完善干部人事档案数字化建设的对策研究

时间：2024-04-25

张学路

（长治市潞州区委组织部举报中心，山西长治 046000）

互联网时代，大数据正在引领各领域和各行业的变革与转型。干部人事档案是记录干部经验、作风和工作表现的资料，是历史和全面认识干部的重要基础。干部人事档案工作是干部人事工作的重要部分，在大数据浪潮汹涌而至的时代，认真对待干部人事档案数字化建设，充分发掘其对干部人才资源开发的重要作用，是体现公道正派选人用人的重要内容。

1 干部人事档案及其特点

《干部档案工作条例》中明确表明，干部档案是党和国家历史资料的核心内容，是记载干部个人经历、政治思想、业务能力等内容的材料，是国家档案的重要组成部分，是干部工作的重要内容之一。

干部人事档案具有六大特征[1]：一是具有全面性，它可以记录干部职工个人成长和发展的历史，是干部职工个人信息的存储库，反映干部职工的整体情况；二是具有真实性，它可以显示干部职工的家庭、职业、个人状况等各个真实方面，能为组织人事部门提供优质服务，是干部人事档案现实的基础和前提；三是具有现实性，它可以直接服务于实际工作，是组织人事部门正确使用人才并合理解决工资的重要依据；四是具有动态性，其随着干部人生道路的延长，持续性的整理入档；五是具有流动性，必须坚持“档随人走”，干部人事档案的管理与干部的人事管理相统一；六是具有机密性，其内容涉及许多方面，其中一些反映了一些重大的历史事件，任何人不得泄露或者私下存放干部人事档案及其相关材料。

2 干部人事档案数字化及其优势

1）干部人事档案数字化建设。干部人事档案数字化建设是指利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把干部人事档案转化为数字化档案信息，以数字化的形式存储，建立和完善档案目录数据库，采用计算机系统进行管理，以网络化的形式互联，并通过数据接口与政务办公系统连接，借助数字化技术平台实现快速检索与利用，从而实现档案信息资源共享。

2）干部人事档案数字化优势。干部人事档案是国家档案工作的重要组成部分，其管理反映了干部的基本素质和组织人事部门的管理水平。2010年，中组部提出“干部档案数字化”的要求，开始在全国统一实施干部人事档案信息化项目建设。干部人事档案数字化是政府信息化的重要内容，有利于提高干部人事档案信息的使用价值和资源共享，扩展干部人事档案信息的使用范围；有利于震慑和遏制干部人事档案造假行为，促进干部讲诚信、懂规矩、守纪律；有利于提高工作效率，降低干部人事档案使用成本；有利于提高保护档案实体安全性，规避各种自然灾害或人为损害对干部档案信息可能造成的严重后果[2]。

3 干部人事档案数字化现存问题

1）重视程度有欠缺。从调查来看，目前有些单位领导对干部人事档案数字化工作还存在“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的观念，不积极主动开展干部人事档案专项审核回头看和数字化示范点创建活动。如，有些单位虽然有干部人事档案数字化建设制度，但是执行过程中打折扣，在干部人事档案数字化建设工作中推进不主动，质量及效率明显拖后腿。

2）系统化程度不足。从调查来看，目前干部人事档案库房虽然已基本实现“四室分开”，但许多单位受办公场地的限制，没有考虑到未来10-20年的干部档案管理，没有做整体设计方案，这样非常不利于干部人事档案的保管保护。此外，还有部分单位存在当年新形成的任免、工资、年度考核等基础材料未及时收集入档，新归入的资料不够规范，查借阅手续不完备等情况。

3）信息化程度较低。从调查的情况看，目前虽然干部人事档案实现了数字化，但是档案利用综合效应发挥不充分。主要表现为，一是大部分单位没有利用计算机辅助管理干部人事档案工作的意识，二是科学有效运用干部人事档案数字化建设成果的能力不足，三是组织人事干部坚持“凡提必审、凡进必审、凡转必审”以及“常查档、勤用档”意识不强。

4 完善干部人事档案数字化建设的建议

1）严守干部人事档案数字化建设规范性。标准化是开展干部人事档案的数字化建设最基本的要求，数字文件信息的存储和传输必须建立并采用各方和各地区认可的规范和标准。目前，我国各级各类档案管理部门已经制定了许多数字标准，在规范档案信息数字化方面发挥了很好的作用，但干部人事档案的标准化仍需进一步完善。所有数字化干部人事档案必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采用通用标准，以避免因存储格式和软件平台不同而导致的不同转换造成的资源浪费和时间延迟，降低信息存储和传输的效率。明确了干部人事档案数字化建设的规范，才有助于选择最佳的干部档案数字化技术方案。

2）严把干部人事档案数字化建设安全性。“安全体系”是管档部门的基本任务和第一要务，干部人事档案数字化发展中也必须要考虑安全这个重要因素。首先，要确保纸质档案的安全。要设计一个完整、详细的干部档案数字化工作流程，制定严格的操作规程，以最大限度地降低数字化对原始档案的安全威胁。其次，要维护电子档案的保密。要与参与干部人事档案数字化的公司和人员应签订安全保密协议，同时干部人事档案数字化建设完成后，运行终端或服务器中的相关文件应移交给档案管理单位，外包的数字化公司应将过程中的文件彻底删除。第三，要建设档案数据保全系统。要健全人防、物防、技防三位一体的干部人事档案数据安全体系，实现对干部人事档案数据的实时监测、预警、保全、修复、管理，避免数据安全隐患发生。

3）紧抓干部人事档案数字化建设效率性。技术方案决定了整个数字化项目的成败和效率，高效的数字化处理系统是良好的纸质文件基础、硬件设备、软件系统、人员安排和工作流程的合理配置。干部人事档案数字化工作面广、数量大、耗时耗材，有必要在充分研究的基础上，选择最适合本地本单位的干部人事档案数字化建设方案，包括最优化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存储方式和高效、经济、安全的数字化处理系统，以提高工作的效率与效益。

4）推进干部人事档案数字化建设专业化。干部人事档案信息化是一项长期的、艰巨的工程。干部人事档案数字化建成后，还需要增强干部人事档案信息化制度建设、信息安全维护、软硬件设施管理、管理软件升级、信息共享与利用等从事干部人事档案工作的专业能力，所以要在夯实基础和建强队伍上下功夫。首先，要强化保障支撑，确保工作经费和办公条件到位。其次，要全面调查和掌握干部人事档案数字化人才的现状，适当提前规划干部人事档案数字化人才需求，同时严把人员入口关，建强工作队伍。第三，要重视和加强政策业务培训，要把与干部人事档案数字化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入干部人事档案业务人员培训内容，使组织人事部门切实享受到数字化干部人事档案的优质服务。