探析新形势下档案管理信息化建设的创新举措

张永发

（浏阳市总工会，湖南 浏阳 410300）

对工会档案在管理上开展信息化的建设，是推动工会档案在未来管理中的，科学合理发展的一种有效的途径，通过对档案开展信息化建设，档案管理的有关部门，就可以把先进的信息技术，合理的引入到工会档案的日常管理工作当中。开展信息化建设能够让工会的档案，在管理工作中的效率得到有效地提高，使其为有需求的用户提供更好的服务。

1 档案管理及信息化的建设概述

1.1 工会档案的管理现状，信息化建设的意义

档案是由个人在社会当中活动的记录、社会上的组织、国家的机构共同形成的，用来保存声音、文字、图像等的原始情况记录。主要类型有：外交档案、教学档案、人事档案、艺术档案、会计档案、工会档案等，文章主要介绍工会的档案管理。主要包含以下两方面内容：第一，对工会档案的资源管理，也称作工会档案的实体管理。第二，对档案中的工会信息进行管理，称作工会档案的信息组织。工会档案实体管理的内容包含：保管、鉴定、整理、收集等，通过对工会档案开展资源建设，让馆藏体系能够更加的科学、合理，为工会档案在现代化的管理模式中，奠定一个良好的基础。档案的管理在活动方面，与其他的文献管理是一样的，在信息的传输时有信息输入、信息存储、信息加工、信息输出，这样一个过程，属于一种控制信息的系统。

现阶段的档案管理在技术上的不断进步，受到了越来越多的关注，工会档案管理的设施上得到不断地更新、完善，但是在实际的工作过程当中，档案的管理相比于社会进步时对此的要求，依然有不小的问题存在，部分从事档案管理的工作人员，普遍存在一些领导没有予以足够的重视、队伍稳定性不高、待遇不高、工作素养不高，硬件条件较差、设备设施不全、经费不够、档案管理意识不高、群众参与的意识较低、宣传力度不够、管理模式老套等。

1.2 对工会档案的管理开展信息化建设的积极意义

工会档案的信息化体系由五方面构成：建设人才队伍、建设规范标准、建设应用系统、建设档案的信息资源、建设基础设施，其中最重要的两项就是，对基础设施、档案信息资源的建设。工会档案的管理，在信息化建设中的重要性包括以下几点：第一，档案管理实现信息化，能够让档案管理在工作上，得到有效的改善；第二，适时的决策、正确得当的管理措施，要依靠可靠、完整的信息、综合快速的分析能力来保障；第三，可以为科学研究、普及知识等方面，提供更加智能化的服务。

2 创新的具体举措

2.1 在工会的档案管理中加强对数字化技术的应用

工会档案的管理工作，设计到了单位的相关机密工作，对于工会内部的员工而言，在评定职称、工作履历、医疗互助报销、职工帮扶等，在这些方面的工作参考性是非常直接的，因此应该对信息化技术予以合理的开发，以便更好的去适应，工会档案在管理中的工作特征，比如对档案管理的硬件设备、数字扫描仪的使用上，对档案数据的存储设备在选择、应用上，通过引入数字化的技术，让档案管理在信息化的工作方面，保障其正常、有序的开展。

例如：可以对在相关的工会档案在管理工作中，收集到的有关数据内容加以利用，根据数据中的提示对工会档案馆的网站进行构建。同时再去开展一些，相关的网络管理服务，让持有工会档案的人群，在网站中能够找到自己的档案，通过网络在线上进行服务，让管理工会档案的相关部门，利用网络对数据完成信息的共享，进而让有需求的用户，在操作管理中能够更加方便、快捷[1]。

2.2 对相关的工作人员在综合素养方面进行提升

实现应该从规范行为、设计制度方面，在工会档案的信息化管理平台，树立一个服务型的角色，设计平台、充实内容、人员管理等工作，都是为了更好的帮助使用者，在资源的需求上提供有效的信息。要时刻保持一种学习进取的精神，在崭新需求的引导下，针对自身在综合素养方面进行不断的提高，树立一种服务他人的意识。在这个基础之上，针对工会档案在信息化管理平台的技术环节，针对相关的技术人员，定期的组织相关的技术培训，促进工作人员在调用信息内容的技能、运用平台信息的技能、计算机的技能等，这些方面得到有效的提高，进而让工作人员的素养、信息化，二者之间更好的相互 协调。

2.3 针对工会档案的管理在信息化的工作体系方面实现制度化

工会档案的管理工作在具体落地实施的时候，在制度化方面应该具备约束的效力，然而想要在档案信息化中，构建一套完整的管理制度，就需要借助信息化技术的力量，对管理工作中的内容进行有效的融合，在管理方面突出信息化，确保工作的开展真实有效，工会管理才能够在建立、完善的工作中，让信息化技术在应用中的优势得到突出，对信息化管理工作中的流程进行规范、完善，在约束的机制方面制定一套完整的制度。我国当前处于信息化的时代浪潮中，工会档案在信息管理的安全方面，受到了严重的威胁和挑战，因此只有对相关的工作制度，不断的进行完善去建立健全，才能保障信息不会遭受泄露的风险。工会档案管理中的工作人员，在工作时一定保持积极、热情的态度，对工作制度有遵守的恒心和毅力，与此同时对工会档案的管理，在信息化建设方面的进度予以关注，只有借助高超的信息技术，才能让档案管理在工作中，安全风险的发生得到有效的避免。

2.4 为信息化平台建立一套推广模式

针对档案管理搭建信息化平台，是为了给有需求的用户提供更好的服务，不是当成形象工程去建立的。因此工会档案的相关管理部门，应该对此信息化管理平台，进行大力的推广宣传提高知名度。首先，与使用此信息化管理平台的有关单位，进行积极、有效的沟通、协调，让有需求的用户清楚此平台，在信息化管理方面的便捷性，让信息化平台在知名度上得到提升。其次，要对一些相关的单位，在信息化的管理系统上，针对先进的经验进行充分的借鉴，通过从相关系统平台，借鉴而来的有关理念、知识，对信息化的管理平台从根本上，针对信息的有效性、使用频率进行提升[2]。

2.5 对工会档案在管理工作中的信息安全采取保障措施

首次，构建相关的防火墙基于计算机的网络技术，在对档案的内部网络实施高效的梳理，针对网络安全全方位的加强防范意识，对整个数据库的资源加大监控管理的力度。其次，在网络中对线路实现层次性，让IP数据包在拦截时更加精准、高效，进而让整个工会档案的信息化管理，在工作中更加安全、高效。

3 结束语

综上所述，要想对工会档案在管理方面，实现有效的信息化建设。首先在工会档案的管理工作中，就要对数字化技术在应用上予以加强；其次针对相关的工作人员，组织定期的技术培训，促进其在综合素养方面得到提升；然后针对工会的档案管理，在信息化的工作方面要实现体系的制度化；接着为信息化平台在推广方面实施有效的举措；最后针对工会的档案，在管理信息工作中的安全性，采取安全、有效的保障措施。