电子档案发展前景和风险因素研究

时间：2024-04-25

张敏

（青岛市市南区教育保障中心，山东青岛 266000）

档案管理工作在各类单位中都居于举足轻重的作用，实现档案管理的电子化转型，以信息化局建设助推档案管理的科学性、安全性和规范性，已经成为档案管理工作的基本共识。但在具体的工作中，档案管理往往不受重视，创新性不足，信息化建设也基本随大流，缺乏专业性的研究和发展。档案电子化与其他工作的信息化建设，在专业性、设备和系统方面具有较强的差异性，风险因素也不同。做好电子档案管理工作的开展，确保档案安全性，需要专业团队开展专业性工作，避免档案工作出现问题。

1 基层档案管理工作的电子化转型

在信息化高度发达的今天，基层的档案管理工作与电子档案关联密切，绝大多数档案管理工作都最终与信息化衔接，因此，理顺基层档案管理工作的流程和细节，是电子档案管理工作良好开展的基础。基层单位的档案工作，主要包括收集、整理、保管和利用四个方面，信息化建设必须全面渗透。

一是档案的收集工作。除了做好纸质文书档案的收集，还要注意电子文件、图片、影像资料和网络信息的收集整理，立体化展示各类工作的过程与成果，做好分类和规格登记，注意档案之间的逻辑顺序和真实性。对一些内容不完整的档案资料，要溯源研究，确保档案的真实性、完整性和逻辑性，并做好档案资料的来源、形成过程等相关备注登记。

二是档案的整理工作。基层单位的档案主要包括人事档案、工作档案，必须要有专业人员进行档案管理，按照专业分类要求、管理规范和上级要求进行科学整理，并对发现的遗漏、错误等问题进行查证和修改。在电子档案的整理过程中，一般不需要做内容的修改和完善，主要是对电子资料的格式类别、尺寸、完整性和关联性进行分析，确保资料科学有效。

三是档案的保管工作。以电子档案为例，储存载体大多数是硬盘，但随着大数据业务的兴起，大量资料被上传至服务器，进行线上保管、远程管理和异地备份保护，确保了档案资料的多重性安全，避免因断电、浸水和火灾导致档案资料的丢失。采用大数据储存的情况下，档案管理人员更要做好资料线上管理，方便档案的补充、利用和转移。

四是档案的利用工作。大多数档案都有较高的利用价值，利用方式要以优质的管理工作为基础。人事档案关系到企事业单位工作人员的学习、升迁、收入和福利等，各类档案信息的记录和调用，都关系到个人的实际利益，在档案的利用中，既要确保信息资料真实无误，又要及时更新，避免个人利益受影响；工作档案也被称为业务档案，记录了企事业单位的文件、工作过程和成果，对今后的工作具有重要指导意义，也是机构发展、服务民生的重要依据。

2 未来电子档案的发展方向分析

电子档案是纸质档案在信息化社会的延伸，是与社会实现接轨、提高社会效率的重要举措。我们既要看到电子档案带来的便利，也不能放弃传统纸质档案的优点，从当前的档案管理工作发展方向来看，电子档案在未来会有以下几个方面的新变化：

一是电子签名将会广泛应用。电子签名的相关法律法规已经于2005年正式实施，但由于信息技术的普及力度不够，电子签名当前的应用范围还不够广泛，目前主要在通信服务、金融服务和部分网络服务活动中得以应用。随着电子签名管理和服务的规范化，在档案管理领域，电子签名也会逐渐替代纸质签名，一系列的资料存档、证明文件签名，将会首选采用电子签名，并在系统中进行留存。当然，做好档案管理信息化水平的提升，提高加密水平和管理能力，才能最终实现这一功能。

二是云储存将会逐渐替代纸质档案储存。传统档案资料需要大面积的库房存放，还需要进行环境的维护，避免水火灾害的发生，加强防盗举措，避免纸质档案资料因环境和外力受损，也要保护档案资料的安全性。云储存是利用服务器远程保管，档案管理部门只能根据工作人员的权限，调用、查阅或修改档案资料，有利于保护档案安全性，也节省了储存和管理成本。

三是信息化环境下应用更广泛更便捷。目前的档案查询还需要人工查找，但电子档案在智能化系统中，根据关键词和类别进行查找，将更加方便。同时，资料的应用过程中，可以为上级主管单位开放一定的权限，通过电脑就可以查证干部的档案信息，提升了管理效率，同时也避免了档案资料在转移过程中的遗失、损伤和被篡改。