浅论人事档案管理和运用

徐 鑫

（新疆塔里木河流域管理局组织人事处，新疆 库尔勒 841000）

事业单位人事档案管理指的是在事业单位运营发展过程中，记录其管理相关的人事活动，包括对工作人员调配情况，工作人员的经历、自身能力和工作表现等事业单位工作人员的日常情况，是档案管理工作的重点内容。因此，对事业单位人事档案管理要点进行讨论十分有必要，只有相关人员重视新形势下事业单位人事档案管理，了解事业单位人事档案管理过程中存在的问题，并且积极采取措施，才能够从根本上解决问题，从而促进事业单位健康发展。

1 现代人事档案管理中存在的问题

1.1 人事档案的管理不够专业

人事档案的管理看起来十分轻松，实际上是十分单调乏味同时连续性很强的工作。因此，需要管理人员具备专业的素养与合格的专业技能，在人事档案的收集、整理、保管以及使用的过程中，不断认识以及实践，进而充分了解全部人事档案工作的相关知识，提升人事档案的质量和使用率。但是如今的现状是有些单位对工作专业度的要求并不太高，很多从事这一工作的人员并未掌握相应的技能；有些单位人事档案管理员往往身兼多职，比如监察、科技等资料的收集、分类工作。导致档案管理者的工作超负荷，不能集中精力在这一工作中，不能形成很高的专业素养。

1.2 管理制度不够健全

如今单位人事档案管理制度仍然不够健全，很多管理员没有经过专业的培训就直接上岗，对人事档案、分类整理没有应有的专业性。

1.3 管理手段十分落后

很多单位的人事档案管理者不具备应有的专业知识和技能，未参加人事档案管理方面的培训，不了解人事档案的基本运作原理，且有些从事此工作的人只是将这一工作当作兼职在做，投入的精力十分有限，这样无法促进单位内部在此方面的调整、岗位变动以及制度改革的有效落实。此外，在管理设备方面也有问题，设备简陋和落后使档案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均无，还停留在很基本的管理水平上。

1.4 对档案信息的开发力度不够

从当前的状况看，人事档案的开发工作很被动，只有当人们需要时才会查阅，而所提供的服务又没有主动服务的意识，开发的动力也不足。有时候即使有查阅行为，也只是提供党团信息、简历这些表面的工作。利用人才、选拔培养人才的能力不强。这些行为对单位发掘内部人才能力有所影响和弱化，轻视了其现实效用。

2 解决现代人事档案管理问题的措施

2.1 提高对人事管理的重视

为了保证档案管理工作的有效实施和开展，首先要转换对管理工作的看法。单位的高层需要提高对人事管理的重视程度，这样才可以加强其工作的效果和质量，充分发挥出其管理的作用和价值。单位高层可以将其工作归到日常工作内容之中，再根据单位自身的实际情况来进行具有针对性的优化和改进计划，加强单位的全面管理力度，为单位的持续发展和进步奠定基础。同时，还可以让单位的每一位员工都意识到档案管理的意义，创设良好的管理氛围和环境。

2.2 提高管理人员素质

在事业单位人事档案管理工作中，管理人员是十分重要的一项，可以说管理人员的素质会从根本上决定档案管理工作的质量，因此需要全面提高档案管理人员的职业素养与专业技术水平。只有人事档案管理人员的自身素质有所提高，才能够推动事业单位的人事档案管理工作顺利高效进行。

2.3 健全人事档案管理工作制度

人事档案的管理工作十分复杂，需制定一套用来约束和规范的制度，若无规章制度便无法使管理更加有效。加强力度宣传《档案法》内容，增加人们对档案基础法律的认识，要求管理者必须知法守法，可以自觉宣传《档案法》。单位在收集到档案信息后，必须严格进行归档、调出和转入等程序，防止管理有疏漏。根据法律规定，惩罚档案造假或自行修改的人员，严格执行有关规章，追究失职管理人员的责任，防止出现违法和扰乱纪律的情况出现。

2.4 注重与现代化管理技术相匹配

想要在信息技术发展迅速的现代社会取得科学、精准、完善的人事档案管理成果，就要强化信息化技术的使用层次，并且持续性提高管理工作的标准化与专业化，注重利用电子信息化新科技进行人事档案管理，建立计算机电子人事档案，并注意电子人事档案与传统纸质人事档案之间的协调管理。如，安装档案信息查询系统，支持基层职工通过该系统查询自身的档案信息，但是不可修改。设置领导者客户端，支持对工作人员评价、嘉奖等功能。直接借助客户端将信息提供给档案管理部门，由档案管理者将信息录入到对应人员的档案内。之所以设置档案管理人员的信息录入环节，是要禁止部门领导者直接修改人事档案造成管理方面的问题，并且管理人员可实现信息的精准化录入。

3 结束语

在现代化社会中，事业单位人事档案管理应该跟随时代前进的步伐，使管理的目标与任务符合现代化的发展要求。陈旧的管理方式已经不能适应目前事业单位的发展，应该及时改变或者淘汰，花更多的精力在研究新的管理模式上。我国的经济发展突飞猛进，导致部分人事档案管理落伍于经济发展，产生很多不足和问题。所以为了有效处理这些问题，必须要加强对人事管理人员的要求，在管理中结合单位人事的实际情况，把相对应的解决办法落实到位。