数字化建设背景下档案管理模式优化研究

帅欣盛

（福建省三明市政协，福建 三明 365000）

1 现如今我国档案管理所出现的问题

1）我国每天的人流量是非常巨大的，档案数量也是众多，根据以往的传统的档案管理方式来讲，需要花费诸多的人力与时间，尤其是在查询某一个档案时，需要花费好几个小时，甚至是消耗一天的时间来完成。并且大部分的档案都是纸制品，抗火、抗虫的性能并不是很好，档案留存的时间久了，会导致档案文件造成损坏，这就要花费更多的时间与资金去进行档案维护，这其中会有部分档案并没用备份，就导致这部分文档永久性的丢失，文档的损坏、丢失等出现一系列的问题，档案管理人员也是有很大的困扰，档案数量的庞大，以至于档案管理人员不能及时止损。

2）目前从档案管理的工作情况来看，一些机关事业单位的档案室也是逐渐的成熟起来，也慢慢地发展起来了，这些档案室已经具备良好的数字化管理基础，基本上可以实现档案管理的信息化与数字化，这是好的现象，档案室的管理人员已经开始用计算机来保存与管理档案。依照目前的发展形势来看，档案管理人员逐渐的向专业程度、知识丰富程度发展；从社会发展的大致方向来看，信息化技术、计算机技术、网络技术的水平也是越来越高，对档案管理人员的要求也是逐步的提高。我们不难发现，机关事业单位的工作人员多为上了年纪的老员工，往往文化程度、自身素质有限，如果单位没有开展过相关工作内容的系统性培训，档案管理的工作人员也很难做到专业化的科学管理。久而久之，这项工作一直得不到应有的重视，最终就会出现造成信息泄露、遗失等不良后果。

3）虽然档案数字化管理方式得到了广泛的应用，但是还是处在发展初期状态，使用还不够成熟，所以在档案数字化管理的过程中，就遇到了各种各样的困难。现如今最重要的就是提高档案数字化管理的利用率，熟能生巧并不是说些取乐的，面对各种各样的问题的时候，可以利用新兴技术来优化问题，利用新的技术去研发更适配机关事业单位的管理系统，更便捷的软件，让未来档案的数字化管理更有效、更合理，从而进一步的提高数字化管理的高效性，让数字化管理从单一的管理模式转变成集体化的管理模式。就目前我国数字化档案管理人员的思想来说，他们的思想都是比较停滞的，都停留在传统的管理方式方面，还有他们的综合素养也是比较低的，在他们眼里，数字化档案管理方式是一个虚设。

2 数字化档案管理方式的优化措施

1）优化档案制度管理。无规矩不成方圆，工作的正常运行需要有制度保驾护航，档案管理也不例外，合理的管理制度可以使档案管理变的更具科学性和有序性，保证档案管理工作的正常组织运行，继而使档案管理的作用充分发挥出来。建立科学合理的制度，首先要求管理人员对制度的优化进行全面分析，从档案的搜集整理、保管、借阅、查询等多方面、多角度，找出当前所采用制度的缺陷或不足，再完善工作管理制度，并要推广落实已制定好的制度，确保工作人员都能够自觉遵守制度，在制度的框架下展开工作。建立有效合理的制度一方面可以提高档案管理的工作效率，另一方面也为档案资源的有效利用。

2）优化档案管理人员队伍。提升机关单位工作人员的综合能力是档案数字化管理建设中所涉及的人才问题，档案管理的数字化与信息技术都能关系到工作人员，与他们的知识有着重大的关联，所以，新型技术的人才引进是至关重要的。在数字化管理平台的使用过程中，主要针对的是数字化设备与数字化信息的采集，这些档案管理者的工作方法要进行相应的转变，要逐渐地去适应现代化技术，也要学会现代化的管理方式，一方面提升自身的综合职业水平，另一方面对网络的管理、信息技术、网络技术、计算机操作等的部分内容进行熟练，并且认识规范的操作。管理人员也要认识到信息的安全化管理，档案数字化管理的基础就是安全性与保密性，部分档案在使用的过程中是加以控制的，是十分保密的，档案数字化建设的过程中，一定要注重档案的安全性能，加大对档案的保密工作，保证档案的安全性，档案数字化管理途中要有完整的档案管理机制。

3）健全档案管理安全保密制度。在档案管理人员工作的过程中，一定要遵守相应的档案法规，档案载体与档案使用的方式是在不停变化的，所以，档案管理必须要有完整的、与现实情况相符合的管理机制，在这个基础上，也要制定出相应的法律法规，方便档案数字化管理工作顺利地开展下去。数字化档案管理人员可以对拥有一定的监督权、使用权等一切权利进行合理的划分，并且要有明确的规定，对档案信息的安全得以高度重视，对档案管理人员的合法权益进行保障。数据与档案的重要作用之一是资源共享，以目前的情况来看，在很多机关事业单位中，都很难切实把这一项工作发挥好，现阶段只是一些单位的档案管理部门因安全等方面的因素不愿意将本单位档案信息与其他单位的同等部门进行资源共享。为了更大程度地发挥档案管理的作用，在搭建各单位的档案管理数据平台的时候，各个相关单位的管理者们应提前进行沟通，相互理解并建立紧密协作，利用网络优势开放资源共享功能，搭建可以发挥更大作用的数据平台，方便系统内各单位信息互通，开展工作。单位相关领导要增加档案管理部门的指导性工作，着重强调网络技术与该管理工作科学交融使用的重要意义。当然，搭建数据平台的同时不能降低安全意识，要对知识产权以及特殊重要信息内容的保密性加以重视。

4）完善办公设备。机关事业单位在档案管理设备的选择上，应该选择技术成熟及其可靠的设备，并且在使用的过程中定期对设备进行测试，必要时也可以更换设备，存储介质，技术的升级和跟踪技术，为数字化档案的更新和移动做好一切的准备。设备作为数字化档案的载体，一定要及时地去更新替换，消除一些因为设备出现的一些小问题。在数据更新和移动的过程中，一定要加强监督，确保数字化档案是安全的、是完整的、是准确的，而后，定期要对档案进行一次备份，以防人为或者是自然灾害对档案造成不可挽回的毁坏，如果有条件，可以对一些重要的文件进行异地保存。

5）档案管理功能的延展和改善档案管理的服务水平。作为数据信息时代的档案管理人员，思想和工作方式上都不应仅仅拘泥于传统档案管理套路式的工作模式，而要勇于改变自己和迎接挑战。在信息化的背景下，勤于思考，善于学习，提升自己的学习能力和工作 业务能力，针对过往工作经验有扬有弃，并且紧密结合实践工作，针对档案的应用功能进行有效拓展。在过去的档案管理工作中，可以为有需要的人提供更多的查询功能，而档案的收集工作又是如此细碎复杂，仅仅一项查询功能完全无法体现档案管理的实际价值。搭建档案数据平台之时，首先要考虑的是已经对于以往大量文字信息进行了充分的归类及分类，剖析档案之间的内在关联，注重开发档案的潜在价值。也要善于根据大数据计算出工作人员的信息偏好，继而可根据计算结果向其推送内容，以此丰富档案管理的内容和含义，改变以往事业单位档案资料开发利用效率过低的问题。

3 结语

机关事业单位在发展的过程中，一定要注重数字化文档管理的建设，信息化档案事业的发展为单位带来了更多发展的机会，档案的数字化管理已经是一条必经之路，也是顺应了我国信息化建设时代，档案管理也要与现代社会的发展相互协调，与社会共同进步，积极去探索档案数字化管理道路，推动我国的信息化建设，也加快单位档案的数字化管理脚步，所以，档案的数字化管理对我国机关单位档案事业发展有着非常重要的意义。