档案管理归档整理分类技巧初探

时间：2024-04-25

樊瑞其

（临县法律援助中心，山西吕梁 033200）

档案最关键的特征在于档案所记录的是原始信息。作为一种广泛的社会现象，档案在继承人类社会历史和文化等方面具备关键价值。档案与人类社会生活生产相伴而生，属于人类社会特有的现象。合理保存档案对未来社会发展具备指导和参考价值，因此，合理整理和分类档案，能够防止档案信息的失真和丢失，提升档案管理质量。

1 档案管理之归档整理分类的现状

1.1 档案管理观念较落后

由于缺乏现代化档案管理理念的正确指导，部分部门和机构在档案管理工作中依旧采用传统方式；缺乏档案归档分类意识，导致工作质量难以提升、工作难度提高、工作数量增加[1]。因此，在档案管理过程中，应高度重视相关工作者对现代化档案管理理念的掌握，并将其应用于档案归档、整理和分类中。

1.2 档案管理欠缺专业性

相关调查表明，目前部门、机构等单位从事档案管理工作的职员普遍由其他岗位职员或机关内部的调动组成，缺少专业档案管理人才，导致档案管理工作总体欠缺专业性。而专业化档案管理是充分实现档案价值的基础和前提。以下是档案管理工作中欠缺专业性的详细表现：第一，缺少专业性的整理、归档和分类办法；第二，缺少专业管理人才；第三，档案管理职员流动性强；第四，档案整理、归档和分类规范和程序缺少专业性。

1.3 档案整理信息化水平较弱

处于信息化时代，档案管理的信息化是必然趋势，也是关键部分。与传统档案管理方式相比，信息化档案管理可以节约大量人力和物力，而当前部分机构的档案管理缺少信息化技术，主要表现为以下几点：第一，缺乏档案信息化管理观念；第二，缺少档案信息化管理技术，如档案数据库等；第三，缺少具备信息技术的档案整理人才。

2 档案管理之归档整理分类的技巧

2.1 整理程序

档案信息具备繁杂、丰富、分散等特征，因此，在档案的分类、整理和归档中，构建相应的整理程序极为关键。该程序应契合档案管理职员现状，经过实践检验，切合整理程序，能够提高档案归档、整理和分类效率。因此，档案管理者应以特征为依据分类需要归档的档案，比如，将档案的类型、所属部门、类型和性质等作为档案划分的首要依据，以完成档案大致内容和所属性质的划分。以文件所属要素和构成要素等为依据展开不同门类的划分，构建档案初级整理分类程序[2]，以提高档案管理的效率，是档案管理的关键环节，是档案归档的前提。在不同类型档案的管理选择不同的整理程序，与其中整理内容相对应，从而简化整理步骤，明晰整理思路。

2.2 纸质档案与电子档案的分类整理

伴随着国家经济实力的增强，国家科技实力亦稳步提高，在信息科技普及的环境下，档案整理、归档、分类的信息化是大势所趋，电子档案在档案管理领域已得到普及，但大量档案管理部门依旧采用纸质档案管理办法，人工寻找和摆放等极大降低档案管理的效率，且损耗财力、物力和人力。因此，在档案管理方面，可使用电子化管理系统和电子化档案自动升降柜，规范化、有序化档案管理；电子档案“电子化管理”和电子文件“电子化归档”的理念在档案管理工作渐渐普及，与纸质档案一样，电子档案亦成为现代化档案管理的媒介和载体。而且，电子档案更契合当前社会节奏，符合人民生活。与传统纸质档案不同的是，电子档案在录入和查询方面极为迅速，具备显著优势，大量节省人力资源，且电子档案管理模式在发展中不断更新换代。纸质档案的归档办法依旧是使用人力资源归档这一传统模式，但随着时代的发展和不断深入的档案管理研究，纸质档案归档程序也被不断优化、简化。但电子档案在节省时间资源和人力资源方面具有显著优势，致使档案归档的规范性和精准性不断提高。同时，电子归档软件亦不断更新换代，因此，档案管理工作者必须接受相关专业技巧的学习和培训。

2.3 细分技巧

细分技巧是指以类别、轻重、级别为依据分类整理档案，档案管理也存在轻重缓急和上下级之分，在档案管理工作中应分清档案的细化条例和轻重缓急。面对繁杂的档案体系，各部门应负责所处级别的档案归档，避免工作缺失和重复，防止档案系统的失误或断层。档案归档虽复杂纷繁，但有章可循，档案管理工作者应明晰档案细分原则，应牢记于心，应用于档案管理过程中；档案整理归档分类应遵循先重后轻的原则，提高工作效率。档案的分条缕析是档案归档的关键环节，对档案详细的分条缕析能够提高档案分类整理效率和档案系统的总体质量。档案管理者可依据大类别分类，小类别细分，继续深层次划分，以细节为切入点，简便化、细致化归档工作。