事业单位干部人事档案管理及服务效率提升策略

田 蕊

（辽宁省铁岭市铁岭县财政金融事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

在事业单位的相关工作过程中，做好人事档案管理工作是保证单位内部各项活动开展的重要基础，同时为事业单位的管理工作人员提供了科学有效的工作依据。但是由于我国很多事业单位内部针对干部档案管理工作没有加以充分重视，造成了该项工作在开展过程中受到了诸多阻碍和影响，直接关系到了整个事业单位的长远稳定发展。

1 人事档案管理的含义与特点

1）人事档案管理的含义。人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案是记录个人相关信息的文字材料汇总，并且按照相关的规定整理后装订形成的。

2）人事档案管理的特点。一是人事档案管理具有真实性。人事档案管理的基本特点就是真实性。在建立人事档案时必须保证档案材料的整体内容真实可靠，并且材料内容要齐全，任何信息都可查。二是人事档案管理具有完整性。人事档案管理是将个人的信息在数据库中进行存储，是要反映一个人的方方面面的情况，所以记录的内容一定要完整。三是人事档案管理具有及时性。人事档案管理中的信息包括个人的简介、经历、各方的评价、入党或入团的情况、赏罚情况、工资状况等，蕴涵的内容十分广泛，所以需要不断的更新，这就要求人事档案管理具有及时性。

2 事业单位干部人事档案管理存在的问题

1）管理制度，管理机制不完善。相对于其他国家而言，干部人事档案管理工作是我国人力资源管理的特色，但有些事业单位在进行干部人事档案管理工作的过程中，只是单纯地把干部信息材料进行收集整理和归档处理，使得干部人事档案管理工作的价值得不到有效地发挥。随着科学技术的不断发展，很多事业单位开始把信息技术应用于干部人事档案管理工作中，并且开始实施电子化管理，然而部分事业单位在信息技术的应用上不够熟练，致使其没能够在工作过程中发挥出应有的价值。或者单位对于电子化管理的使用频率并不高，多数工作依旧采用的是传统的管理方式，在纸质档案的管理过程中，可能会存在由于库房温度控制不合理等因素，致使干部人事档案出现发霉、损毁的情况，从而引发不必要的麻烦。

2）档案管理人员自身素质有待提升。首先，目前我国档案管理部门的工作人员没有认识到档案对每个人的重要性，工作态度不认真。在日常的档案管理工作中，经常把档案管理工作当成简单材料的装订和整理，工作中只要保管好材料，避免材料丢失泄露就算完成工作要求了。这会致使档案工作经常处于应付的一种状态。其次，一般事业单位工作人员日常工作比较忙，导致对于自身的档案管理方面不重视，归档不及时。例如对于平时的职称评定之后的一些材料没有及时移交档案管理部门；或者有的干部提供的个人资料不全面，使得档案管理部门无法全面掌握干部的真实情况。还有些干部对于自己的前途没有规划，认为档案对自己没有多大用处，另外一些干部不明白哪些资料会归入档案，在填写自己情况的时候比较随意，导致出现填写错误的现象。

3）档案管理信息化水平不高。干部人事档案工作应当运用大数据等信息技术，建立健全科学利用机制，为干部资源配置、队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。目前，多数事业单位人事档案管理信息化水平不高，采取的是传统的借助纸质载体保管人事档案管理方式，由于存放时间久，纸质材料容易受损甚至丢失，而且日常工作中也需要投入过多的人力进行档案的保管。同时，纸质载体也不利于档案的借阅，一方面经常借阅翻看会容易进一步导致材料上的字迹模糊，纸质发黄，使得重要信息丢失及不必要的损毁；另一方面纸质档案利用效能也比电子载体要低，方便性不足。

3 事业单位干部人事档案管理及服务效率提升策略

1）完善人事档案管理制度。干部人事档案管理政策性、专业性和操作性很强，若单位的档案管理制度不健全规范，监管机制不完善，将无法保证干部人事档案工作的顺利开展。鉴定审核工作不到位，易导致虚假材料、不规范材料流入档案，使干部人事档案案卷质量受到影响，为档案鉴定工作增加难度，严重时甚至会干扰到组织人事工作。因此，要完善人事档案管理制度，建立鉴别审核归档制度，加强责任监管机制。作为档案管理者，要认真把好材料关，按照人事档案管理要求制定严格的审核标准，规范归档流程，明确干部档案十大类内容的鉴别要点，使鉴别归档工作更加严谨、科学。在鉴别归档过程中真正做到分清主次、掌握重点、去冗存精、去伪存真。如在鉴定审核干部档案中的学历、经历、职称职务晋升、培训考核材料时，要注重材料的连贯性、完整性和一致性。鉴定过程遇到干部档案内容缺失时，及时查缺补漏。遇到不属于归档范围的材料清理出来妥善处理，把填写有误、手续不全的材料退回补充完善、修改更正信息再放入档案，以保障干部人事档案的权威性、准确性和真实性。

2）提升档案管理人员的综合素养。新形势下对档案管理工作人员的要求较高，因此，人事档案管理工作人员一定要有较高的思想政治素养，守得住清苦、吃得了苦头，具有坚韧不拔的毅力。在日常工作中要不断对事业单位人事档案管理人员进行专业素养、思想政治、职业道德等方面的培训，提高工作人员的综合素养。建立一支专业素质扎实，思想觉悟高，业务能力强的干部人事档案工作队伍，为档案管理工作的有序进行奠定基础

3）推动干部人事档案信息化管理。推动干部人事档案信息化管理是顺应时代发展的要求，是拓展干部人事档案利用的现代化手段，也是干部档案管理走向科学化、制度化、规范化的有效途径。探索建立档案信息资源开发与利用的现代化治理方式，可以采用电子化手段构建信息管理平台，将纸质材料转变成文字或图片格式，并保存在相应的档案管理信息系统中。利用信息化系统，将人事档案的借阅以及日常管理电子化，有效改善并促进干部人事档案归档流程更加规范、材料收集更加齐全完整、借阅更加省时便利，从而进一步提升干部人事档案的利用效能和管理效率。

4 结语

新形势下做好档案管理工作存在一系列的问题需要解决，一定要把握住管理核心，建立完善的档案管理制度，培养一支综合素养强的管理人才，使用高效的管理方法，借助于信息技术，提升档案管理信息化力度，从软件和硬件设施一起入手，才能真正革新档案管理工作模式，提高档案管理工作质量和效率。