医院干部人事档案管理存在问题及措施

尹 蕾

（淄博市中心医院，山东 淄博 255036）

医院的干部人事档案信息，记录了各岗位员工一生中最原始的各项信息，是医院有效任用人才的一个重要参考依据。这就对干部人事档案管理提出了严格的要求。为了更好地促进医院的健康稳定发展，我们就需要对医院的干部人事档案管理进行深入的研究和分析。

1 现阶段医院干部人事档案管理存在问题

首先，我国现阶段医院干部人事档案的收集、整理工作存在不足。由于医院人事档案管理人员的专业能力较低，多数不是档案专业院校毕业，使得他们在进行医院干部人事档案的收集、整理的过程中，工作不够专业，导致应该被及时存入档案的材料没有被有效的收集。如：职称评定、优秀员工奖励、年度绩效考核、职务晋升等重要事件发生的材料，必然会使干部的个人信息发生变化，这些信息都应该被及时、完整的记录在个人档案中[1]。由于相关管理人员工作经验不足，对其中很多信息做不到详细记录，从而导致人事档案信息滞后，不能及时反映相关人员的情况，制约医院对人才的有效管理。还有部分医院人事档案在收集和整理过程中，没有对这些档案信息的真实性和有效性进行审核和辨别，也导致很多人事档案不能够真实的反映相关人员的情况，也给医院培养人才带来了一定的困难。

其次，少数医院不重视医院干部人事档案的存放工作，对于档案的归档没有明确的制度，致使很多人事档案在收集之后，存放的比较随意，没有进行分类归档，影响了人事档案的调取及使用的效率。医院的档案室还存在没有有效的标签标记，不同类型的人事档案混合存放，在使用时查找起来非常困难，而且，这种情况也会导致人事档案的丢失或者损坏等问题，一旦这些问题发生，很难被及时发现，造成医院人事管理工作不必要的损失[2]。这种不科学、不合理、不规范的档案管理情况，极大的影响了医院对于相关人员真实情况的了解，也造成了一些不必要的工作阻碍。

第三，许多医院对干部人事档案的管理意识也较弱，使得很多档案不能够被有效保护。有的医院虽然有专门的干部人事档案室，但是对于存放的档案保护却不够认真。我们很多医院的人事档案，一旦存入档案室，可能很久都不会再进行重新核对，这也使得时间较长的人事档案出现了不同程度的损毁或者缺失。极大影响了人事档案内容的完整性，也导致很多医院在进行人才评定的时候，无法提供更有力的信息及证 明[3]。另外，由于一些管理人员在工作中态度不够认真负责，不能严格遵守档案管理制度，在人事档案管理中违规借阅等，致使极个别内容被私自篡改，影响了医院干部人事档案的真实性和严肃性。

2 新形势下医院干部人事档案管理的措施

1）加强管理人员的管理意识。由于医院干部人事档案的重要作用，医院应该高度重视人事档案的管理工作，严格执行国家的《档案法》，并根据医院的管理特点，制定详细的档案管理制度，使医院人事档案管理工作能够科学、有效、规范的进行。为了保证档案管理制度的有效实施，对于医院档案管理人员必须实现专职专管，专业素养的培养是不可缺少的，通过正规培训机构强化对管理者培训。要求管理人员要及时、认真、细致的进行档案的收集和归档工作[4]。同时也要加强医院干部人事档案管理人员的思想教育工作，要加大对医院人事档案重要性的宣传，让每一个管理人员都能够从思想中深刻认识到人事档案在医院健康发展中的重要作用和意义，从而提高医院档案管理人员的工作意识，进而促进医院干部人事档案管理工作的有效、规范进行。

2）加强人事档案的审核工作。医院干部人事档案的真实性，是保证人事档案有效性的基础，人事档案所发挥的作用，首先就是建立在档案真实性的基础上的。所以，这就要求我们的档案管理要保证医院干部人事档案的真实。为了避免在医院干部人事档案信息中出现虚假记载等，我们就要加强人事档案的审核工作。对于档案收集和整理过程中出现的虚假信息，我们要从以下几个方面来预防。首先，就是在干部人事档案进入档案室时，就要对档案内容进行必要的审核，对于有疑问的信息，我们可以要求相关人员提供资料的原件以便进行复核。其次，在医院干部人事档案信息整理后，要与相关人员本人进行签字确认，承诺对信息的真实性负责[5]。第三，完善程序。对人事档案信息确认无误并签字后，加盖单位公章，并对档案进行严格保管，杜绝对档案内容进行私下修改等。

3）加强人事档案的信息化管理。为了避免医院干部人事档案的丢失及损毁等问题，我们也要加强医院人事档案的保护工作。首先就要加大人事档案管理的资金投入，纸质档案袋更换成符合档案规范要求的新型档案盒，配备移动式档案密集架。引进先进的信息化管理设备，完善并及时更新医院的人事档案管理平台，实现人事档案管理的信息化和电子化。利用先进的信息化技术，将人事档案信息录入到信息化系统中，这样，就避免了传统纸质媒介的易丢失、易损毁的问 题[6]。先进的信息化电子档案管理平台，还能够使医院人事档案的管理工作更加的简单易行。医院的档案管理人员可以通过信息化媒介，对人事档案进行分类汇总，对干部的信息进行有效分析，并建立干部人事档案数据库管理系统，极大的方便干部考察、考核、任免、调配、统计等工作。通过信息化电子档案与纸质档案的同步管理，可以使我们的档案信息的保护工作能够得到可靠保障。为了使信息化媒介在医院干部人事档案管理中得到有效应用，我们就必须确保原始纸质人事档案信息在录入电子媒介时，信息的及时性、完整性、正确性等，否则，将影响信息化媒介在医院人事档案管理中的作用的发挥。

4）提高档案管理人员队伍的综合素质。为了提高医院干部人事档案管理的效果，我们必须要建立一个高素质的人事档案管理人员的队伍。高素质的人事档案管理人员，能够保证医院人事管理制度和管理流程的有效执行，也能够减少或者避免人事档案管理工作中的人为错误。这就需要我们选用专业的档案管理人才。在招聘档案管理人员时，需要具备相应的从业资格或者档案管理资质证书，在人事档案管理人员入职后，还要进行必要的入职培训，使其能够深入理解并掌握医院的干部人事档案管理的各项要求[7]。还要定期组织人事档案管理人员进行业务培训和学习，使他们的工作能力和管理水平能够不断的提升。要培养人事档案管理人员的综合素质，鼓励管理人员在日常工作中，对相关的其他领域的知识进行主动探索和学习，例如：法律知识、计算机应用知识等，这些都将有效的辅助档案管理人员能够更好地进行人事档案管理工作。我们还要对医院的人事档案管理人员进行相应的工作考核，对于在工作中不能严格遵守国家《档案法》和医院的档案管理制度的人员要进行相应的处罚。

医院的干部人事档案信息具有严肃性，它是医院能够更好的任用人才，评价人才的一个重要依据。所以，保证医院干部人事档案的真实性、完整性、准确性，是医院干部人事档案管理中的重要内容。为了更好地收集、整理、管理医院干部人事档案，我们就要加强人事档案管理意识，加强人事档案信息的审核，并运用信息化技术等辅助手段提升医院干部人事档案的保护工作。我们还要不断的增强医院人事档案管理人才的培养工作，使管理人员具备相应的综合素质，能够达到医院对干部人事档案管理的要求，促进医院各项工作和谐健康发展。