基层行政事业单位档案管理信息化建设分析

刘延辉

（内蒙古兴安盟科右前旗大石寨镇政府经管站，内蒙古 兴安盟 137707）

随着现代信息技术的兴起和快速发展，在科技迅速发展的社会，信息化已经普遍用在各类工作中，信息化已经成为基层档案建设的必然趋势。基层档案是基层对活动的记录，也开展各项活动的基础。所以，基层档案管理工作必须要适应现代化社会的需要，信息化进程也要不断加快，提高工作效率。基层档案管理工作是开展其他工作的基础，在对大量信息进行处理过程中产生了大量电子文件，因此利用现代化信息手段能使档案管理信息化建设成为可能。

1 基层行政事业单位档案管理信息化建设的必要性和重要性

档案工作是基层单位的重要组成部分，确保档案的安全管理，提升基层单位工作的效率和质量都十分重要。但目前，我国的基层档案管理工作并没有随着我国经济、科技的发展而发展，当前基层档案管理信息化建设仍差强人意，在实施中存在着不足与漏洞，事业单位档案管理信息化建设难以使档案管理的效率达到理想目标，存在着制约基层档案管理信息化建设的诸多因素和问题，唯有通过对事业单位档案管理信息化建设现状的分析，找出该项信息化建设中存在的问题，有效解决这些问题，对此提出优化建设方案，才能使基层档案管理信息化建设取得成效，才能更好地促进基层档案管理信息化建设。

由于传统纸质档案管理需要耗费基层单位大量人力、物力、财力，且基层档案管理设施和设备条件都比较简陋[1]。同时传统的基层档案载体都是以纸质为主，容易受到外部环境的影响，在传统纸质档案管理中，对于档案的维护与查阅也非常的不方便，同时纸质档案容易出现档案保管不善而损坏的问题，如果温度或湿度没控制好，容易受潮、受到虫蚀及火灾等灾害的威胁，对档案管理和档案利用的效率产生了很大影响。同时传统档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等，每年所投入的保管经费较高，而且文档没有备份，档案查阅和维护都十分不便，容易造成文档损失。传统纸质档案就可能造成纸质档案被损坏，纸质文档经常反复的查阅会让原件受损或遗失，而且纸质档案还存在占用空间较大和不便查阅等诸多 问题。

但是，随着现代信息技术的不断发展与应用，随着现代信息技术在档案管理中的应用，越来越多的基层单位开始使用办公自动化系统，对传统的纸质档案进行信息化处理，将原来的以档案保管为重点的模式转为以档案信息化形式来为社会服务，可以把传统纸质档案保存方式转变为数字信息存储[2]。通过对档案的信息资源进行整理、分类，在很小的空间里就可以存储海量的档案信息和数据。信息化档案以办公软件为载体，可以通过网络进行传递，更加便利查询，容易保存与修改，不仅提高了档案的利用效率，而且确保档案信息资料的完整性和查阅的便捷性，提高了档案管理的质量与效率。因此，推进信息化建设，在基层行政事业单位档案管理中十分有必要。

为使档案管理工作水平得到整体提高，在推进数字化、信息化档案建设的同时，应当注意档案信息化建设的标准性与规范性，必须抓好档案标准化与规范化管理。

2 基层档案管理信息化建设途径

随着信息时代的发展，档案管理信息化的建设固然不可缺少技术人员支持，应当提升基层档案管理信息化建设人员素质和能力，基层档案管理人员应当意识到思想决定行为，必须积极转变自身的档案管理思想理念[3]。应当摒弃基层档案管理的传统模式，对传统基层档案管理的优良和成熟经验进行继承和发扬，不断提升基层档案管理的信息化水平，加强现代信息技术在档案管理工作中的应用。在推进信息化建设的进程中，在基层档案管理中，档案管理人员的素质和能力发挥着极为重要的作用，始终是主要制约或推动因素。因此，必须为基层单位配备专业性强和档案管理经验丰富的工作人员，重视基层档案管理人员素质和能力的提高。督促基层单位档案管理突破传统档案管理思维和模式，通过一对一的手把手传帮带等方式对基层档案管理人员年龄结构、学历结构、能力结构进行转变；不断提升基层单位现有档案管理人员和工作人员的能力素质，加强对基层档案现有人员的在职培训，使其更为熟练地操作计算机等现代化设备，更好地掌握现代档案管理的知识，为基层单位档案管理信息化建设奠定素质和能力 基础。

基层行政事业单位档案管理信息化建设的有效实施，需要强有力的制度指导。因此，各事业单位的管理人员要根据单位实际情况制定全面、完善的档案管理信息化建设制度，正确认识到档案信息化建设的重大意义，并在建设过程中加大实施力度与资金投入，为信息化建设提供必要的硬件基础设施。严格规范档案管理人员工作，提高档案信息资源利用率，使档案信息资源实现纸质档案到电子档案的转化与资源更新，促进我国事业单位和经济社会的发展。

基础设施是开展档案工作信息化的基础条件，档案工作的信息化开展必须要具备完善的基础设施，如果没有好的基础设施条件也不会建设好档案工作信息化。基础设施主要有硬件设施，计算机运行网络，档案资料的管理工作[4]。应当优化硬件，使用先进的计算机运行网络系统，连接各个部门，提高工作效率，提高档案信息的保密性。

在整理、查阅档案信息的时候要遵守管理条例的规定，要聘请专业的计算机人才，建立标准、规范的档案信息管理系统，避免信息泄露的问题，扩展数据库，节约档案存储成本，提高工作效率，从而建立完备的信息化档案管理工作制度。

3 总结

信息化时代已经到来，随着科技的发展，事业单位档案管理信息化建设是时代进步与科技发展的必然结果，基层档案管理工作的信息化已经不可避免。基层应当完善基础设施建设，为档案信息工作的信息化做好准备，重视档案管理工作，提高管理人员和工作人员素质，建立规范、合理的档案信息管理制度，有序开展档案管理信息化工作。基层行政事业单位要根据实际发展的需求进行信息化建设，在社会发展过程中抓住机遇，并借助网络信息技术建立安全的网络平台，在自我发展的同时为我国经济社会发展注入活力。