信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究

张 璇

（安徽省地质矿产勘查局327地质队，安徽 合肥 230001）

当前社会形势下，信息化发展已然成为一种趋势，且在各个领域内都将得到广泛应用。档案管理是信息获取、传递、储存的过程，随着信息更新速度加快，办公室档案管理工作也应积极改革与创新，充分借助信息技术手段实现高效、便捷、灵活的档案管理工作，有效改善传统管理模式的不足之处，显著提升办公室档案管理工作效率。

1 档案管理信息化特征

信息时代背景下，传统的档案管理模式已经不适应现代化发展需要，随着信息技术的渗透日益广泛，办公室档案管理工作朝着信息化转变，整体呈现电子化、数字化、网络化的特征，实物文件越来越少，电子文件越来越多，原本的实物管理已经过渡到技术管理，这是对传统档案管理的巨大改革与创新。越来越多的企业单位利用信息技术构建出独立的档案管理网络体系，例如，电子信息管理系统、云盘、共享文件夹等技术手段实现了文件的实时保存和调取，信息沟通不再局限于时间和空间距离的限制，档案管理工作整体呈现高效、便捷、灵活的特征，极大地提升了工作效率[1]。电子档案形式灵活，精准度较高，更改、保存较为方便，有利于实现长期保存的要求，避免了出现档案丢失、调取困难的问题，这些优势特征为办公室档案管理的创新发展提供了方向。

2 档案管理信息化改革现状

虽然档案管理信息化具有诸多优势，但是在具体的实践过程中，仍然存在一些问题，值得引起关注：

1）管理理念落后，落实不足。随着电子化办公的普及，档案管理工作必须适应无纸化办公的发展速度，对传统管理模式做出改革。很多办公室管理人员已经认识到档案管理工作改革创新的必要，但是在实际落实中，因为档案资料繁杂，需要整合的资源较多，整体的工作量较大，部分办公室档案管理工作人员望而却步，电子档案未落到实处，档案管理信息化理念形同虚设。

2）缺乏科学的规划与设计。档案管理需要一定的规律和方法，电子档案具有较多优势，但是在落实中仍需科学的规划与设计，保证整体管理工作的有序性。纵观目前的管理情况，很多办公室都存在缺乏科学规划与设计的问题，电子档案没有明确的管理制度，缺少全面的管理流程，文件命名不准确，文件更新不及时，没有统一编号，文件等级划分不合理等问题，整体的档案管理混乱，影响了电子档案信息化发展的进度。

3）管理技术不能满足需求，影响管理效果。档案管理信息化对技术和专业知识要求较高，但是部分办公室管理人员缺乏专业的信息技术，只能完成简单的操作，而且缺乏专业的培训，使得办公室档案管理信息化难以有效推行，尤其是规模较小的企业单位，这种问题尤为严重。

3 档案管理信息化创新路径

1）创新管理理念，更新管理模式。随着社会快速发展，信息技术的广泛应用已然成为必然趋势，所以在办公信息化的整体要求之下，办公室档案管理人员应创新管理理念，紧跟时代潮流，树立明确的档案管理信息化理念。首先，管理人员应认识到信息化管理的必要性，全面了解信息化管理的内容、形式以及具体开展流程，自上而下全面实施信息化，推进整体工作的高速运转，确保管理工作的前瞻性。其次，将信息化管理理念落到实处，即在传统的纸质化档案基础之上，建立电子档案，全面落实信息化管理要求，建立全新的管理模式，从档案的制作到最终保存，过程中实行信息化传递，保证工作质量的同时满足信息化管理要求，确保管理工作的全面性。当然，落实信息化管理并非要求所有档案都电子化呈现，必要的纸质档案仍需建档保存[2]。最后，重视运用现代化电子信息管理系统，这些系统大多发展成熟，仅需企业单位将其引入实际工作之中，根据系统的模块化设计要求完成相关操作，操作简单，管理方便，可完成多种形式的档案保存，例如视频、音频、图片等，显著提升了工作效率，大大减轻了工作人员的压力，有效完成档案的整理、分析和保存。

2）完善管理制度，创新工作流程。档案管理工作信息化发展必须在明确的制度下推行和发展，这样才能将信息化管理日常化发展。首先，管理人员应制定明确的制度和实施细则，从部门职责、档案管理对象、人员配置、岗位职责、管理要求、奖惩制度、风险规避、保密要求等方面做出详细规定，强化管理人员的意识，提升其它部门人员对信息化管理工作的认识，促使部门和个人均能认识到自己所承担的责任。其次，规范工作流程，这是档案管理信息化发展的必经途径，也是推进日常工作的必要手段。工作流程应重点体现档案的制作、借阅、归档、分发、调取、作废、更改、更新、签章、签字等具体操作要求，不但能够推进办公室档案管理人员的工作，也可以为其它相关部门的工作开展提供指引。为了进一步提升工作效率，管理人员可绘制工作流程图，简洁明了的呈现具体操作过程，便于相关人员理解和操作。最后，科学规划与设计，管理人员应结合本单位实际发展情况和档案管理情况，立足整体发展和实际需求，进行科学规划与设计。规划档案信息化管理的目标和计划，设计符合企业单位发展的管理模式、文件编号、文件命名、档案等级划分等内容，增加档案备份要求，形成完整的档案管理模式，并具备较强的可操作性，能够指导日常管理工作有序开展。另外，提倡简化办公流程，合理减少不必要的工作量，保证信息化发展过程中不断改进和创新，保证档案管理工作的适宜性。

3）加强技术培训，注重人才培养。技术与人员是档案管理信息化发展不可或缺的两部分，是支持信息化管理工作开展的必要构成，所以在创新发展的前提下，应重视对管理人员的技术培训，强化人员专业素养和技术能力，使其具备创新意识和能力[3]。首先，人员创新，在人才选拔和配置上应提高对专业素养的要求，以掌握档案管理专业知识和信息技术操作能力的人员为主，同时需要具备基础的管理知识，能够在良好的管理思维下创新档案管理模式。其次，加强人员技术培训，即组织相关人员参与专业的技术培训，掌握完整的信息化管理技术，及时更新档案管理理念和方法，主动探寻提高工作效率的方式方法，推进档案管理工作的改革和创新。同时，应强化工作人员的管理意识，利用绩效考核和激励手段提升工作人员的积极性，使其主动提升专业素养，在专业培训和自我提升双重作用下提高工作效率，最大化发挥人员和技术优势，为档案管理工作信息化发展提供 助力。

4 结束语

随着社会变革发展，档案管理工作也应与时俱进，创新档案管理模式十分必要。在落实档案管理信息化发展的过程中，应积极融合信息技术手段，创新理念、模式、人员和技术，完善管理制度和流程，提升人员意识和能力，优化整体档案管理过程。当然，管理工作的落实不是一朝一夕就能实现的，需要在长期实践中不断改进和完善，有效推进现代化档案管理进程。