卫生院档案管理中现代化信息技术的运用探讨

时间：2024-04-25

潘香菊

（菏泽市曹县庄寨中心卫生院，山东菏泽 274404）

1 我国卫生院在档案管理方面的问题

1.1 卫生院未能建立科学的信息化管理意识

在现代信息化技术未对卫生院档案管理工作产生影响时，卫生院都是沿用传统档案管理手段，也就是纸质管理，或者通过人工完成档案的书写工作。这种管理模式，使卫生院未能引起对档案整理、统计和分析工作的重视。卫生院领导层，也未能把握时代发展脉搏，真正看到现代信息技术应用于档案管理工作的益处，导致相关基础设施未能在卫生院中落实，没有真正减轻档案管理工作人员身上的工作压力，久而久之，也没有真正提高卫生院档案管理工作效率，对卫生院长远发展极为不利[1]。

1.2 卫生院档案管理信息化制度仍然有待完善

卫生院通常情况下会有较大人流量，而且人群相对集中，尽管一些卫生院配备了专门负责档案管理工作的部门，但是聚焦于实际情况，档案管理工作被边缘化，仍然是不争的事实。一个相对明显的现象，就是档案建设工作管理制度和标准上，仍然有待完善，这也导致档案管理工作常常达不到应有效果。有些档案管理工作人员，也没有保证较强执行力，没有达到卫生院档案管理工作要求，工作响应速度较慢。举例来说，在医生或患者需要调用有关档案资料时，往往容易陷入混乱，无法第一时间找到对应档案资料[2]。

1.3 卫生院档案管理人员不具备较高综合素质

任何单位都会涉及档案管理工作，而档案管理工作对多数人而言，往往意味着重复、乏味、枯燥、单调，相比于其他工作，可能业务能力体现得并不明显，长此以往，势必被卫生院不断边缘化，难以获得领导和全体职工的高度重视。基于此，欲实现卫生院档案管理工作效率的提升，就一定要重视工作主体，也就是档案管理人员专业素质，从而促进卫生院档案管理工作，不断趋于完善。特别是在档案管理人员选拔环节，应当对管理人员专业素质进行重点考察，例如考察管理人员是否具备现代信息意识，是否能够灵活应用现代信息技术，提高档案管理工作效率。除此之外，由于一些卫生院对档案管理工作重视程度不足，因此在工作压力较大时，往往会从其他部门调来人员，以起到临时应急的效果。这种拆东墙补西墙的做法，如果经常奏效，只会令卫生院愈加不重视档案管理人才的引进，长此以往，也不利于人员专业素质的提升。更何况，临时充数的多数人员，往往无法保证对档案管理较高的熟悉程度，这同样会对卫生院档案管理工作，产生一定制约作用[3]。

1.4 卫生院未能重视档案管理信息化投入

在致力于提高卫生院档案管理信息化水平时，会涉及较多硬件和软件设备的投入，但是一些卫生院领导更重视卫生院其他方面的建设，未能重视档案管理工作，自然也无法认识到档案管理信息化相关投入的重要。这样做的直接弊端，就是一旦医生和病患的档案资料堆积如山，卫生院档案管理工作就会面临较大压力，习惯性采用传统工作方式，也就是依靠人工完成。而信息化工作的习惯，是需要一段时间建立的，这样听之任之的做法，很容易延续卫生院档案管理工作的惰性，不利于档案管理信息化程度的提升。

2 卫生院档案管理中现代化信息技术的运用要点

2.1 树立卫生院管理者信息化意识

为了达到卫生院与时俱进的目的，卫生院领导层应起到垂范作用，自上而下，树立正确的信息化意识，从而对档案管理工作，起到正确的指导作用，以点带面，提高卫生院档案管理的现代化程度，为卫生院档案系统带来切实改变，实现卫生院档案管理服务质量的全面提升。领导应对档案管理工作予以重视，强化对卫生院档案管理工作的大力度宣传，使医护人员正确看待档案管理工作，并明确档案管理工作人员的职责，全面提高工作效率[4]。

2.2 构建并完善现代化卫生院档案管理体系

在档案管理工作信息化建设阶段，管理人员应重视工作体系的构建和完善，使档案管理工作，充分体现现代化信息技术的优势。在档案管理工作流程的确定上，相较传统流程，应当更加细致，将权责落实到个人身上，每一处细小的工作环节，都需要依照体系要求严格进行，不能过于随意。与此同时，应当围绕档案管理责任制度，严格记录工作日志，保证工作的严谨性。最后，应建立追责和奖惩机制，若工作中出现问题，应当以最快速度响应，使工作流程成为一个整体，进而提高工作效率。

2.3 重视并落实档案管理人员的信息技术培训工作

卫生院应重视从事档案管理工作人员素质的提升。现阶段，很多档案管理人员都难保自身专业性，身兼数职的现象并不鲜见，即使他们存在信息化的意识，也难以在工作中有所体现。因此，在信息化建设阶段，遇到信息化要求较高的档案管理工作，可能存在无法胜任的现象。基于此，卫生院应当重视针对档案管理人员的信息技术培训工作，无论是外聘还是内部选拔，都应当重视专业技术人才的引进，以人才为核心，结合卫生院实际情况，致力于档案管理工作信息化水平的全面提升。档案管理人员应加强学习，和技术人员多加交流，以点带面，实现档案管理科室整体工作水平的提升。管理者应定期组织考核，对工作人员档案管理工作水平进行测评[5]。

2.4 加强信息化硬件和软件的投入

硬件方面，档案管理离不开功率较大、性能较好的计算机，以保证适应强度较大的档案管理工作。除此之外，还应当重视硬件设备的耐久性，因此在采购环节，应重视设备的品牌和性能，存储器与处理器应当高于市面各类产品的平均水平。硬盘应选择大容量硬盘，从而增加存储容量以及程序响应速度，从而实现档案管理工作效率的提升。另外，还应购置一批扫描设备。软件方面，应当结合实际工作的需要，或购买、或开发针对性较强的档案管理软件，保证档案管理工作的安全性[6]。