论烟草企业内部档案管理的信息化建设

庄婷婷

（江苏省烟草公司徐州市公司，江苏 徐州 221000）

1 前言

在计算机与网络技术快速发展的带动下，现代化信息技术也随之突飞猛进。在这种发展背景下，烟草企业档案管理的传统模式已然不符合新时代的发展所需，采用先进的信息科技，实现科学高效的内部档案管理是时代的新要求，更是烟草企业内部档案管理踏上新台阶的重要机遇。其中，在烟草企业内部档案管理中采用计算机技术，从某种程度上讲是档案管理迈入自动化阶段的必经之路[1]。同时，将计算机技术应用于烟草企业内部档案管理中，也是采用高科技实现档案现代化管理的重要体现，与传统的档案管理模式相比，具有突出的优势，如便捷高效的信息检索、海量档案的存储、更长的使用周期、良好的信息保密性、较低的管理成本等等，大大提升了烟草企业内部档案管理的质量与效率，成功将档案管理人员从繁琐的传统手工管理模式中解脱了出来，提高了档案管理的整体水平，有效降低了人、财、物等资源的投入，缩短了我国档案管理和世界发达国家档案管理的差距，推动了烟草企业内部档案管理的科学化、精细化与现代化。

2 烟草企业内部档案管理的信息化建设现状

1）档案材料的精确度不高。当前，相当一部分烟草企业内部档案管理缺乏专业的人员，加之一些工作人员对档案管理缺乏足够的重视，特别是部分档案管理人员流动性较大的烟草企业，更是容易出现档案记录断档的现象，缺乏紧密的衔接性与统一性，有时甚至还会出现档案信息记录错误的情况[2]。如果档案本身存在错误，又或者不够完整，造成档案材料缺乏严谨的精确度，就会一定程度上消减档案管理的价值与意义，进而降低档案管理的权威性与参考性。

2）档案管理的基础设施配备落后。由于诸多烟草企业对内部档案管理不够重视，导致所投入到档案管理中的资金也是捉襟见肘，最突出的就是当前大多数烟草企业的档案管理基础设施配备不到位，且现有基础设施也是相当陈旧与落后，根本无法满足新时代烟草企业的档案管理要求[3]。比如，部分烟草企业依然以传统的手工档案管理为主，还没有配备计算机、网络等设备，当然也就无法实施电子联网，自然也没有后续的网络档案检索与借阅功能等。从中可见，改善落后的基础设施配备是当前烟草企业实现档案管理信息化建设的重要任务之一。

3）档案管理队伍的综合素质不高。烟草企业内部的档案管理属于一项专业的系统性工作，规范性与政策性是其突出特征，对工作人员的专业技能与政治素养要求较高。但是，目前大部分烟草公司都尚未配备专业的档案管理人员，现有的工作者多以兼职为主，且大多数没有接受过档案管理知识教育，也没有参与过专业的档案管理技能培训，工作都是浮于表面，根本不了解也没有深入到档案管理的深层次阶段，致使烟草企业内部档案管理难以取得突破性的发展。

3 烟草企业内部档案管理的信息化建设路径

1）创建完善的内部档案管理信息库。烟草公司的又好又快发展需要科学规范的档案管理信息库予以支撑，信息库是传统档案管理模式与现代化档案管理模式的重要“分水岭”。档案数据作为档案管理信息库的核心“成员”，其对烟草企业的重要意义不言而喻，档案数据不仅记录着工作人员的所有信息，而且保存着烟草贸易信息，从某种程度上看就是烟草企业前进的基础与前提[4]。对此，烟草企业需要借助于计算机信息技术，积极创建档案管理信息库，将所有与企业发展紧密相关的数据完整无缺地存储到信息库中，从而真正实现档案数据的存储、查询与共享。值得注意的是，信息库是烟草企业内部档案管理实现信息化建设的必要条件，只有首先创办信息库，才能为信息化建设奠定基础。

2）建立健全档案管理的基础设施。烟草企业需要加大档案管理的资金投入力度，为档案管理的信息化建设提供充足的资金保障，逐步完善基础设施配备，为烟草企业内部档案管理的信息化建设的稳步推进营造良好的环境。一方面，烟草企业需要科学合理运用政府财政拨款，重视资金在档案管理方面的倾斜力度[5]；另一方面，烟草企业要高质高效利用自身经费，为档案管理配备完善的软件设施与硬件设施，切实采购档案管理的信息化建设专用基础设施，如计算机、打印机、扫描仪等，还要配备专业的录音、摄像设备，以及专用硬盘与加密U盘等，以便于档案的扫描与录入、声像档案制作、存储电子档案等。与此同时，基础设施的质量必须得到保证，从而为烟草企业内部档案管理的信息化建设消除后顾之忧。

3）构建现代化的档案管理队伍。人才是烟草企业实现内部档案管理信息化建设的核心与根本，创建一支专业的现代化档案管理队伍势在必行。这就要求烟草企业：一是拓展档案管理人才聘用渠道，提高招聘门槛，吸纳高质量人才。与高校、社会组织、其他企业等建立合作关系，多元化人才引进路径，不断充实烟草企业内部档案管理队伍；二是大力培养现有档案管理人员，定期组织专业技能培训，切实提升档案管理能力。对于烟草企业而言，现有人才队伍依然是档案管理的主力军，所以如何提升其档案管理能力与水平至关重要；三是制定绩效考核机制，调动档案管理人才的工作积极性，强化档案管理质量。通过绩效考核机制，激发烟草企业内部档案管理的工作激情与动力，提升工作质量与效率，增强档案管理队伍的综合素养。

4）增强档案信息管理的安全性。烟草企业内部档案的信息化建设需要高度重视信息管理的安全性，这就需要档案管理人员积极参与到企业电子档案的信息化建设过程中，将发送文件的密码设置为动态密码，以最大程度保证信息数据的安全系数。譬如，信息化档案管理平台的电子文件的传输与存储，并由专门人员予以管理。若其他人员或部门需要使用或查阅相关信息数据，则需要将动态弥漫输入到管理平台，进而最大程度降低电子文件在传输过程中的泄露风险。特别是机密性电子文件，一般需要予以备份，让有关部门另外存储一份，并独立设置密码，如果需要使用或查阅，则需要经过相关领导的批准才能对电子邮件进行打开，以确保机密文件的安全性。

综上所述，实现信息化建设是企业内部档案管理的必然发展趋势，烟草企业要想做到长远可持续发展，走信息化建设之路是不二之选。然而，当前多数烟草企业在利用信息技术方面还普遍缺乏力度，档案管理的信息化建设包括不同阶段，且每个阶段呈现出的特征也不尽相同，故而档案管理的信息化建设水平也属于不断改进的过程，即从低级向高级逐步转化的过程。所以，烟草企业要紧密结合自身实际，制定出科学合理的内部档案管理信息化建设策略，稳扎稳打地实现档案管理的信息化。