浅谈档案信息化建设的难点和重点

时间：2024-04-25

杨洁

（青海省人民医院，青海西宁 810007）

1 档案信息化建设的几个难点

1.1 各类档案信息大，录入工作量大

一个单位或企业不管架构大小，其档案信息量都是非常大的，各种分类档案信息层出不穷，各种信息含量更是惊人。就拿北京天运北京天运中兴物业管理有限公司来说，档案文本信息巨大，录入工作量是巨大的。该公司属于市属国有企业的三级单位，主要经营范围为本市市属国有企业职工住房等非经营性资产实施专业管理的物业管理单位。该企业现有文书档案380卷，其中永久85卷，定期30年203卷，定期10年92卷；科技档案以基本建设档案为主，共有560卷，专业分别为土建、水暖、基础管线等。根据单位的业务经验范围，有业主房屋档案6500卷，以业主租赁和买卖合同为主。这些案卷为原产权单位移交，保管期限为永久；会计档案有会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算资料，共计3623卷；人事档案86卷。自2019年以来，单位档案室共收集各类材料文件5600件，整理各门类档案530卷，整理库存资料660卷，累计800多件，底图、蓝图204张、1026张。因此要想把这些信息录入到电脑中，组成完整的数据库系统，难度可想而知，不仅需要大量的时间，而且还要花费大量的人力、物力和财力。一个物业管理公司这么一个小单位就包含这么多的文档档案信息，何况哪些大型企业公司呢？由此可想，档案信息化建设初期的文本信息的数据化和电子化，工作量是出奇的大。

1.2 档案信息化方面建设物力、财力投入大

档案信息化建设需要专业的硬件设备和软件设备，比如电脑以及专业的软件系统本身就是一笔很大的支出，同时这些设备设施不要不断的更新，如果硬件设备和软件不能得到及时的更新，很难有效地开展信息化数据档案的高效管理工作，因此设备和系统的更新换代仍需要一定的物力和财力作为保障。另外，在建设初期，大量的整理、录入、管理工作需要大量的人力来作保障，这些工作离不开人员的付出和劳作，这更是一笔很大的支出。虽然在建设后期随着整个工程的逐步完成，档案信息化物力和财力需要较先前少很多，但是其维护运行仍需要投入，特别在档案信息管理者的培训仍需要投入。我们知道，档案信息化管理是个新尝试和新发展，原有的档案管理工作管理先前都是采取纸质化管理，对电脑中的数据库建设和电子化运用大多是一知半解，他们不仅在信息化建设上面缺少经验，而却在计算机运用以及数据化管理方面更显得力不从心。因此，各大中小企业或者单位必须要加强对档案管理人员的招入和培训，新进员工的工资福利以及培训各项经费仍是一批很大的费用。由此可见，充分保障的物力、财力和人力是推进档案信息化建设必不可少的重要条件，如果缺少这方面的投入和保障，企业或单位要想取得档案信息化建设的成功简直天方夜谭。如果资金投入较少，这将直接导致档案管理部门的硬件系统陈旧、软件系统更新落后，缺少相应的配套软件，使得信息查询慢，适应能力差，软件功能少且速度慢，势必会严重影响了信息化数据档案管理工作的顺利开展。但是，随着档案信息化建设各项费用的增加，给企业势必带来一定的影响。

1.3 档案信息化数据资源收集、利用效率较低

由于档案信息量大，单位和企业在收集和整理时难免能面面俱到或者眉毛胡子一把抓，使得信息整理没有进行分类，也没有对信息进行严格的筛选，没有考虑到信息的使用价值，只是直接地记录下来、输入到电脑中，这样一来，就容易造成信息数据化和电子化杂乱无章，没有真正形成一个系统，使得档案信息化数据资源收集和利用效率低，给后面的系统运行和信息查询带来很大困难，不能真正发挥档案信息化查询方便、管理便捷的重要作用，这对信息化数据档案的管理工作，会产生极其不利的影响。与此同时，由于企业或单位档案管理部门的工作人员观念没有得到改变，服务意识不强，专业能力不高，这更加加深档案资料流于形式，没有产生实质性的效果。

2 档案信息化建设的工作重点

2.1 前期录入信息必须准确、全面、无误，更新及时

录入信息准确、全面、无误是搞好档案信息化建设的前提和保障，信息完备、准确直接影响到后面数据库的完整，影响以后档案数据库的管理。因此，企业和单位档案工作人员必须高度重视信息录入工作，在录入前必须对各类信息进行整理和分类，筛选出有使用价值的信息，并把这些完整、准确地输入到档案信息数据库中。同时，在设备系统运行过程中，有很多信息需要补充和更新，因此还要做好数据化信息的及时更新和添加，确保整个数据库里的信息是最新的，也是最完备的，为以后档案信息化的建设和管理提高可靠的数据保证。

2.2 加强培训，不断提高档案操作人员业务素质

档案信息化工作是一项重要的工作，但是不少企业或单位档案管理人员专业能力和计算机操作能力不强，使得他们不能很好地管理和运行档案信息化工作，使得档案信息化的优势和作用没有很好地展现出来。因此，为顺应时代发展，不断加强档案信息从业人员的业务技能和业务素质的培训就显得非常重要，各单位、企业要重视档案工作，积极开展培训班或者业务人员去外面专业技术班进行培训，培养工作人员的信息技术水平，努力提高他们业务能力和素质。档案操作人员的培训要注重实际运用，要把档案信息化和传统管理模式相结合，很好地利用信息化和传统管理的优势，逐步让他们掌握电脑知识和软件系统操作技能，提高现有工作人员的工作效率，进一步完善档案管理工作，促进档案信息化建设。

2.3 科学构建档案信息资源体系，确保档案工作系统化

档案信息资源是档案信息化建设的重要内容和核心内容，它是查询的资源库、数据库，所有的信息资料都来源于这里，因此把档案信息资源按照一定的规律和规则建成一个体现，实现档案信息资源体系的科学、合理构建，对档案信息数据化、电子化的快速运行和管理具有举足轻重的作用，它不仅能解决档案纸质信息数据化实现的很多问题，而且还能解决前面所提到的资源收集和利用效率较低的问题，使得档案信息数据化更加完备、准确，安置更加科学、有类，也确保了档案工作的系统化、规范化和高效化。