医院人事档案的业务流程优化与信息化建设

黄旖敏

（肇庆市中医院，广东 肇庆 526000）

人才是医院发展的关键，医院人事档案的建设关系到人才的选拔和队伍的建设，医院人才队伍建设体系是否科学合理直接关系到员工工作积极性。随着信息化的到来，信息技术不断完善，智慧医院平台的开展给医院的人事档案建设带来机遇的同时也为档案管理提出更高的要求。医院要完善档案管理模式，提升管理质量，更加科学高效服务于医疗卫生事业。

1 医院人事档案规范化管理的必要性和重要性

1.1 档案规范管理的必要性

人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的，归国家所有的，记录反映人员经历、德能勤绩及工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的真实记录。档案并且作为一种重要的社会公共信息资源，具有传承人类文化的功能。随着社会化程度的提升，人们对信息的知情和保护意识加强，档案信息作为社会活动的参考依据和凭证，对人们有着极其重要的价值。

人事档案管理的最终目的和最后归宿是服务于社会主义现代化建设，科学认识档案管理是贯彻执行党的干部路线方针政策、选举贤能，知人善任的重要保障[1]。

1.2 档案规范管理的重要性

人事档案流程优化及信息化建设是医院建设的重要内容。当今时代信息技术不断发展，无纸化办公以及知识管理地向前推进，推动了档案管理的进步，人事档案应利用现代化的科学技术，提高信息化管理的水平。

医院的人事档案是人事部门、组织部门以及其他部门参照党的干部政策，在人事管理方面所形成的真实记录。医院人事档案记载着医院职工的个人基本信息，医院职工获得的荣誉以及工作表现。人事档案作为人事部门合理配置人才、绩效考核的依据，良好的管理有利于医疗水平的提升，同时，能够在一定程度上扩大医院的影响力。

2 医院人事档案具备的特征

1）医院的人事档案应具备保密性、流动性和现实性。流动性是指人事档案在形成建立之后并不是固定不变的，会根据情况的变化在后期补充内容，所以说人事档案流动性较强[2]。之所以说档案具有保密性，是因为档案中记录的有个人家庭情况、个人隐私等，档案记录的过程中要注意对个人隐私的保护。现实性是指医院在干部招聘选拔以及评优评先等活动时，要参考人事档案开展此项工作，所以说人事档案具有现实性。

2）在数字化时代，医院人事档案的存储应该具备数字化信息网络化等特征。数字化存储是指把纸质的人事档案录入计算机系统，通过数据存储的形式来记录，以数字化的形态为用户提供服务，以此来满足医院人事档案管理的需求。在信息化时代，计算机技术快速发展，各式各样的档案管理软件应用到医院的人事档案管理工作中，使档案工作者摆脱繁忙的手工操作模式，将工作的重点放在档案信息资源开发上，使医院的人事档案管理更加简单化、智能化[3]。

3 我国医院人事档案管理现状及存在的问题

当前我国医院人事档案管理的方式大多采用传统的纸质档案管理形势，偏向于静态记载，这种方式不能动态、全面地反映信息的优缺点，也不便于实现公共性和共享性，给人事档案信息的使用造成难题，具体有以下几个方面。

3.1 缺少相关的制度和管控机制

当前我国关于人事档案的法律法规并未进行完善和修正，在市场经济发展迅速的时期，人员的流动量增大，人事档案的管理制度不断改革、优化，针对该问题，应该提出有针对性、科学性的管控机制保证人事档案管理与时俱进。人事档案管理网络信息化建设制度实施，难以保证制度层面人事档案管理的科学性和有效性，运用加强档案管理及信息化建设将医院人事档案以纸质、照片、音频、视频等形式存储能够更好地保存档案资源。

3.2 医院人事档案信息化基础薄弱

调查显示，人事档案信息化管理意识缺乏、信息资源管理意识不足、是医院人事档案信息化管理存在的主要问题，医院缺乏人事档案信息化管理的意识，缺乏对人事档案管理的重视。在档案管理方面的投资力度较少，各种硬件设备及系统的引进投入较少，设备配备不齐全、网络化的管理不完善，导致人事档案的利用率不高。信息化建设是为企业人事档案的管理提供服务，为决策者提供分析和参考依据推进业务进展，因此，提高医院人事档案信息化对于我国大部分医院来说具有极其重要的意义。

3.3 档案管理者的素质有待提升

随着社会的进步和时代的发展，对档案管理者也提出了较高的要求，作为人事档案的管理者，要不断学习新知识，掌握新技能。目前虽然部分档案管理员能够掌握档案管理的基本方法，但是不能熟练操作计算机，这会对人事档案的网络化管理造成障碍。甚至一些档案管理员缺乏网络安全风险意识，在开展工作时会引发信息泄露的风险。现阶段如何提高档案管理员的业务水平和职业道德？如何引进高素质的管理人才？这是当前我国医院人事档案信息化建设面临的一大 问题。

3.4 网络安全存在风险

网络安全是网络系统的硬件、软件和信息被保护，不因遭到破坏而发生信息泄露情况。信息管理后台有一个集大信息数据资源的数据库，使用者能够通过网站检索界面检索到相关的信息资源，然而，档案信息的存储形式依赖于计算机技术及网络环境，就当前我国计算机系统来看，其操作功能较为薄弱，还存在着一定的安全隐患。计算机只有在安全的物理环境中计算机系统才能够安全稳定的工作，环境不但包括计算机的清洁度和温湿度，对电源空调也有规定，所以说计算机系统和网络安全存在一定的风险。当我们在享受信息化带来的便捷的同时，也要能够承受它带来的风险；网络安全非常重要，医院在加强人事档案信息化建设时必须要加以关注和重视。

4 档案业务流程优化及信息化建设策略

针对以上提出的几点问题，本篇文章对档案业务流程优化及信息化建设提出几点策略。

4.1 档案业务流程优化策略

医院在档案管理方面要立足传统档案管理流程，根据当前管理现状设计更加规范的档案业务管理流程，明确业务流程角色，对人事档案管理流程进行优化。优化包括规划、实施、监督、完善四个方面。

首先，规划是指对医院档案管理流程的现状进行分析，规划好业务流程，具体来说就是优化业务流程的标准规范和要求。做好流程优化实施前的业务培训工作，按照业务流程标准和要求开展工作。

其次，实施是指严格执行优化后的流程管理，坚持档案全生命的周期管理，做好资料收集、整理、归档、利用和销毁工作，并结合档案管理相关制度完善和修订人事档案，不断优化升级，实现档案管理的系统化、体系化。

再次，监督是指档案工作人员在完成档案管理的各个流程之后，要自觉接受外部的监督和检查，保证优化业务流程的科学合理性，并且保证业务流程符合现代档案管理和医院的需求。

最后，完善是指医院档案流程优化是一个持续不断的过程，需要医院和档案工作者通过研究发现问题，解决问题，在增长经验的同时使医院档案管理流程更加科学合理。

4.2 加强档案信息化建设投入

人事档案包括职工可以设置专门的资金，确保专款学历、考核、党团等材料，涉及的内容广泛，信息量大并且大多是以纸质形式保存，在档案材料收集的过程中容易出现材料收集不齐全、不及时等问题，加强档案信息化建设有利于档案更好的管理。医院在购置档案管理系统软件，如计算机复印、网络系统等设备时，可设置专门的行政编制，为医院城市档案管理信息化建设提供物质保障。医院可以设立专门的独立档案管理和阅览室，派专门的档案工作人员服务，保证员工信息准确及时录入，为医院人才选拔提供参考依据[4]。

4.3 完善监督机制

夯实制度保障，建立监督机制。医院根据自身发展特点以及管理规范，建立并完善档案管理制度，如人事档案在查阅的过程中，因其涉及医院机密和隐私，在借阅时既要满足利用的需求发挥其应有的作用，又要贯彻保密原则，保证档案的完整性和安全，避免机密泄露现象发生。医院可以设置专门的档案监督小组，对档案管理工作进行监督，制定合理的绩效考核机制，施行不定期不定时的监督。其次，医院人事在开展收集、整理、装订、入库、存储之前应对工作人员进行培训，保证操作规范，从而有效提高大管理人员的业务水平，保证档案管理工作正确、安全高效进行。

4.4 培养专业的档案管理人才

医院可以从高等院校或科研学院引进专业的人才，优先选用档案管理或计算机专业的优秀毕业生到医院档案管理队伍中，增强档案管理的科学性并不断更新知识结构，提高工作人员的动手能力。此外，要加强档案管理人员考核机制，加强档案人员职业道德教育，提高管理人员的保密意识，医院也可以派人事档案管理人员去进修学习，与其他档案工作者进行经验交流，提升档案工作者的整体素质和水平，提高档案信息化建设。