血站人事档案电子化管理探析

李艳丽

（淄博市中心血站，山东 淄博 255000）

中心血站是隶属于市卫生健康委管理的公益性卫生单位，在血站档案管理中，包含了基建工程技术档案、人事档案、采血业务档案、供血业务档案等，属于血站管理工作的重要内容。其中，血站人事档案管理又属于血站档案管理的重要内容，是血站工作人员社会关系、基本信息、工作状况、业务能力、奖罚处理信息等档案信息的最原始记录，能够真实的反映员工个人情况，同时血站在进行人事培养、招聘和提拔任用的时候，也需要充分根据人事档案内容来进行参考，因此血站管理人员还需要认识到做海报人事档案管理的重要性，结合现代化技术，对人事档案管理进行改革和创新，进一步推动电子化管理，提高血站人事档案管理质量。

1 血站人事档案电子化管理的意义

经济在发展，社会在进步，电子化已经在各行各业普及，同样的在血站人事管理中，管理人员也需要充分结合当前的技术情况，将电子化技术充分运用于血站人事管理工作中，进一步提高管理质量。以下针对血站人事档案电子化管理的意义进行具体分析：

1）能够节省空间，且更有利于保存。传统纸质档案管理需要比较大的空间来保存，同时纸质档案容易受到各种因素的影响，导致档案损坏。引入电子化管理之后，能够将纸质档案转化为电子档案，从而极大的节约储存空间，也更有利于保存[1]。同时电子档案不会因为存放时间、自然灾害、天气等因素发生丢失和破损，只需要利用电子储存介质就能够得到长期的保存，更加便利灵活。

2）能够提高人事档案管理效率。传统的人事档案管理模式当中，工作人员需要的工作量比较大，同时不利于随时查看、调用，引入电子化管理之后，工作人员只需将员工的人事档案信息编制成电子档案，并且设置好目录、组卷，然后将其存储到相应的存储设备中，就能够实现自由查询和管理，大大节约了重复劳动的时间，人力成本也会随之降低，档案管理效率得到提升。

3）能够更好地满足血站人力资源的需求。血站是提供采血供血服务的重要场所，人力资源需求相对较高，而传统的人事管理模式效率相对较低，很难真正满足血站人力资源的需求，引入电子化管理之后，能够大大的提高人事档案管理的灵活性与效率，实现个人信息快速调动，管理人员可以迅速对员工档案进行分析和研究，从而更好地做到公平公正，人才培养效率也会更高。

2 血站人事档案电子化管理的策略

在互联网+时代，血站人事档案电子化管理是未来发展的必然趋势，以下针对血站人事档案电子化管理的策略进行具体分析：

1）做好归档电子文件的技术处理工作。血站人事档案包含了员工的个人信息，隐私性强，且对员工个人职业生涯影响比较大，所以在引入电子化管理的时候，还需要更加重视电子文件的技术处理，要求工作人员在处理完电子文件之后，将电子文件格式改为“只读”模式，保证文件不可再被更改，从而更好地保护文件的原始结构和安全性[2]。

2）解决好电子文档的保存问题。除了电子文件的处理之外，在血站人事档案管理中，还需要重视电子文档的保存问题，当前最常见的电子存储载体是以磁性材料制作而成的，理论上这种材料保存电子数据时间可以很长，因为在读取数据的时候，不需要进行接触，也就不存在磨损情况。而记录在介质层的电子文件信息通常会被密封在塑料保护层当中，不容易受到外界磁场影响，但即便是这样，为了保护信息的安全性和可靠性，工作人员也需要定期对人事档案进行拷贝和检测，并且每年进行一次抽检，抽检数量不能少于10%，如果发现信息载体出现问题，需要即刻修复或者更换，从而有效提高电子档案载体的寿命。同时，要求每五年拷贝一次光盘，每两年拷贝一次磁盘，所有拷贝的资料均需要与原来的载体保持同样的编号。此外，所有人事档案均需要一式两份，一份用于保管，一份用于查阅，从而保证资料的安全性。

3）建立完善的档案管理制度。人事档案管理属于档案管理的重要组成部分，想要更好的建设电子化人事档案管理，还需要建立完善的档案管理制度，血站在建立人事档案管理制度的时候，一方面需要参考《中华人民共和国档案法》的相关要求与内容，另一方面也需要结合血站的实际情况进行完善，保证确定的管理制度更加适合血站的人事档案管理工作，同时也能有效提升人事档案管理的有效性与安全性[3]。

4）加强电子化人事档案管理的宣传教育。与传统的管理模式不同，电子化的人事档案管理工作将电子信息技术运用于档案管理工作当中，提高了工作的效率与自动化，具有非常明显的优点。但是，在电子化人事档案管理中，要求工作人员具备比较强的档案意识，能够自觉将自己的真实信息提交，而人事档案管理工作人员也需要具备良好的个人素质与丰富的工作经验，能够灵活运用电子信息技术完成人事档案管理工作，此外服务态度、工作态度、思想价值观等均需要有一定的提升。所以在建立电子化人事档案管理系统的时候，为了更好地落实电子化管理，相关部门还需要加强宣传教育，从工作态度、思想、专业性等多个方面进行教育，让更多的人正确认识电子化人事档案管理。此外，血站还需要注意完善自身的管理体系，让人事管理更加完善和科学。

5）增加电子化人事档案管理的建设经费投入。与传统纸质化档案管理不同，电子化档案管理对于电子设备有一定的要求，需要配备专门的计算机、局域网、打印机、扫描仪等，而这些现代化的办公设备需要一定的资金投入，因此血站还需要加大资金投入，帮助配备齐全电子化管理办公设备，并且搭设专门的局域网，建设电子监管防护措施，进一步促进电子化管理的建设和发展。

6）加强人事档案管理人员专业素质。人事档案管理电子化对于管理人员的专业素质要求相对较高，在这种情况下，血站还需要结合岗位的需求，建立相应的员工培训方案，培训内容包括档案管理、计算机操作技术、专业素质等内容，要求培养复合型人才。同时，血站还需要更加重视人才招聘工作，在招聘人才的时候，一方面需要员工具备一定的电子化管理经验和技术，在保证能够完成档案管理的同时，也能更好地促进电子化档案管理建设。另一方面，需要重视入职培训，要求所有入职的工作人员均需要先进行相应的入职培训，保证符合要求后，再进入到相应的岗位当中。

3 结语

综上所述，在当前环境下，想要更好地提高血站人事管理工作质量，促进血站发展，还需要将电子化管理理念和管理模式引入到血站人事档案管理中，通过做好归档电子文件的技术处理工作、解决好电子文档的保存问题、建立完善的档案管理制度、加强电子化人事档案管理的宣传教育、增加电子化人事档案管理的建设经费投入、加强人事档案管理人员专业素质等方式，更好的加强人事档案管理电子化建设。