档案数字化建设中若干问题的研究

韩 晋

（大同市广灵县政务服务中心，山西 大同 037500）

随着现代信息数据技术的不断发展，数字信息技术开始融入到各个行业中，其中的档案数字化建设，更是打破了行政单位原有的信息数据储存模式，创新了行政单位内部的数据处理机制，但在实际应用和建设过程中，仍然存在着各种建设问题，阻碍着数字信息技术在行政单位档案管理的进一步发展，故本文将对行政单位中档案数字化建设问题进行分析，结合现有的管理政策与理念，提出有效的优化措施与改善建议，推动数字信息技术在档案管理中的进一步发展。

1 档案数字化建设的必要性

信息时代的到来使得信息技术的发展获得了突飞猛进的加快，所以对于档案管理工作的开展来看，其载体形式的不断丰富与发展也使得电子档案的出现能够更加优于过去的纸质档案保管形式。毕竟，对于传统的档案的管理模式来看，新时代的出现必然会对其有着更高的要求，而且实现数字化建档能够有效代替原有文件的应用方式，并减少在应用过程中对纸质档案的磨损问题，更能通过备份管理来实现降低档案资料丢失以及损毁问题所带来的不可逆转性。同时，在数字化时代的影响下，网络技术的不断普及也成为信息来源渠道的重要途径，因此对于企业或单位的长期运转来看，自身信息获取能力的高低会直接影响到后期发展的实际情况。对此，实现电子化建档能够改变原有管理模式与服务方式，也能够在时代的发展下，快速提升对档案的应用效率。此外，实现数字化档案建设工作的开展，能够有效以信息技术为主来提高对档案应用效率的提升，因此实现信息化数字建设，能够冲破原有档案利用效率不足的局限性问题，并且也能够不受时间、空间的限制来实现多人共享，这样才能尽可能发挥档案管理工作的价值与意义。

2 档案数字化建设中存在的各项问题

1）受传统管理模式限制。目前多数行政单位中所采用的档案管理模式体系都是从行政单位运行初期便设定的，多年运行发展下来，管理模式即落后且操作又繁琐。不论是信息存储方式，还是档案信息数据的处理方式，早已同行政单位发展需求和经济发展要求背道而驰，尤其是在数字信息技术有机融入档案管理时，传统管理模式带来的工作思维与管理习惯更是明显展现出来，数字信息技术无法真正应用到档案管理中，阻碍了数字行政单位内部管理现代化发展的进度，则想要推动档案数字化建设，便需要对传统管理模式进行突破和创新。

2）管理建设不够完善。相较于国外档案数字化建设发展，我国数字信息技术与档案管理体系发展时间都比较短，致使管理制度与运行模式中都存在着各种问题与漏洞，仅仅是能够保障行政单位基础档案信息数据的管理需求，无法让数字信息技术完全的融入到实际档案管理中；再加上，多数档案管理人员长期处于单一化的工作环境中，自身工作经验有限，又没有接触过数字信息技术，更是进一步阻碍了数字信息技术在档案管理中的深入应用。即便是勉强融合到档案管理机制中，也会因为各种制度漏洞与运行错误，出现各种档案信息混乱、信息数据错误等问题，不仅不能优化档案管理流程，反而还会额外增加管理人员的工作压力与负担，影响行政单位档案管理工作的顺利进行。

3）档案信息安全问题。造成行政单位数字化建设中档案信息安全问题的原因，主要分为两类，一类是现有的数字信息技术较为落后，数字信息技术没有同技术提升而不断变化，档案数字化管理能力逐渐下降，行政单位的竞争能力也不断下降，最终被经济市场所抛弃；另一类则是档案信息备份不及时，很多行政单位的档案管理中并没有信息备份的习惯，致使单一途径的档案信息存储方式，很容易受到外界干扰因素与内部操作问题的影响，轻则造成档案信息混乱，需要花费大量的人力物力进行恢复，重则造成单位重要信息数据泄露，经济效益被侵害。

3 优化档案数字化建设的措施

1）深化对于数字化建设的重视意识。优化档案数字化建设的首要措施就是深化行政单位内部对于数字化建设的重视意识。从行政单位高层管理团队开始，明确数字信息技术对于档案管理的重要性，打破原有管理理念带来的局限性，积极接触与学习数字信息技术内容，并建立专门知识普及平台，在潜移默化中改变档案管理人员的传统意识思维，积极配合数字化建设在档案工作的深入应用，推动行政单位整体发展向着智能化、自动化和数字化方向逐步前进；其次，明确数字信息技术在实际应用中存在的局限性，改变原有的档案管理模式，简化不必要的、繁琐的档案管理流程，积极将新管理观念引入管理制度中，实现将数字信息技术同档案管理模式相互融合起来，形成专属于行政单位的创新档案管理模式，为数字信息技术应用提供足够的“空间”与“权利”，从而强化数字化建设在档案工作的应用。

2）完善档案管理模式体系。正所谓，没有规矩不成方圆，想要强化数字化建设在行政单位档案管理中的应用，就要对档案管理模式体系进行完善。在原有的档案管理模式体系的基础上，结合实际行政单位运行情况与发展需求，对其进行制度简练与内容完善，确保其能够同数字信息技术需求相互适应，并将原有的漏洞和不足一一填补，避免因为制度问题造成的档案管理问题；再者，为档案管理人员提供专业技能的学习平台，使其能够突破单一化工作环境带来的技能局限，积极主动的去学习和掌握数字信息技术，明确现代技术对于档案管理优化、对于行政单位机制创新的重要性，从而培养出一批高复合专业的档案管理人才，以应对数字信息技术提升过程中对于档案管理人员高能力水平的需求，保障行政单位档案信息的准确性和安全性，提升档案工作的管理效率。

3）提升各项档案信息技术。数字信息技术作为一种新兴的技术，其还存在着巨大的发展空间，则行政单位想要保障档案信息的安全性，便需要定期对档案管理技术进行优化。组建专业的数字信息技术团队，结合实际行政单位中档案管理情况，构建属于行政单位自身的专业档案管理平台，将纸质化数字信息全面数字化，即利于重要数据信息保存又减轻管理人员工作量，且档案管理平台能够自动进行技术更新与程序优化，自动化识别不同档案的重要级别，及时对一些特殊性内容进行信息备份，这样即便遭遇网络攻击，这些重要信息数据也不会丢失或者损害，避免行政单位承受不必要的经济损失，也确保行政单位内部档案管理工作的顺利进行；另外，行政单位还可建立专业的档案管理监督团队，严格把控档案数字化管理的各项流程，定期核对重要档案信息内容，确保档案各项信息的准确性，且通过监督反馈数据的整理，还能对档案数字化管理制度进行优化，综合性提升行政单位的竞争力。

4 总结

综上所述，档案数字化建设是行政单位在新经济发展背景下的必然发展方向，同时也是各个行业与企业档案管理发展的必然趋势，因此，行政单位高层管理团队要明确档案数字化建设的重要性和必要性，强化行政单位内部对于档案数字化建设的重视程度，创新档案管理模式体系，完善相关的管理制度内容，提高行政单位档案管理的工作效率的，综合性提升行政单位的竞争力，促进数字化技术在行政单位档案管理的进一步应用。