探讨中学档案管理重要性与加强管理的途径

时间：2024-04-25

刘敏玲

（南宁市三美学校，广西南宁 530021）

在当前中学档案管理工作中，主要是针对运营与发展中产生和留存的相关情报与凭证等重要信息，这些信息包括各类数据、文件、影像资料等，其中，中学档案管理的内容涵盖各教师、学生、教务以及党团等多个领域的资料信息，其资料信息的载体形式也具有多元化，为了全面提升学校档案管理工作水平，必须结合时代的发展需求，探索高效的档案管理措施，强化学校档案收集、整理、分析和归档等一系列工作水平，更好地发挥出档案中重要信息的价值，提高档案信息的时效性，实现学校的长远发展。

1 中学档案管理的重要性

对于中学教育的档案管理工作来说，无论是在教育层面还是科研层面都发挥着重要的作用，因此，学校为了实现更好的发展，必须高度重视档案管理的重要性，并积极探索有效的档案管理对策。以下分析中学档案管理的重要性：

1）学校档案中蕴含着丰富的信息。对于中学的档案信息来说，其中蕴含着丰富的资源，自学校成立以来的每一个经营与发展阶段，通过档案的方式将所有的事件记录与保存，其中不但包括学校的每一个决策、举办的每一次活动，同时也包含学生的每一份考试，获取的每一份荣誉以及下发的所有文件，这些档案对学校来说是一笔无形财富，可以为中学今后的发展道路、经营模式以及活动开展提供依据与支持。

2）中学档案能够知道教研工作。在中学档案中，还包括历年来的学校教案、考试习题等资料，在教师进行教研工作时，可以充分发挥出这些教案资料的作用，以此作为参考与借鉴。另外，中学教案资料一般都是教师前辈们经过多年的教学经验总结和归纳出来的宝贵财务，因此具有重要的教研价值。如果这些档案没有得到良好的管理，就无法发挥出真正的作用，从而造成资源埋没，教师的教学工作也会走很多弯路，影响学校的高效发展。

3）中学档案是历史的见证。对于中学的档案资源来说，一般从建校以来的所有事件和发展过程都记录在档案中，是学校历史发展进程的重要信息源。一份文件从国家教育部下达到学校，或者教师获得的个人荣誉以及学校的荣誉，都是学校发展历程的重要见证。此外，每一届学生在中学阶段的求学经历等资料，也会以档案的形式保存下来，也成为学校发展中的一部分，可以随时查阅每一位学生在校期间的情况，因此，强化中学档案管理工作也是尊重学校的发展历程。

2 中学档案管理遇到的困境

虽然中学已经重视档案管理工作，但是就当前的中学档案管理来说，由于受到教育压力和社会冲击的影响，大部分中学仍然将大部分中心放在教育工作中，常常忽略学校档案管理的一些细节，导致档案管理工作也会遇到一些困境，经常存在一些档案管理问题，主要包括以下几点：

1）中学档案管理意识薄弱。对于部分中学来说，学校管理层仍然没有认识到档案管理的重要价值，对于学校开展的档案管理、信息收集以及档案归档工作不够规范，缺乏完善的管理制度，导致经常存在档案信息缺失的现象，档案管理缺乏完整性与规范性，档案管理人员工作散漫，安全意识不强，经常出现档案资料人为损坏或者遗失的现象，影响今后档案资料的查阅和利用。

2）中学档案管理人员素质不高。目前，在中学档案管理工作中，普遍存在管理人员整体能力不强，综合素质不高的现象，主要体现在两个方面，其一是档案管理人员缺乏专业的管理经验，学校档案管理人员普遍存在文化水平不高，同时也存在兼职担任档案管理的情况，缺乏对档案管理工作的了解；其二是学校对于档案管理工作重视度不足，档案管理方面的投入力度较小，没有对管理人员开展系统化培训与考核，导致中学档案管理水平无法得到提升。

3）中学档案信息化力度不足。随着信息化发展进程的不断推进，各个领域都实现了信息技术的植入，全面提高了各方面的工作效率。基于学校对档案信息管理的重视度不足来看，普遍存在信息化建设水平不足，档案管理并没有结合信息技术实现现代化发展。学校当前的档案管理信息化建设仅仅是流于表面，许多硬件设备没有得到及时更新，软件建设水平较差，影响中学档案管理的现代化发展进程。

3 中学档案管理的有效对策

1）提高中学档案管理意识。在中学档案管理工作中，首先要强化档案管理意识，明确档案管理对于学校发展的重要价值，提高档案管理工作的重视程度。在实际工作中，学校领导层应该针对当前的档案管理情况作出认真的规划，强化档案管理意识，将档案管理工作提上正常工作日程，做好带头作用，引领全校教职工共同为档案管理提供支持。此外，学校还要积极传播档案管理意识，合理运用专项管理资金，通过专题讲座，刊物等方式宣传档案管理的重要性。此外，学校还应该引导全员参与到档案管理中，实现相互协同配合，共同做好学校档案管理工作。

2）完善中学档案管理机制。其次，在中学档案管理工作中，管理人员还应该完善档案管理机制，制定合理的管理制度，确保档案管理能够顺利开展，加强档案的收集、归档、保存与管理工作，提高档案管理的合理规划，制定完善的档案保管与节约制度，并严格按照相关制度进行管理，避免档案资料缺失现象，明确岗位职责，同时引入档案管理追责制度，提高管理人员的责任意识。

3）构建中学档案信息化管理模式。在网络信息时代的影响下，也为中学档案管理带来了全新的转机，为此，学校应该积极开展信息化建设，提高学校档案管理工作效率，促进信息化档案管理水平的提升。在实际档案管理中，学校应该加大信息化建设投入力度，积极优化档案管理硬件设备，同时引入先进的档案管理信息化理念和管理技术，构建档案管理信息化软件平台，充分与校园网络相结合，构建完善的档案管理体系，实现资源互通与共享，同时搭建档案检索模块，提高档案信息的利用率，规范档案管理水平，推动中学档案管理信息化建设水平，从而促进学校的长久发展。