浅议大数据背景下完善档案管理与开发利用的可行策略

刘丽琴

（山西省忻州市五寨县妇女儿童工作服务中心，山西 忻州 036200）

档案是指直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，对人们的生活和工作非常重要。档案管理就是对档案实体和档案信息进行直接管理，它是国家档案事业最基本的组成部分[1]。近年来，伴随着网络科学技术的飞速发展，我国逐步进入了大数据时代。大数据当中蕴含着极大的数据资源，工作人员可以通过大数据快速的调取信息，使档案发挥更多的价值。同时，在大数据浪潮汹涌而至的时代，档案部门理应顺势而为，做好档案的管理与开发工作，推进大数据时代档案管理事业转型升级。

1 大数据时代特征

大数据即是超出传统流程以及分析能力的相关数据，又称之为巨量、海量的信息数据[2]。大数据集中解决的是数据信息存储、计算以及应用相关问题，是在信息科学技术支撑下发展的新技术形式，其基本特点就是多样性、规模性、价值性、高速性。大数据可为人们提供丰富的信息资源，且在数据容量满足的情况中，能提升数据处理实效性，促进人们对信息数据的有效性运用。

大数据时代就是数据分析更丰富、信息技术更先进、知识信息管理更智能的时代。2014年3月，大数据被首次写入政府工作报告；2015年8月，国务院发布《促进大数据发展行动纲要》，10月，党的十八届五中全会正式提出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”，这表明中国已将大数据视作战略资源并上升为国家战略。

2 大数据时代档案管理与开发利用现状及特点

1）档案管理与开发利用现状。档案是对各单位的生产活动、管理活动进行约束、记录的第一手文件材料，做好档案的管理工作，能够帮助有关单位及时整理管理经验，为各单位未来的发展提供必要的文件支持。然而，经调研发现，在当前的档案管理与开发工作中，大部分单位的档案管理工作都呈现出“偏重式发展”的负面问题。一方面，重管理不重开发，在归置档案、整理档案的过程中，将档案管理工作的重心放在“档案记录”上，忽视了档案中所积累的生产经验与开发价值。另一方面，重档案不重方法，内部管理意识淡薄，认为档案管理的价值在于“档案入库”，档案开发的价值在于“档案调阅”，从主观意识入手，强行削减档案管理的发展价值与实用价值。

2）档案管理与开发利用新特点。在大数据时代发展背景中，信息数据处理与分析工作存有数据规模较大、数据内容较广泛、数据格式较多样等诸多特点，使得信息多样化特征更为突出。同时，对各类信息数据处理具有较高要求，有诸多数据还要精确化分析与处理。为此，在社会发展新时期，多领域发展中数据信息价值意识觉醒，有诸多人群开始逐步认识到数据信息价值作用。档案管理工作是人类社会信息处理分析的重要实践活动，各项活动开展中会受到大数据时代发展影响，促使档案管理工作也开始进入到大数据时代。在目前档案大数据背景下，建立更为完整的档案资源信息库，在大范围档案数据中，通过较快的信息处理速率、较强的信息分析能力等智能化分析措施，在较短信息中能获取较多价值信息，并将信息传递到具有信息需求的对象，提升信息应用价值，从而帮助各单位优化管理方向与发展方向，最终实现单位的全面、可持续发展，是新形势下档案管理工作的重要发展趋势。

3 大数据背景下完善档案管理与开发利用路径

1）注重理念革新，开发与管理同步。大部分单位在档案管理中遵循“以不变应万变”的管理理念。然而，仅围绕“管理”所发起的档案整理及调用工作是不全面的，在这片面化的管理理念下，档案管理很难发挥其应有的价值。在全新的档案管理背景下，相关单位应落实“以档案管理为第一要求、以档案开发为后续任务”的新型档案管理理念，依靠人力资源与硬性制度的相互配合，将大数据理念、信息技术与档案管理工作、开发工作结合起来，保障档案管理工作的高质量。首先，有关单位应建立相应的档案管理小组，努力宣传大数据的管理优势，使档案管理活动与开发活动的实践价值得以展现出来，对档案开发工作给予全方位的重视。其次，相关单位必须努力落实做好内部档案管理设备的配置工作，建立完备的档案管理制度，保障档案管理工作的高质量。第三，在内部管理与建设活动中，有关单位可适当调整档案在管理活动中的出现频率，依据档案中的生产活动、生产经验为未来管理工作的落实做好准备，展现档案的开发价值，确保档案管理活动的高质量。

2）注重方法改进，线上与线下并行

在大数据背景下，档案信息的交流、置换与调整变得愈发频繁，档案管理工作量激增，以传统书面材料为主要载体的实体档案占地空间较大，且对于人员变动、单位建设、日常事务管理等活动，相关人员无法利用实体档案对其进行记录，已经无法满足相关单位对于档案的调用需求。基于此，要积极调整档案形式，实现大数据理论与档案管理工作的高效对接，促使档案管理方式向着系统化、全面化、科学化的方向发展，以提升档案的使用价值。首先，在大数据背景下，相关单位应尝试将现代技术与档案管理要求结合起来，做好线上技术的开发工作，以现代化的档案管理手段推动档案管理工作发展。其次，在档案建设环节，相关单位仍应以线下档案为第一手资料，依靠线下档案中所记录的相关内容，整理并制作线上档案，为后续的档案调用、开发等做好准备。第三，线下档案的分类形式较为复杂，所涉及的管理内容比较繁琐，在建设线上档案储备库的过程中，有关单位应指派信息技术管理人员管理档案储备库，做好档案的加密、保存及调整工作，避免因档案疏漏而引发的管理问题。

3）注重人才引用，专业与制度齐抓。目前，在大数据背景下，线上档案、多元档案等新式档案层出不穷，从事传统线下档案收集和管理的人员并不完全具备专业的数据处理和档案管理能力，导致在数据收集与最终整理的过程中都存在很大的障碍，直接影响档案管理工作的顺利展开。

在大数据时代，档案管理工作要想做到与时俱进，还要切实重视档案管理工作人员实际工作质量的提升，要以专业化的档案管理人才助力本单位的长远发展。首先，相关单位应将人才管理档案的先进理念落到实处，应将人才的引用、调度放在优先位置，以人才为第一生产力，从各个角度入手，依靠人才响应制度，为档案管理活动的落实提供实质性支持。其次，有关人员应积极尝试落实档案管理计划，以硬性制度为第一行动标准，对如何管理档案、管理哪些档案、哪些员工能够管理档案等一系列问题作出明文规定，依靠制度约束档案管理活动，保障档案管理工作的实效性。第三，在档案开发研究过程中，相关单位应引入高级综合型人才，要求其利用信息技术、云平台等手段深挖档案的建设价值，对档案中存在的漏洞进行填补。此外，有关单位应定期对档案管理制度进行调整，以实现档案管理工作的科学价值。

4 结束语

综上所述，信息技术的飞速发展为大数据时代的建设打下了良好的基础。在大数据时代，档案管理与开发利用相关工作的与时俱进是十分必要的，相关部门应正视档案管理与开发利用的优势与不足，依靠大数据时代下相关技术高效性、长期性的特点，不断探索和改进，勇于实践和创新，为提高档案管理与开发利用的工作效率和服务水平而不懈奋斗。