档案管理信息化建设的思考

李 榕

（四川职业技术学院，四川 遂宁 629000）

档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。

1 高校档案管理工作存在的问题

1.1 软件和硬件工程没有保持同步建设

档案信息化是网络化、数字化、规范化的总称，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。反思我们的档案信息化工作，我们深感：在进行档案信息化建设中必须注重软硬件工程建设并举；注重档案科技发展规划和实现规划措施的落实；加强档案科技发展工作、促进档案事业发展和腾飞，需要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养，建设高素质档案管理队伍。

1.2 电子档案资料保护力度不足

档案管理工作向信息化方向发展，其中最容易出现的问题就是电子档案信息容易泄露，而日常工作在开展的过程中，针对电子档案资料的保护力度明显不足。虽然许多单位都在开展信息化档案管理工作，逐渐建立了电子档案，改变了传统的工作模式，但是针对电子档案安全管理方面的工作却有所欠缺，没有制定统一的电子档案管理体系。针对解决电子档案安全管理问题没有相关的保密软件，工作人员对相关软件的操作也不够熟练，对杀毒软件的认知水平不高，以至于当计算机软件出现问题时，无法在第一时间进行解决，造成电子档案的泄露和遗失。

2 如何推进档案管理信息化建设

2.1 档案管理规范化，工作流程标准化

为了进一步推动档案管理信息化建设，需要对管理的方式进行优化和调整，采取科学以及标准的管理程序，推动档案事业向现代化信息化的方向发展。制定严格的档案管理工作标准体系，对档案管理工作的流程进行标准化设定，推动档案管理更加标准和规范。高校应该建立统一的档案目录标准，档案信息的内容非常丰富，具有广大的信息源，为了确保档案管理工作的规范性和便捷性，需要遵守统一的目录标准。建立规范和全面的规章制度，对档案信息的资源和相关的服务目标体系进行确定，对相关的技术方法体系进行优化和调整。高校档案工作信息化建设的过程中，工作人员需要对高校的各方面资源进行充分地整合，不断规范高效的档案管理工作模式。

2.2 数字化档案信息库的建设

科学技术在快速向前发展，人与人之间有着非常密切的关系，这决定着高校不能单独的存在自己的世界中，要和其他的领域进行密切的联系。故此，高校档案管理信息化建设工作在开展时，不能仅仅局限于自己的学校之内，需要和各大学校的档案管理进行充分的联系。高校档案信息工作在进行建设时，需要发挥自身的学校特色，整合档案的现有资源，这些资源需要和其他高校的师生进行共享，建立广泛的共享平台，组建信息档案建设工作队伍，为各大高校的档案信息资源进行统一的筹集，从而可以建立一个全国高校的档案网络。通过推进高校档案管理工作信息化建设，可以实现资源共享信息共享的目的，加大力度开发数字化档案，引进计算机技术对高校档案资源信息进行整理，不仅可以有效提高档案管理工作的效率，也可以提高整体工作的质量。

2.3 加强队伍建设，提高管理人员信息素养

高校档案管理工作在进行信息化建设时，信息资源和用户之间的关系是由档案工作者决定的，在这个过程中工作人员起到非常重要的作用。高校档案管理工作现代化和专业化发展需要具备专业的人才，专业人员不仅要懂得现代信息技术，还要意识高校档案管理工作发展趋势，才能推动高校档案管理工作信息化建设的发展。档案管理工作人员需要不断提升自身的综合素养，更要有对于信息收集处理的能力。通过电子信息技术、网络技术与档案管理工作充分融合在一起，才能有效提高工作人员的工作效率。档案管理工作人员对档案信息进行收集整理时要遵守档案管理法律法规，要意识到档案信息管理工作现代化建设的重要性，这样可以推动档案管理信息化建设持续稳定地发展。

3 结束语

认真落实《档案法》等有关法律、法规及管理制度，推进依法治档、加强档案管理工作，深刻认识加强档案科技发展、档案信息化建设、档案管理队伍建设及不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性，用我们的知识、智慧和辛勤劳动促进档案事业健康 发展。