档案管理的不足与优化策略思考

时间：2024-04-25

谭邦丽

（四川省内江市疾病预防控制中心，四川内江 641100）

1 档案管理工作中暴露的不足

1.1 疾控中心对档案管理工作的重视程度不高

根据笔者的观察，我国很多市级疾控中心针对档案管理工作的思想意识建设工作存在不足，疾控中心在针对各类疾病进行预防、治疗、监测的过程中，会产生大量的档案数据信息，开展对这些档案数据信息的有效管理是增强疾控中心工作质量，提升服务范围的重要前提，但是从目前的情况来看，很多市级疾控中心工作人员认为档案管理工作意义不大，只需要在针对各项检查时做好核对即可，这直接造成了日常工作中，对档案管理工作的松懈。

1.2 疾控中心档案管理部门工作人员素质良莠不齐

实际上，对我国市级疾控中心的日常工作内容进行观察，其工作的重心在于进行疾病的监测、控制、预防，所以，许多实市级控中心的领导都对疾控中心在疾病检测、控制、预防工作非常关注，但是对于疾控中心的档案管理工作不够重视，受到该因素的影响，观察疾控中心档案管理部门工作人员的整体素质，不难发现，档案管理部门的工作人员基本上都是一些非医疗专业、也没有一技之长的工作人员来进行档案管理工作。伴随着互联网技术和计算机技术的日益成熟，档案管理工作也必然朝着信息化方向迈进，与之相匹配的，就是疾控中心档案管理工作对工作人员的能力素质要求必然会越来越高，但是从目前的情况来看，档案管理部门工作人员年龄结构偏大、计算机操作基础较为薄弱，个人素质良莠不齐，这在很大程度上，为了疾控中心档案管理工作的有效开展。

1.3 疾控中心管理制度建设滞后

根据笔者的走访调查结果，发现很多市县级疾控中心并未设立专业的档案室，也没有建立一套健全的档案管理制度，很多疾控中心存在有档案随意摆放等情况。也就是说，没有良好的制度规范，导致了疾控中心在档案管理工作中存在有无章可循的境遇，档案资料信息在搜集、整理以及归纳的过程中，都没有一套科学完善的规则，档案管理工作的质量自然会受到比较大的影响。

2 优化档案管理工作的有效策略

2.1 增强对档案管理工作的重视程度

实际上，针对疾控中心档案管理工作的重视程度将会对疾控中心档案管理工作的质量产生重要的影响，因此，疾控中心全体工作人员，必须要提升对档案管理工作的关注度，给提升档案管理质量打下坚实的基础。在疾控中心领导对档案工作进行关注时，需要发挥自身的模范带头作用，引导其他岗位工作人员重视档案管理工作，改变档案管理岗位工作人员的思想意识和工作态度。同时在制度层面上，将档案管理工作作为日常工作质量考核的一项重要指标。在年底考核中，提升对档案管理工作的权重，由此来从制度上提升疾控中心工作人员对档案管理工作的重视程度。另外，建议当地疾控中心档案管理工作实行领导负责制，疾控中心需要强化对档案管理的领导工作，并基于疾控中心的详细情况，选择部分领导开展此项工作，疾控中心也需要针对档案管理工作，加大人力、物力、财力等方面的投入力度，保障疾控中心档案管理工作有序开展，值得注意的是，在疾控中心档案管理工作中，还需要大胆尝试引入先进的档案管理技术，秉持科学的档案管理理念，增强档案管理工作水平。

2.2 优化档案管理岗位工作人员的个人素质

在疾控中心，档案管理岗位工作人员一定要具备相应的职业技能素养，才能适应当前时代背景下的疾控中心档案管理工作。第一，需要强化疾控中心档案管理工作人员的思想意识，让档案管理岗位工作人员对自身工作内容以及重要意义有充分的认识，并把档案管理工作朝精细化方向迈进；第二，疾控中心有必要针对档案管理部门工作人员进行集中能力业务培训，以此来强化档案管理部门工作人员的专业技能素养，并掌握一些先进的档案管理技术，提升自身工作能力，让疾控中心档案管理工作得到全面发展；第三，疾控中心可以基于自身的实际情况，指派1-2名思想意识先进、有责任心、业务能力突出的工作人员主导开展档案管理工作和相关的业务能力培训工作，并主导建立档案管理部门的培训制度，实现疾控中心档案管理工作的规范化，让疾控中心档案管理工作走向更高的水平。

2.3 优化档案管理制度，规范档案管理流程

疾控中心除了需要强化对档案管理工作的重视程度以及档案管理岗位工作人员的能力之外，建立明确的制度，规范档案管理工作的相关流程，同样是工作中的重点。笔者认为，绝大部分疾控中心实际上都有一套制度，但是制度内容不够细化，因此疾控中心有必要在原有制度框架上，对内容进行细化即可。首先，确定疾控中心档案管理部门各岗位工作人员的责任，只有让每一个工作人员了解自己的权责，才能实现档案管理工作的各司其职，并让档案管理工作人员做好本职工作；其次，细化档案管理工作考核内容和考核模式，疾控中心需要通过信息化技术的使用，建立一套针对档案管理部门工作人员的工作绩效考核和工作质量考核模式，由此提升档案管理工作人员的工作专注度和工作热情，提升档案管理工作的质量；最后，疾控中心需要在一定时间范围内，对内部档案进行分类，并且在今后施行档案的分类管理模式，将疾控中心内部档案划分成一般、重要、长期性三种类型，并针对这三种档案采取不同的管理检查策略，提升档案管理工作质量，同时也让档案管理工作变得更为规范。