房地产档案管理工作的创新思考

夏美丽

（山东中阳房地产开发集团有限公司，山东 寿光 262700）

房地产档案管理工作是一项非常严谨的工作，随着社会和科技的发展，只有不断创新，才能跟得上时代潮流，发挥档案管理所应有的作用。房地产的档案管理工作要如何进行创新和改革，这便是以下将会提到的重点，本文将从房地产档案管理工作现状进行分析。

1 房地产档案管理工作的现状

加强对于房地产业务档案管理工作有助于企业房地产管理的改革方案，更够不断更新思想不断发现制度当中存在的问题，同时在档案管理当中我们能够更加直观的观察档案信息，做出大数据分析，在档案管理当中要重视对于流水账目和顾客个人信息的管理，通过这些档案的深入分析，可以对未来的建设工作具有指导性作用。而房产档案的保存完善就是裁决中最有力的参考依据。面对这样的局面，本文指出以下三点房产档案管理工作上的问题：

1）对档案管理缺乏重视。在房地产档案管理当中，要制定相关的法律法规，保证业务办理的合理化，同时要对人员实行一定的监督工作，同时工作人员也要恪守职业道德，保障客户的信息安全不被泄漏。在工作当中，要注重不同部门的合理分工，各部门之间协同配合提高办事效率。同时在实际业务办理当中，工作人员要学会合理的变通，工作上要有一定的灵活性，思想不能够太过迂腐，要切身为客户思考。

2）档案管理责任人不明。对于档案管理，因为很多工作人员都不是很重视，房地产开发商没有为档案管理设置相应的部门，房产商的盘越大，房产档案管理也就越不明确，工作人员越界管理，也会产生职能扩大的问题，在档案管理工作当中没有形成信息化的管理平台，在对于档案的调出过程当中，由于资料数量过多导致工作效率低下，进行合理的信息化平台建设是如今房产档案需要创新的必然。

3）房地产档案数量激增。在当今的房地产档案管理当中，其工作内容涉及建筑群的合理规划，土地资源的审批以及房屋销售合同管理等方面的内容，日益激增的房产档案数量，让工作人员也疲于应付，以至于在很多时候接受部门在接收档案的时候没有认真检查，最终造成档案的缺失或者错漏，这样的管理极其松懈和不科学，所以房产档案管理工作存在很大的漏洞。

2 房地产档案管理创新的方法

1）强化基础业务。房地产档案的资料比较繁琐，要落实好档案管理工作，首要做的事情就是需要收集资料。而收集工作是一个比较繁杂的工作，因为房产档案的资源来源是多渠道，这就需要档案管理部门要从多渠道进行资料的收集和归纳。工作人员可以改变传统人员一个一个渠道去沟通的做法，让专人负责专项工作，渠道一使用一个专员进行沟通相应的档案资料，渠道二使用另一个专员沟通协调另外一项档案资料，这样以此类推，当积累一定量之后，专员对自己的渠道就掌握的非常好，这时候，就可以通过带新人的方式来推进工作的进度，让不同的专员小组与自己对应的渠道进行沟通协商，这样的方式可以让资料收集的速度加快，办事效率也大大提高。除此之外，管理人员还是要做好档案的整理和编目工作，这些基础档案管理工作都应该落实到人头去负责。比如，对于房地产开发商来说，柜面咨询的服务是必要的，但在这一块本文在后面会提到如何改进，房地产商要做好服务工作，其中也就包括了房产档案管理这一块，派遣优秀员工是目前档案管理工作的重要任务，只有在确保对档案管理工作进行有效的日常监督和检查，才能保证管理人员的工作完成度，以及资料的完整性，对于内容、质量有问题的档案要及时进行清理和完善，最终交回的档案一定是保证资料完整无误，所有资料都应该有效的情况下，才可以入库归档，所以，优秀员工的重要性毋庸置疑，同时，对于送到档案室的档案，要进行编号，最后放到文件柜上相应的位置上，并建立一本目录检索，方便有人咨询的时候能快速查找到相应的档案。

2）重视信息建设。对于传统档案整理的过程，工作人员应该一边收集完善资料，一边建立电子档案，并定期对单位和个人进行复查，如果需要更正或改动，要及时处理，对用户的信息要做到有证可查。同时，房产档案信息数量巨大，在确认维护权利人、物权等方面都有重要的作用，利用率很高。所以，如何运用信息技术，建立高效、准确、便捷的检索数据库就非常重要。在数据库的建立中，一定要具备房屋产权编号、档案保管编号、门牌号、产权人、身份证号等具体数据，而对这些具体数据都能通过其中的某一个或者某几个关键词进行搜索查询，这样的方式就可以大大缩减服务人员的办事效率，提供更多的时间给到工作人员进行档案管理和整理的工作。同时，对于房屋信息的动态更新，也应该有相应的管理系统设置，帮助房屋的信息实现动态更新，并通过3D模型的建立，为管理系统打造一个清晰真实的楼盘信息展示平台。比如，对于信息化数据库内的模块建设，可以请专业的技术人员进行平台的打造，设计电子档案的模板，在每一份档案的录入过程中，都需要录入常规的数据和内容，这些内容都是上文提到过的重要编号和资料，包括图片和照片，也应该有相应的位置进行登记和填写，并做好专业的检索，在查询者需要进行查询的时候，工作人员帮助检索其中一个相关内容就可以检索到电子档案，这样的方式可以提高房产档案的咨询效率。对于楼盘信息的更迭和变动，信息系统的首页上也可以看到即时数据，这样工作人员对档案管理就更加的清晰明了。

3）优化服务意识。随着房地产的交易越来越多，房产信息档案所需要的独立空间也越来越大，对于这些问题，电子档案解决了绝大一部分，但对于咨询服务这一块，还是占用了大量的人力资源，因为国家的宏观政策导致很多房产档案的调取和变动，这都让传统的电子档案有点运行不利，因而上文提到的数据库就能更好地解决这个问题，将房产档案数据库进行局域网连接，互联网技术的不断发展，在处理数据的方式上也是较多地运用到了信息技术手段，要求相关档案管理部门充分利用网络手段，建成网络信息化的管理方式，帮助客户能够更加便捷高效的办理业务，实现客户在足不出户的情况下进行手机办公。在人员管理方面，要定期对工作人员进行符合时代化的培训工作，要求相关人员掌握一定的专业技能，能够更好地投入到为人民服务当中。

档案管理工作也需要有一个健全机制，对于打印出来的档案，不可随意丢弃，如果咨询者废弃掉档案复印件，需要进行粉碎或者盖上一个作废字样的鲜章，另外，对于需要的档案文件，档案管理人员也应该出具相应的章来证明档案的真实性，这样的操作会大大缩短咨询者的办理时间，也会帮助档案管理人员快速完成任务，提高整体服务水平。

3 结束语

综上所述，房产档案管理部门要认清档案管理的现状，着手加强档案管理，认真分析管理中可能存在的问题和原因，并针对性地将问题一一解决，提高房产档案管理的质量，同时，利用信息化技术让查询工作能够更加便捷，脱离人手不足的困境，让人力资源都用在更需要精细化管理的工作之中，让房产档案管理工作能更好地服务于社会，服务于业主，服务于人民群众。