探讨事业单位档案管理中存在的问题及解决办法

时间：2024-04-25

蒋丽君

（甘肃省水运局，甘肃兰州 730050）

事业单位在其长期发展的过程中会产生很多工作方面的资料和数据，这些需要保管的资料和数据应该被记录、整理并合理存储，这样才能给每个部门的工作提供更好的依据，使各自的工作完整、高效地开展。但是，目前有许多事业单位并不是很注重档案管理工作，人员配备也不是很专业，加之缺乏有效的档案管理手段，很多资料遗失或者过期的没有及时销毁等，使档案管理比较混乱。因此，事业单位为了更好地开展工作，有必要将档案管理工作放在重要的位置，及时更新档案管理人员的管理理念，建立较为健全的管理制度，保障档案管理工作的顺利开展。

1 目前事业单位档案管理工作中存在的主要问题

事业单位对于档案管理工作的不重视导致其对档案管理方面投入的资金不够，人员不够专业，基础设施建设不足，管理人员的管理方式和管理理念比较落后等，这些都阻碍了档案管理工作的顺利进行。

1.1 档案管理人员的专业素质和管理理念都有待提高

由于事业单位对档案管理缺乏重视，对其人员配备也就比较随意。很多事业单位都只配备临时工作人员或者兼职来管理档案，这就说明管理档案的人员不具备相应的专业素质，而且临时工作人员的流动性比较大，前后工作交接不细致，一些档案就容易流失；再者随着计算机技术的发展，档案管理工作也应当实现电子化管理，但是很多档案管理工作人员不具有基本的运用计算机的能力，还运用比较传统的管理方式，而众多的档案资料加重了管理工作，因此档案管理人员的管理技术也有待提高。

在管理理念上，档案管理工作者认为档案管理工作不重要，也就是做给领导看，在领导检查时能够过关就行。这种理念使工作人员对于整理和保存档案的工作积极性不高，因此档案管理工作者的理念也有待于提高。

1.2 档案管理的基础设施和管理方式比较落后

事业单位将发展中心都放在生产建设上面，对于档案管理工作方面的设备投入不足，使现代化的档案管理方式的实现受到了一定程度的阻碍。如不能利用计算机、扫描仪等设备及时将信息进行处理和保存等，为档案管理工作的开展带来了一定困难。

档案管理方式需要随着时代的进步而有所更新，尤其是在信息技术高度发达的今天，实现档案电子化管理，实现系统化管理，以提高管理工作的质量和效率，这应该不是难题。但是很多事业单位的档案信息管理方式依然比较单一，没有形成系统的管理制度和管理方式。档案管理工作做得不够细化和具体，缺乏一定的标准。

1.3 档案管理工作者对于过期档案的处理不够及时

档案保存的期限是有分别的，有的需要长久保存，有的是定期保存。对于定期保存的档案，保存期满之后也就失去了利用价值，对于这种档案应该采取销毁的方式来处理。但是很多位于基层的事业单位中，依然保管着许多已经过期的档案，管理人员没有对这些过期的档案进行及时的销毁，对这些毫无利用价值的档案进行保管无疑是浪费了人力和空间资源。

1.4 对于档案资料不能够充分利用造成了资源浪费

档案管理对于各部门工作的顺利开展有着很大的帮助，不过在事业单位中对于档案的定位都是记录和保存，很少对其进行开发利用，使档案管理的作用没有充分发挥，档案管理工作人员的主动服务意识不够强的话，就更不能有效利用档案来帮助各科室的工作了。

2 解决事业单位档案管理工作中存在问题的方法

方法主要是针对问题提出来的，要解决事业单位档案管理中存在的问题就要从提高档案管理人员的业务素质和管理理念，加强基础设施建设并不断改进、完善档案管理方式，转变档案的服务方式等方面入手。

2.1 提高档案管理人员的业务素质和管理理念

首先要提高档案管理工作人员的业务素质，各事业单位应该引进一批具有档案管理工作经验的专业人员来负责管理档案，加强本单位的人力资源管理工作，让专业的人做专业的事，将事业单位的档案管理工作理出头绪，并培养一批掌握现代信息技术的工作人员，能够将档案管理工作与信息技术相结合，实现档案管理的电子化，这样既能提高管理效率和质量，还能逐步形成系统化的管理方式。

其次，要提高档案管理工作者的工作理念。现代社会是信息化社会，档案管理工作者应该积极转变自己的理念，紧跟时代的发展，不断探索新的档案管理方式，加强对自身工作的重视，除了整理和保管档案之外，还要能够发现档案可以利用的地方，让自己的工作与其他各部门的工作衔接起来，为各部门带来便利，让自己的管理工作活起来，真正成为一个能够为他人提供服务的工作。

2.2 加强档案管理基础设施建设并转变管理方式

各个事业单位应当充分重视档案管理工作，增加对基础设施建设的投入，如计算机、扫描仪以及相应的影音设备、存储设备等，还要配备相应的场馆，为工作人员提供足够的工作场地，为实现档案的电子化提供基础设施保障，还要为实现资源共享做准备，增加人力资源的投入，进一步做好档案管理的保障工作。

档案管理工作主要是保证各个科室的档案能够正确归档，确保档案的完整性，不乱丢乱起，能够规范档案的查询、使用、借阅等一系列流程，对于电子档案要做好备份工作，保证电子档案不因意外情况而丢失等。因此，档案管理人员在信息化管理方式迅速发展的今天一定要转变自己的管理方式，要主动去适应这个时代的要求，研究档案工作中工作模式、标准规范等方面的新要求，创造出新的管理方式，不断实现管理工作的转型，促进档案管理工作效率和质量的提升。

2.3 档案管理人员要及时清理过期档案

对于有用的档案要做到完整归档，但是除了长期保存的档案之外，定期保存的档案并不是做到归档一步就一劳永逸了。管理人员要经常查询档案管理日期，对自己管理的档案要了然于胸并做好记录，对于已经过期的档案要及时销毁，做好清理工作，这是档案管理工作人员最基本的职业之一。销毁档案还要遵守严格的流程，不能随意销毁。需要进行鉴定，遵照先鉴定后销毁的原则，同时做好事业单位负责人的思想工作，使档案销毁工作能够顺利进行。