案的整理和管理，便于查询和利用

档案按照不同类别、载体或形式分类方法协调统一，建立档案实体的管理秩序，使归档档案有序、规范，保障整个档案管理工作秩序化、标准化、规范化。

低保是以家庭为申请单位，低保审批类档案以户为单位进行立卷整理、编目、归档，以社区（村）为册，以街道（乡镇）为单元分类存档。立卷时间要在审批和复审工作完成后一个月内完成立卷整理工作。低保日常类和其他类档案按照相应档案规定要求进行整理。应同时建立《低保档案管理登记本》、《低保档案查阅登记本》、《低保档案交接登记本》、《低保档案销毁清册》等台账。

各级民政部门、乡镇人民政府和街道办事处应重视低保档案工作，要配备专（兼）职人员负责整理、保管低保档案，确保低保对象全部建档，同时应根据低保档案工作要求,采取必要的保管和保护措施，确保低保档案的安全。

5 明确低保档案利用程序，保护低保对象信息安全

上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院等因公需要可以查阅低保档案。其他单位和个人确因工作需要查阅低保档案，必须凭单位介绍信、单位证明或个人有效证件（身份证）等证明材料，并经低保档案管理单位的分管领导批准，办理登记手续后填写《低保档案查阅登记本》后才能提供查阅。

查阅者或使用者不得违反相关保密规定，不得丢失、销毁、涂改档案。尊重低保对象隐私权，不得泄露或擅自对外公布档案内容。

6 明确低保档案鉴定销毁程序，保持低保档案信息不泄密

低保档案保管期满后，应经低保业务部门会同档案管理部门共同鉴定，准确判定档案是否具有保存价值，对已确定销毁档案逐件清点并编制档案销毁清册。由单位负责人在档案销毁清册审核签署意见。销毁档案由两人以上共同监督销毁，监销人应在档案销毁清册上签字，防止档案遗失和泄密。档案销毁清册归档应永久保存，并将已销毁档案在归档文件目录备注中注明。

7 结语

坚持聚焦脱贫攻坚、聚焦特殊群体、聚焦群众关切，坚持保基本、兜底线、补短板、建机制，最低生活保障在全力保障改善民生、打赢脱贫攻坚战、全面建成小康社会等方面发挥了积极作用。低保档案是享受最低生活保障的重要凭证，是最低生活保障家庭成员信息和家庭经济状况的真实、准确反映，是审核、审批、发放标准各个环节的如实记录，也是低保资金预算、决算、发放的重要依据，完善低保档案规范化具有重要意义。制定全省统一标准的低保档案管理制度和规范，对实现低保档案真实、完整、规范有现实重大意义，增强低保档案人员素质，进一步做好低保档案管理工作，为低保工作夯实材料信息基础，提升低保工作效率。