医院人事档案信息标准化管理的思考

张 健

（博兴县疾病预防控制中心，山东 滨州 256600）

人力资源管理工作中，人事档案的构建流程相当复杂，且十分重要，医院理应予以足够的重视。在将自身人事档案管理工作做好的前提下，应合理优化人力资源配置，严格进行相关制度措施的制定，促进自身竞争力的提升。同时，管理期间需要对档案管理人才的招聘及培训等一系列工作予以重视，以便使人事档案的运作效率得以提升。

1 医院人事档案信息资源特点

1）信息量大。医院人事档案信息包括医院工作者的履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、表彰奖励、违法违纪、招录/聘用材料，等等。大数据背景下，运用计算机信息技术将这些信息电子化后，并及时转化成为需要保存的档案信息资源，人事档案信息资源数量较以往增速更快，形成了庞大的医疗人事档案信息量。2）数据形式多样。大数据背景下，医院人事档案信息资源呈现出多元化数据模式，既有文字，也有图片，还有各种重要的视音频资料，等等，这些多元化档案信息资源给人事档案管理提出了新的更高要求。3）处理速度快。随着计算机信息技术、互联网、物联网技术在医院人事档案管理中的应用，医院人事档案管理拥有了专门的数据库平台载体。无论是人事档案信息资源的收集、添加、整理，还是后期检索利用等，较传统人事档案管理相比，效率实现了 极大地提升。4）价值密度低。与传统医院人事档案管理相比，大数据背景下医院人事档案信息资源收集更加便捷，涵盖的人事档案信息更加全面，但与此同时，人事档案信息资源的利用价值密度降低，需要从比以往更大范围进行人事档案信息搜寻和查找。

2 医院人事档案信息标准化管理的作用

2.1 有利于提高档案信息的完整性和安全性

在医疗改革背景下，医务人员流动性增加，但档案信息没有跟随人事变动及时更新和维护，经常会出现档案无法调动或者人员信息更新不及时等情况，发生“有档无人、人档不一、档案失联”等问题，使档案信息完整性与真实性被破坏。通过对纸质档案的电子化处理和数据录入，可维护档案信息的完整性和安全性，通过给各个部门设置相应权限，进行分权限管理，进一步扩大档案信息收集的范围，各部门共同有序管理，提高了档案信息的使用价值。

2.2 提供科学合理的评价和考核

医院人事档案管理能将重要的人才供医院参考使用，奠定人才评价及考核的基础。而医院在高层次人才招聘及引进中，能够提前大致了解人才的学历、专业技术水平及工作经历等一系列资料信息。所以，人事档案管理工作能够将信息提供给医院人力资源管理部门，这样一来，可确保所招聘的人才各方面都能满足医院的需求，可促进医院职工整体素质的提高。

3 医院人事档案信息标准化管理措施

3.1 开发新系统，引入新科技

医院需要将现代科学技术积极引入人事档案管理工作中，实现信息化管理。具体而言，应做到如下几点：首先，应积极联系具有较好口碑及业绩的软件公司，建立合作关系，开发与自身相适应且将人事档案十大分类材料信息包含在内的人事档案管理数据库。同时，该数据库需将每卷档案具体位置及使用现状清晰标注。其次，档案管理人员在应用扫描仪时，扫描档案原件并将其上传数据库后，同样需要在该库中储存原始资料的图片版本，供日后查阅。最后，医院员工可在登录后，对个人年龄、学历及职称等基本信息进行查看。不但能帮助员工做好职业规划，同时也能帮助他们及时发现问题，以便反馈与更改。此外，为了保障数据库的准确性与安全性，医院理应督促软件公司及时维护并升级该数据库。

3.2 转变思维，强化人事档案信息资源收集整理

大数据背景下，医院人事档案信息资源的完整性、准确性是档案管理工作的前提和基础。强化“云计算”“大数据”管理理念，既要全面收集医护及行政管理人员的基本信息、工作成绩，也要利用大数据信息技术，将人事档案管理系统与办公OA系统、财务管理系统等终端数据接口相连，当人事信息发生变化时，能够在第一时间将相关重要信息进行自动采集。此外，要转变传统人事档案信息资源收集管理理念，变“坐等上门”的被动式收集为“主动上门”收集，根据人事档案管理的标准和要求，强化人事档案信息资源收集的前端指导，从而提升医院人事档案信息资源收集的完整性、规范性和科学性。此外，完善人事档案信息资源标准体系，实现人事档案信息资源的统一归口管理。

3.3 完善数据管理系统，提高人事档案信息资源建设成效

人事档案信息资源建设是人事档案管理发展的趋势，而数据管理则是提高信息资源建设效率的有效途径。受限于人事档案信息资源的特殊性，其信息资源建设与现代信息技术下的数据开发与应用落差较大。数据管理强调了对直接数据和间接数据的整合与分析，因此，应完善数据管理系统，以提高人事档案信息资源建设的成效，为后续的数据开发利用提供支撑。1）应完善数据管理平台。完备的硬件设施和管理系统能不断根据人事档案工作的实际情况更新系统功能、提高数据处理能力。人事档案管理部门应拟定长期的数据管理平台发展规划，根据单位人力资源战略发展的重要内容和投入资源情况，分阶段升级数据管理平台。2）保密性是人事档案管理的重中之重，因此数据管理系统也应注重各种信息安全风险的防范。采用规范化的身份识别与授权加密机制确保信息资源库访问的安全性；建立健全数据日志，对人事档案的访问、读写和存取等操作进行实时记录和监控。3）提升工作人员数据管理素养。系统是由人操作的，因此工作人员的素质也决定了数据管理系统的作用是否能充分发挥。对此，应采取积极对策。对外部，根据需要，积极引进数据管理系统专门人才。在内部，加强培训，提高工作人员专业知识，实现管理队伍的知识化、专业化。

4 结语

综上所述，信息化是当前医院人事档案管理转型与创新发展的基本趋势，更加准确、有效的信息化管理制度不仅能够推进人事档案管理从纸质向数字化的转型，更能够促进医院的整体信息化发展。目前各级医院在人事档案信息化建设中已经取得了初步成绩，但同时也存在着诸如重视程度不高、缺乏长远规划、档案质量偏低、缺乏专业性人才等一系列问题，使得医院在管理工作中难以最大化实现信息化转化。