新时期如何做好高校档案管理工作

吕小良

（山东外贸职业学院，山东 泰安 271000）

近几年，国内各大高校在教育创新发展的同时，注重对档案方面的管理，不仅能够有效体现学校的发展历程、发展理念、发展措施等内容，还包括学生的学历信息等高质量内容，也是学校发展的重要资料，因此学校管理部门需要加强档案的专业化管理，增加现代社会发展的特点，进而推动高校档案管理工作的有效进行。通过对国内高校档案工作的调查，发现部分学校忽视档案的重要性，进而导致档案出现不完整、丢失等情况，所以学校方面需要深化档案管理的先进理念，加强对档案资料的有效管理，进而体现档案管理的重要作用。

1 新时期高校档案管理工作的推行

1.1 档案的组成和档案管理的工作理念介绍

高校档案资料根据相关研究具有一定的权威性，主要包括学校在教育建设期间，所收获的相关科研、教育、教学等方面的材料和奖项，国内大部分高校普遍采用文字、信息等形式进行相关储存和管理。因此高校在教育发展的进程中，需要意识到档案管理的重要性，采用专业化的方式进行重点监督和管理，进而保证档案资料本身的完整性和价值性[1]。

高校档案管理工作的相关内容，主要指的是对学校的档案资料进行整理、收集、编制和保管，以及包括学校员工和学生的个人档案。通过对高校档案管理工作内容的调查，发现传统档案管理工作普遍进行纸质保存，工作内容比较简单，但是随着是新时期中科技水平的不断发展，档案管理工作缺少先进科学技术的有效辅助，会增加损失和丢失的概率，以及相关档案信息的录入和管理，如果没有专业的团队进行正规负责，会影响档案内容的完整性和真实性，进而不利于档案的有效管理。因此现代高校需要转变档案管理工作理念，加强对档案的安全管理，利用多元化的途径提升档案的利用率，进而实现档案管理工作的系统化发展。

1.2 档案管理工作的应用方式

传统高校的档案管理工作，由于档案资料普遍以纸质版为主，以及需要相关领导或负责人员的签字确认，因此需要一定数量的人员进行实际管理，由此可以体现管理数量之多，并且会增加管理错误的概率。因此现代高校的档案管理，主要利用互联网和信息化技术，能够实现对档案资料的数字化转化，将档案资料进行系统化整体和管理，便于相关人员的利用，推动档案管理工作的有序进行。

1.3 高校档案管理工作的社会价值

高校档案管理工作的开展，可以从高校教育教学以及组织管理的各个领域进行展现，在学校教育整体不断创新发展的同时，实现对高校运行情况以及轨迹的有效记录，为学校的未来发展和战略确定提供重要作用。由于高校档案的资料和教育有着密不可分的联系，也是高校教育发展的重要经验，因此在实际发展过程中，高校需要增加对档案资料的有效利用，针对档案信息对当前教育的形式进行优化管理，保证高校教育工作的顺利进行。

2 关于高校档案管理工作中容易出现的相关问题

通过对当前高校档案管理工作发展情况的调查，发现国内高校在实际工作中没有及时进行更新和优化工作体系，导致高校的档案管理遇到阻碍，进而不利于档案管理工作的高质量发展。当前高校档案管理工作的推行存在管理理念方面的问题，由于部分高校没有意识到档案的重要性，仍然采用传统管理理念进行发展，导致工作量增加，以及档案信息的安全性受到影响，进而影响档案管理工作的顺利开展。同时高校档案管理工作会受到人员专业能力的影响，如果档案管理人员的专业能力和创新意识比较低，会严重影响档案管理中先进科学技术的应用，导致档案资料的录入和发展方面存在一定的问题，进而不利于高校档案的有效管理，甚至增加档案信息管理的安全隐患[2]。

3 针对现代高校档案管理工作的新时期发展制定相关措施

3.1 深化学校认识到档案管理工作的重要性

现代高校档案管理工作的相关发展，需要受到学校领导方面的有力支持，因此在档案管理工作创新发展的前期，需要促使学校认识到档案的重要性，有助于促进档案管理工作的现代发展。在实际发展过程中可以通过增加宣传力度，以及相关知识的讲座开设等方式。

3.2 加强对高校档案管理制度的有效优化研究

对于高校档案管理工作的信息化发展，相关管理部门可以通过完善档案管理制度，采用专业合理的手段，加强对高校档案管理制度的监督和管理，从而实现档案的安全化管理。同时明确档案管理工作的人员责任，能够提升管理人员的认真程度和管理工作的有效性。

3.3 注重提升档案管理人员的专业能力和综合素质

档案管理人员的基本实力是档案管理工作推动的重要组成部分，档案管理人员的能力决定管理工作的创新质量和效率，如果管理人员专业实力较差，会导致工作长期处于停滞状态，因此相关管理部门需要重视工作人员专业能力和素质的培养，进而提高人员的管理水平。

3.4 加强高校档案管理的信息化建设研究

高校档案管理工作的开展，会受到新时期发展的一定影响，促使管理体系增加对信息技术的相关利用，能够有效提高管理工作的现代化发展。因此在实际发展过程中可以采用服务型管理模式，加强对档案管理工作服务管理的重点优化，对于档案信息的录入和管理，可以采用信息化计算机技术进行辅助应用，从而推动档案管理工作的有效发展，以及增加档案管理的共享性和网络性。

4 结语

综上所述，在社会经济以及时代创新发展的推动下，国内高校增加对先进科学技术的相关利用，注重对教学理念和模式的创新研究，进而推动学生综合实力的显著提升，完成高校人才培养的教育发展目标。对于高校档案管理工作的研究，了解档案信息对学校的发展具有重要联系，因此在管理方面需要学校增加监督和管理力度，促使学校领导认识到档案的重要价值，在实际工作中采用专业合理化的方式进行管理，同时完善高校档案管理制度，加强对档案管理人员的专业和素质培训，能够有效实现高校档案管理的信息化建设。