新时期住房公积金档案管理的特点与措施

向 伟

（荆州住房公积金管理中心，湖北 荆州 434000）

住房档案在住房管理系统中发挥着重要作用，因此住房管理需要高度重视，其中住房配置文件是记录公共交通交易的档案文件，包括访问、贷款、金融和文档管理四个领域。随着住房和公屋档案的数量随着时间的推移不断增加，贷款数量不断增加，发展健全的住房档案管理制度，解决住房管理和住房融资问题，是当今的一项重大任务。本文书作者根据其工作经验发表了意见，并对现行公共住房管理制度中出现的一些问题作出了回应。

1 住房公积金档案管理的特点

住房公积金的对应部门在办理不同业务时，都会查阅档案中客户的相关资料，档案中明确记录客户最开始的业务办理情况与之后涉及的多种信息。所以在住房公积金的业务办理过程中，档案是客户的历史记录，对于业务的办理有着十分关键的作用。

1）档案整理有时效性。客户在办理住房公积金的对应业务时，需要立即把自己的相关信息、资料予以归档。因此，住房公积金的管理拥有较强的时效性，如果客户在相应的时间中没有立即进行归档，那么就会大大提升将来的工作难度。例如，客户如需办理住房贷款，若办理完对应的业务后，办理者没有马上对信息进行归档，则在系统内无法显示客户已经办理了该业务，客户在之后进行公积金项目办理时，需要再次填写相关信息，办理该业务，从而对客户的业务办理产生了负面的影响。所以需要办理人员在客户住房公积金办理中注重业务办理的时效性，能够现办现存。

2）档案构成复杂，种类丰富。住房公积金的经办部门、缴存单位、对应管理部门的缴存员工都是住房公积金档案构成内容。同时以上部门一般还含有其他的公证机构、经办单位、银行等，所以构成较为复杂。我国当前的住房公积金档案一般分为三种类型：提取、贷款、归集，多种业务档案还拥有其他不同层次的划分，所以住房公积金的档案管理内容十分丰富。

2 住房公积金档案管理中存在的问题

1）档案管理设施不达标。档案管理问题尤其突出，因为房屋局管理部门设立房屋局的时间较短，而且档案缺乏正式的设计，因而有更多不合理的规定，例如：b.地区一级的办公条件差或缺乏档案储存，致使9小时安全措施失效，并影响了档案的安全和保存。

2）缺乏档案管理机制，缺乏限制。今天，我国在住房预算管理方面缺乏更强有力的规章制度和监管机制，各地区住房预算缺乏统一的数据，许多地区的住房预算管理没有积极参照其他地区的机构，导致缺乏区域管理。住房材料档案的管理是一个新的、经验较少的方面，因此，所建立的档案系统既不系统、统一也不全面，严重限制了公共资金的管理。

3）档案管理小组是不专业的。管理临时雇佣大量员工的住房合同的员工安排不足，缺乏文件管理方面的理论和实践知识，不足以应用计算机、处理公共信贷和一些现代管理技术，从而造成日常文件管理的障碍。

4）档案收集不完整，缺乏统一的规划。在业务办理与办理模式中，住房公积金的管理机构缺乏统一的规划，很多地区的住房公积金管理机构存在着较大的差异，同时因为管理的内容多样化，负责管理的工作人员较少，档案机构不但需要获取客户的档案资料，同时还需要负责其他档案业务的办理。但很多业务分散在档案管理部门的多个科室中，这导致档案资料在整理、收集的过程中不能统一协同开展，使得档案资料出现不完整的问题。

3 住房公积金档案管理的措施

1）规范归档程序，强化责任落实。公积金管理中心需结合《住房公积金管理条例》《档案管理办法》等有关法律法规，制定适应本单位情况的档案管理实施细则，用制度来规范档案的管理。完善档案管理的保密制度、管理员岗位责任制、出入库登记制等制度，做到有规可依，保证档案的准确、完整、安全。严格履行归档程序。归档前，部门需要对资料进行再次审核，确认公积金档案资料的完整性。部门档案员根据业务类型和发生的时间对资料按顺序编号，即时立卷及装订成册后，编制《档案保管清册》。当年的档案在装订成册或立卷完毕后，可以由部门档案员暂时保管，期满之后移交本单位档案部门管理。移交到档案部门管理的档案，应保持卷册原本封装，特殊情况必须拆封进行重新整理的，应当会同财务部门共同拆封整理，以明晰责任。各部门都应设立独立的档案管理岗，在档案的流转过程中分段管理、各负其责，提高档案管理工作的规范性。各部门档案管理人员应密切配合，使档案得到科学的管理、有效的利用和完整的保存。

2）构建完善的档案管理机制。公积金对应管理机构一定要根据自身的现实状况，对住房公积金档案管理的机制予以完善，了解公积金档案管理过程中相关的保管、归档、整理、收集等业务，确保档案管理人员能够正确、有效地对客户的档案予以操作，从而确保住房公积金资料的准确性与有效性，让住房公积金档案标准且规范，符合档案管理的内容要求。由此可见，住房公积金档案管理是构建和谐社会、化解公积金贷款风险、健全住房保障系统的基础，它不仅仅是对企业科学管理的内容。相关的住房公积金管理机构需要有效完成对应的任务与责任，把其纳入公积金考核机制内，从而有效化解档案管理中存在的问题，形成信用贷款对应的责任机制，严格根据要求展开考核、检查，有效促进住房公积金档案管理工作人员的自主性。

3）培养高水平的档案管理人员。作为管理公积金档案的主体，住房公积金档案管理人员专业素质的高低会直接影响档案管理的水平，因此，需要培养高水平的档案管理人员，提高他们的整体素质。一是重视档案管理人员的专业技术水平。招录档案员时尽量选择档案管理专业的毕业生，提高档案管理的专业化水平。同时，加强住房公积金档案管理人员的日常培训工作，努力提高他们的档案管理专业知识水平和技能，使其加强对档案管理法律法规及档案管理新理论、新方法的学习，与时俱进做好公积金档案的管理工作。二是重视对高素质、复合型人才的培养。档案管理人员不只需要懂得档案管理知识，还应积极学习住房公积金各项政策规定、业务办理流程，了解公积金档案的特殊性。同时，随着档案电子信息化建设的推进，档案管理人员还应该具备一些计算机知识和技能，从而提高档案管理的效率。

4 结束语

综上所述，住房公积金档案管理工作者一定要及时了解档案管理的最新发展情况，通过增强对档案管理的认识，构建明确的奖罚机制、构建完善的档案管理机制、增强档案管理工作者的专业水平、重视资金投入，从强化档案管理设施建设等多个内容入手，切实保障相关客户的应有权益，确保相关部门的业务顺利开展，从而促进我国住房公积金相关业务顺利、持续发展。