图书资料档案信息化管理优势分析

时间：2024-04-25

刘文英

（开化县图书馆，浙江开化 324300）

1 前言

在信息化时代，图书、资料、档案成为人们获取知识、解决问题的基本途径，这类信息资源要更好地服务人民大众，需要的是更为宽泛的阅读平台，先进科技支撑的信息化管理和应用，是图书资料档案管理的必然趋势。

为了有效实施信息化管理和应用，我们有必要列举、分析图书资料档案传统管理形式下存在的问题，概括、归纳和总结信息化管理优势，制定能保证相应工作有序进行的实施方略。

2 图书资料档案管理常见问题

1）管理机制缺失。传统图书资料档案管理一般是不规范的，工作效率低下、资源利用率不高。管理人员对图书资料归档没有明确规划，致使信息资料收集范围有限，内容存在问题和不足。传统图书资料档案的管理往往依赖于个人行为，即便有规章制度，也不一定起到应有的约束作用，使图书档案资料的质量不高，服务也跟不上。

2）管理观念陈旧。传统的粗放化、人为化的操作和管理，造成人浮于事，图书资料档案的资源意义不被重视，综合性管理能力较为薄弱，工作人员普遍意识不到图书资料档案的重要意义，工作的积极性和主动性大打折扣，自然也就不大可能有好的社会效益。

3）管理方式落后。传统的图书档案资料管理模式下，管理人员没有创新意识，由于大多资源还都是纸质的，积累越多越难管理，反而阻碍应该有的规模价值，储存空间的需求也会从技术角度产生出难以解决的实际矛盾，相应的资源保护工作不力也大大影响了整体的发展。

种种问题对图书档案资料管理提出高要求，不改变就不会有出路。

3 图书资料档案信息化管理概要

图书资料档案本身应是庞大的资源库，需要不断整理、分类和完善。图书资料档案的利用也需要先进便捷的通道和平台，还需科学有效的管理。

利用信息化管理技术才可能实现资源共享，提升信息资源利用率。图书资料档案信息化管理能更好地服务受众，扩展与外界联系，必有更大的发展空间。

信息化的管理能助力精神文明建设，图书资料档案信息化管理能更好为大众服务，推动精神文明建设。

4 图书资料档案信息化管理优势

1）有利于实物保护。图书资料档案信息化管理模式下，人们可随时随地通过网络浏览信息库，不仅便利而且还能支持海量需求。信息化平台实现相互交流，也为系统发展提供动能和方法。信息化不再依赖纸质载体，就降低了投入和损害维护的支出，更具有资源保护意义。信息化管理可更好保护原件，避免图书档案资料原件被损，是原始资源的最佳保存方式。

2）有利于资源共享。信息化管理将汇总所有资源信息，并使其具有共享性和时效性，调阅更为方便，提高了利用率。从技术角度来讲，资源信息置于网络平台，电子文件更易于查找，可快速定位所需信息。工作人员的操作和管理也更方便，从而有效进行图书资料档案的整合。

3）有利于信息检索。信息化管理的电子化归档，使信息查询更为快速，通过关键词搜索，所需文档的信息快捷呈现于屏幕。受众可通过信息查询系统，精确、高效地获取相所需信息，整体服务得到本质性提升，具有较好的用户体验。

4）有利于高效利用。信息化管理大提升信息资源利用率。我国现有近两千所图书馆，藏书量约有七亿本，而高校图书馆的藏书种类要比社会的公共图书馆的藏书种类多上好几倍。对于这样庞大的资源信息，只有采用信息化手段，才能破除高封闭的物化管理和利用模式，为大众提供大范围的即时服务，可使其享受丰富资源性信息，亦使海量资源得到有效利用。

5）有利于提升综合应用水平。图书资料档案信息化管理，为内部工作人员提供信息化操作和管理，还实现与客户间的实时交互，从而实现更加完善的服务。信息化管理，使工作人员能更好提供客户服务，提高社会满意度。

4 图书资料档案信息化管理方略

1）信息化共享。封闭式管理是相互间没有交流，导致资源利用程度低，信息资源共享才是必由之路。应鼓励图书资料档案管理机构对社会开放，为大众提供知识通道。封闭的、割裂的建设和管理，会导致网络资源的浪费和重复建设，不能发挥其价值。因此，打破服务壁垒，实现资源共建、共享，为社会读者建立和提供信息化服务，已成为社会共识。

2）高校图书馆。政府教育部门应帮扶图书馆信息化建设，使社会图书馆与高校图书馆联合，利用高校图书馆信息、设备和人才资源优势，实现高校与社会图书馆共建。还应加强社区图书馆建设，为社区大众提供家门口的信息化服务，提高大众对图书馆的满意度，满足其获取知识的需求。

3）提高人员能力。提高图书资料档案管理人员信息化能力，要转变意识，树立服务理念。要加强人员信息化管理能力，提高服务质量和水平，通过系统化培训提高综合技能。利用一切资源，提高图书资料档案利用率，以提升整体服务能力。