浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

王伊莲

（市北区人力资源和社会保障局，山东 青岛 266000）

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）于2020年6月20日，被第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议审议通过。这是《档案法》继1988年颁布以来的第三次修订。从本次修订的内容来看，增加了“档案信息化建设”章节，突显了档案信息化建设的重要性，也是档案信息化建设快速发展的要求。而档案信息化建设的步伐越快，档案的安全问题就会越发显著。《档案法》第二十五条规定：“属于国家所有的档案和本法第二十二条规定的档案及其复制件，禁止擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境。确需出境的，按照国家有关规定办理审批手续”。在信息化快速发展的当下，档案的安全管理越发重要和迫切。

1 信息化建设给档案业带来的变化

纸质档案主要是手工管理，工作重心是档案材料的收集、整理和调阅。通过档案管理人员去各部门收集归档材料，分类整理，制作目录，装订成册，制作档案盒，编号上架等。为了防止档案的遗失或损毁，一般情况下，档案只允许在阅览室查阅，特殊情况需要带出的，需经层层把关、签字同意后方可带出。纸质档案信息利用的难度比较大，需要从一个个档案材料里抄录、摘要及汇编，这个环节是纸质档案管理的薄弱环节。电子档案的管理主要是系统程序，通过计算机来完成，利用信息化建设成果，安装OA办公系统及档案管理系统，实现档案材料的自动收集、即结即归、分类存储、检索汇编信息，调用没有时空障碍，极大地提高了档案工作效率及利用成效。

2 事业单位档案管理中的电子档案管理的措施

2.1 增强事业单位会计电子档案管理系统中的硬件设施安全性

事业单位利用财务共享模式来管理会计电子档案，都有一个专门用来保存会计电子档案的机房，而这个机房里面的安全性直接就影响到会计电子档案的安全性。如果事业单位没有对机房中的会计电子档案采取相关保护措施，一旦机房里面发生火灾、进水或者地震，硬件设施因此而损坏，那么对会计电子档案造成的打击是致命的，所以事业单位应该重视机房硬件设施的保护。首先，事业单位可以在机房顶部加装一个避雷器，以此来降低雷电天气被雷劈中的概率，事业单位还可以在机房的设备中装一个电涌保护器，这个保护器可以让电压不超过设备所能承受电压的极限，还可以把因雷电而产生的强大电流转移到别处去，通过增加避雷器和电涌保护器的方式，机房便可以在雷雨天气中安然无恙了。造成机房硬件设施损坏的原因是多种多样的，针对这种不可抗力因素，事业单位可以把会计电子档案存到云端，或者进行备份。这样一来，不管是自然灾害对硬件设施造成的伤害还是人为造成的伤害，机房都能够在短时间内把会计电子档案数据进行恢复，事业单位的运行不会因此而受到任何影响。事业单位还可以通过外部供应商为机房安装一个热站，如果机房的设备因为不可抗因素突然不能运转了，热站就可以让设备快速恢复运转。事业单位通过上述所提出的方法，可以有效地提升事业单位会计电子档案的安全性。

2.2 提升档案管理人员信息素养

作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。

2.3 创新档案管理信息化系统的管理体制

确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。对档案信息要进行统一化管理，同时还要在这个统一管理的基础之下，建立一定的分散式系统，这才是促进档案管理信息化的最理想模式。要想加强档案管理的信息化水平，要成立专业的专家咨询小组，这些专家成员可以在一起讨论协商，经过讨论才能提出关于加强档案管理的长期发展目标，制定出与之相关的标准和方案，不断扩大投资规模，提高经费的预算水平，尽快解决好重大的问题，为提高档案管理决策水平建立一定的制度保障。

2.4 加强对电子档案安全性的管理

档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。

3 结语

提高电子档案安全防范意识、筑牢安全防线是每个人的责任和义务，关乎单位的生存和发展。日常应做好贯标宣讲，让制度的执行主体各司其职，团结协作。相关专业人员要进一步提高业务水平，谨慎细致，熟练应用加密、解密、授权、身份识别、电子签名等技术手段，做好基础防护工作。建立安全防御框架体系，提高网络安全态势感知水平，提升风险评估能力，规范业务流程，提高档案数据安全系数，全方位共同编织电子档案防护安全网。