新时期社保单位档案管理专业化建设的思考

杨巧燕

（黑龙江省八五七农场社保局，黑龙江 密山 158322）

新时期，社保单位还要创新档案管理工作的方式，构建稳定的档案管理专业体系，在推动社保单位档案管理可持续发展的理念下，构建更加专业的档案管理工作队伍，科学合理配置专业的技术人员与设备，建立标准化、先进化、共享化的档案管理理念，重视从具体工作环节入手，从整体上提高社保档案管理工作的水平，更好的解决社保档案管理工作存在的现实问题。

1 新时期社保档案管理的主要问题

1）社保档案管理基础薄弱。社保档案管理的专业性不强突，出表现在基础薄弱方面。例如，很多社保单位不重视开展档案管理工作，社保档案管理法规制度不健全，社保档案管理效率较低，社保档案管理的整体水平有待提高。有些社保档案管理人员的业务能力不足，社保档案管理较混乱，基础工作质量较低，未能建立健全社保档案管理制度，不能与时俱进进行社保档案管理流程的优化，未能贯彻执行先进社保档案管理标准。还有很多社保单位信息化程度日渐提高，但是档社保案流转机制建设不足，各部门在社保档案管理时配合不到，既缺乏专门的社保档案管理监督机构，也缺少标准、合理、规范的社保档案管理工作制度，因技术规范问题影响了社保档案管理的效率，降低了社保档案管理水平，未能发挥社保档案实用价值。

2）管理方法创新不足。社保单位需要采用创新的档案管理工作方式，由于不能改变现有社保档案管理方式，导致社保档案应用效率低，影响社保档案的进步。当前，还要采用多样化社保档案管理方式，注重更新传统的社保档案管理技术手段，进一步实现社保档案管理的多样化发展。很多社保档案管理的方式方法创新不足，社保档案管理技术手段不符合档案管理的实际需要，不能进一步优化现有的社保档案管理工作制度，社保档案管理细节指导不足。社保单位虽然具备了信息化的档案管理工作的框架，但是不具备化现代化的运转体系，在社保档案管理细节上仍然落后西方国家，手工管理方式不仅影响社保档案运转效率，而且极大影响社保档案的精准性，不利于更好的发挥社保档案在社会服务中的重要价值。

3）缺乏专业技术人才。社保单位档案管理人员配置数量有限，社保档案管理人员的专业技能不高，社保档案管理人员的整体水平还有待提高。不少社保单位严重匮乏信息技术设备，缺少具备专业社保档案管理知识的档案管理人才。或者缺少社保档案管理工作的职能部门，社保档案管理业务不规范，基层各部门社保档案管理缺乏专业的指导监督。不能引导社保档案管理人员研究档案信息化管理命题，导致社保档案管理专业化建设的整体较慢。新时代社保单位缺乏专业档案管理机构指导，缺乏有效社保档案管理人才交流系统，社保档案管理人员的专业性、知识背景、能力水平均有待提高，需要第三方档案机构的指导。

2 新时期推动社保档案管理专业化的措施

1）完善社保档案管理方法。社保档案管理工作的首要任务是提升现代化水平，强调优化社保档案管理工作的具体环节，逐步解决纸质档案管理时代遗留的各种问题。首先，大力引进电子信息设备，逐步推动社保档案管理的信息化，强调基于先进的社保档案管理软件提高档案运转工作效率，依托网络信息技术提升档案资源的共享服务效能，为社保档案管理改革打下坚实的基础。其次，构建与本单位规模相符的专用社保档案管理系统，必须根据社保档案管理目标、现有社保档案资源数量规模，以及社保档案业务改革的方向，开发符合自身情况的社保档案管理系统，防止社保档案管理系统贪大求全，重点提高社保档案管理系统的实用性。第三，进一步优化社保档案保存方式，重点做好电子文档的存储与整理工作，逐步的将云技术纳入社保档案管理体系当中，大力的更新社保档案存储的载体，解决社保档案实时化存储与运转中的问题，并且不断推动社保档案管理向着标准化的方向快速发展。第四，提高社保档案资源的保密性和安全性，尤其注重加快档案安全建设的步伐，逐步的引进专业的社保档案安防系统，基于身份识别系统、备份系统、实时监控系统保证社保档案在更加安全环境下有序快速运转。

2）转变社保档案管理理念。新时期必须进一步优化社保档案管理人员的工作理念，在高度重视社保档案管理的基础上发挥档案资源的实用价值。首先，加快社保档案管理技术的创新工作，不断提高社保档案技术的应用质量与效率，着力进行社保档案资源的深度开发，重视展示社保档案信息化技术成果的引进，更好的运用先进社保档案服务，解决社保档案应用中的问题。其次，明确社保档案管理责任分工，制定更合理的社保档案资源的运转机制，尤其高度重视界定各部门在社保档案管理中的义务，形成社保档案管理专职部门与各业务部门的分工协作规定，优化社保档案管理运转的流程，不断强化基层各部门人员在社保档案管理工作中的责任感。第三，积极鼓励社保档案管理工作的创新，大力推动社保档案管理方式改革创新，完善档案管理运转的实践机制，达到全面提高社保档案管理运转效率的目标。应当激励社保档案管理员的创新意识，通过科学的奖励机制鼓励档案员进行创新，引导档案员自主表达思想，推动档案员积极进行工作创新。第四，建设档案员培训工作机制，持续提高档案员专业技能，全方位的解决档案员能力素养问题，大力普及档案管理的知识，形成浓厚的社保档案管理工作改革氛围。

3）完善社保档案管理体制。社保档案管理中的主要问题表现为档案运转不流畅，档案处置速度慢，虽然社保档案管理的某些方面有亮点，但是档案管理的总质量水平低。新时代应当优化社保档案管理标准，明确社保档案管理各项要求，推动社保档案管理人员提高工作效率。首先，应当结合业务工作特征，根据自身发展的需要，进一步优化社保档案管理运转体制，全面建立完善社保档案管理的绩效考评机制、质量监督机制、责任追究机制等。其次，提高社保档案管理约束性，保证社保档案管理工作的公平性，明确各部门在社保档案管理中的权利与义务，做到权利与义务对等，在要求各部门配合开展社保档案管理工作的同时，还要更好的满足各部门的社保档案使用需要，从根本上提高各部门配合开展社保档案管理的积极性。第三，在社保档案管理水平有限的情况下，社保档案管理不仅要发挥本单位专兼职档案管理人员的作用，还要大力的聘请专业的机构辅助开展好档案管理工作，建立内引外联的工作机制，促进社保档案管理软件不断升级。同时实现社保档案管理人才的交流培养与岗位轮转，依托专业机构解决社保档案管理人员专业性不足的问题，通过第三方代为培养、人员交流、课题研究、集中培训方式提高社保档案管理人员业务水平，满足专业化社保档案管理工作的需要。

3 结论

新时代社保档案管理必须面向现代化，要求建立信息化的社保档案管理工作体系，着力以专业化社保档案管理的理念全面提高档案管理工作的水平。具体需要进一步提高社保档案管理人员的专业性，建立健全社保档案管理工作制度，进一步加快社保档案管理工作方式方法的改革，依靠全员优化配置社保档案资源，创新社保档案管理模式，更好发挥档案的实用价值，满足社会的使用需求。