试论办公室文书档案管理存在的主要问题及对策

白纪梅

（南充市烈士陵园服务中心，四川 南充 637000）

文书档案主要指的是机关、企事业单位、团体等在开展行政管理事务活动中形成的，采用通用的文字记录下来的资料，其内容包含了指示、决定、命令、请示、通知、报告、批复、会议记录、简报、计划总结等。纵观当前，很多单位的办公室文书档案管理水平比较落后，在很大程度上阻碍了该工作的科学有效开展，影响到档案材料的保密性与完整性，因此我们有必要对办公室文书档案管理工作展开深入研究，不断探索有效的管理措施。

1 办公室文书档案管理的重要性分析

文书档案主要指的是通过文字的手段，对个人或者组织的行为等详细记录形成的资料，也是各个单位及部位、其他组织等对各种事务予以处理不可或缺的一项凭证。对事业单位而言，文书档案的重要性主要体现在以下几个方面：第一，办公室文书档案能够为后续的工作奠定基础。各个单位在日常管理中会形成大量的文件以及原始记录，做好这些记录的管理，能够为单位后续工作的管理打好基础。第二，有助于提高档案工作的效率。办公室文书档案能够为单位其他管理活动提供参考，档案的收集与整理作为档案管理的重要内容，有助于提高单位日常管理活动的效率。第三，能够帮助单位作出更科学的决策。办公室文书档案详实地记录了单位发展进程，能够为其文化工作奠定基础上，并且领导层通过分析档案，还能结合单位近期发展趋势做出各项决策，从而提升了各项决策的科学性，有利于单位稳定发展[1]。

2 办公室文书档案管理存在的主要问题分析

2.1 档案管理工作重视不够

现阶段对办公室文书档案管理工作在思想层面上的重视度还有待提升，很多单位将其当成为一般的办公室工作来对待，一些档案管理人员觉得只需要保证办公室文书档案材料不存在遗漏或损失即可，一些从事档案管理工作的人员片面地认为档案管理不外乎对相关资料进行收集、整理、分类、保存等等，因此在工作中责任意识不强，这显然影响了档案管理水平的提升。

2.2 办公室文书档案管理人员业务水平较差

因为部分档案管理工作人员尚未真正认识到办公室文书档案管理工作的重要意义，加之档案管理相关部门也并未组织开展好对管理工作人员的宣传教育活动，很多管理人员不具备较高的专业水平，缺乏较强的责任意识，不能够认识到该项工作在单位中的重要性。但是纵观当前单位办公室文书档案管理现状，从事管理的人员大多是兼职或者后勤人员，严重缺乏档案相关专业的人员，从整体上看无论是文化程度还是专业水平普遍较低。并且伴随着信息技术的不断发展，越来越多的新技术、新设备被应用在单位档案管理中，但是现有的档案管理人员应用现代信息技术的能力偏弱，档案管理依然滞留在传统的资料收集与整理上，不利于提升档案管理的质量与效率。

2.3 办公室文书档案管理机制不健全

然当前很多单位逐渐意识到单位办公室文书档案的重要性，但是关于单位办公室文书档案方面依然缺乏健全的管理制度与规则：例如：当前很少有单位针对档案管理部门及个人制定相应的制度规定其具体的职责，也缺乏明确的制度规定其他部门及员工应当积极配合档案管理工作，伴随着单位办公室文书档案收集任务的不断增加，因为档案管理制度不完善，引起文书档案在收集与整理方面无序，常常发生重要信息丢失的现象，影响了文书档案的完整性，影响了档案利用价值的发挥。

2.4 档案管理信息化程度有待提高

伴随着信息技术的不断发展，信息技术已经成为人们生产与生活中不可或缺的一部分，而各个单位也应该加快自身信息化建设进程，紧跟时代的发展步伐，提升单位办公室文书档案信息化程度。但是就当前各个单位来看，当前办公室文书档案信息化程度有待提高，归纳起来，主要体现在：第一，关于文书档案管理所需的设备与设施老旧、老化，不能确保档案得到科学规范的管理。在实际的管理工作中并未积极应用现代管理技术方法，难以确保各类办公室文书档案材料得以充分保护。例如：相片等纸质档案材料必须要在相应的温湿度环境中予以保存，避免其出现霉变、褪色等问题，而录音、录像等材料也必须要在标准的库房内予以保存。第二，办公室文书档案管理软件引入不到位等问题，依然滞留在传统的人工收集、整理的方式上，从而制约了档案管理信息化程度，降低了档案管理水平的提高[2]。因此提升单位办公室文书档案的管理水平，还需要进一步提升对档案管理设施的资金投入，完善相应的设备设施，促进办公室文书档案管理现代化水平的不断提高。

3 科学高效开展好办公室文书档案管理工作的对策

3.1 深化办公室文书档案管理工作的认识

办公室文书档案是十分重要的档案资源，在单位日常工作发挥重要作用，所以应当从思想认识上对办公室文书档案工作有清晰地了解，针对目前存在的突出问题尽快处理，确保办公室文书档案管理工作的科学高效开展。对从事办公室文书档案管理工作人员来说，必须要尽快转变思想观念，促进责任意识的不断提高，主动承担起自身责任，提高工作积极性，从办公室文书档案管理工作的全过程着手，确保办公室文书档案的安全与完整。

3.2 培养专业的办公室文书档案管理人员

单位应当定期组织办公室文书档案管理部门及工作者进行培训教育活动，选拔优秀的档案人员参与，丰富其管理经验，促进专业管理能力的提升。等待这部分人员培训学习结束后还可以让其到其他单位进行交流学习，抑或是积极与地方高校沟通联系，采取定期授课的办法来促进办公室文书档案管理人员综合素质能力的培养和提高。与此同时，档案管理人员必须要严格根据办公室文书档案形成的规律和实际特点出发，要灵活应用自身知识技能组织好档案编研工作，提升办公室文书档案的开发利用效率。

3.3 完善办公室文书档案管理的机制

各个单位在建立文书档案相关制度时，首先应该遵循科学性与和合理性的原则，即要结合各单位的日常业务特征，结合单位办公室文书档案管理现状，确保档案管理制度的可行性与科学性；其次，构建的档案制度应当简明且实用，保证制定出制度的可操作性，避免其沦为空文，将制度的指导作用与规范作用充分发挥出来。最后，确保制度的严肃性与约束力，要想将制度的作用充分发挥出来，那么就应当保障其具有约束力，无论都单位领导还是员工均能发挥出约束作用，积极奖励作出重要贡献和重大成绩的人员，惩罚存在重大过错的人员，确保制度的落实，提升制度的执行力[3]。

3.4 提升办公室文书档案管理的信息化水平

信息技术的诞生与广泛使用极大地提升了人们生产与生活的信息化水平，特别是伴随着无纸化办公的推出与实施，各种现代管理手段的应用、多媒体文件的制作等等进一步提升了现代企业的工作效率与工作质量，这便需要单位在采取有效的措施提升办公室文书档案信息化水平。首先，单位应当进一步加大基础设施的资金投入。开展好办公室文书档案管理工作必须依靠充足的资金支持，例如说在办公室文书档案收集工作中，档案管理工作人员需要大范围进行收集，这样才能够确保办公室文书档案的完整性，才能够保证办公室文书档案能够全面，而此项工作必须要充足的经费予以支撑。所以应当进一步增加对办公室文书档案管理工作的资金支持，而基于档案管理工作所需硬件条件来说，档案管理信息化建设的不断推进，要求配置更加完善的信息化管理设备，才能够实现对办公室文书档案的科学高效管理。例如说应当购置计算机、扫描仪、照相机、去湿、控温等设备，而这也需要足够的资金支持，进而保证办公室文书档案管理工作的有序开展。然后，单位应当积极引进的先进软件和技术，践行科学理念，不断进行创新实践；最后，单位应当凭借办公室文书档案信息化建设，对办公室文书档案材料予以有机的整合，一方面要积极探寻办公室文书档案信息材料的共享机制，借助信息技术提升办公室文书档案管理的效率，从而实现各类档案识别、分别、传输的准确性，另一方面单位要积极探寻办公室文书档案信息的整合方式，实现档案管理的多元化整合[4]。

4 结语

综上所述，办公室文书档案管理对其单位的发展而言发挥着至关重要的作用，但是因为各种因素，当前个别单位在办公室文书档案管理方面还存在着档案管理工作重视不够、办公室文书档案管理人员业务水平较差、办公室文书档案管理机制不健全、档案管理信息化程度有待提高的问题，针对这些问题，必须深入分析原因，然后对症入手，采取有效的对策，全面提升文书档案的管理水平，充分发挥出办公室文书档案的价值与作用，保障单位各业务顺利开展。