“互联网+”时代企业数字档案馆建设信息服务创新分析

郭加忞

（上海核工程研究设计院有限公司，上海 200233）

数字档案的创建对企业来说是重要的内容，可以协调资源，促进工作的转型和更新。自从数字档案的概念被提出以来，全国各地不同类型的档案都开始了项目的建设，推动了数字档案的创建。各种新技术创造了各种档案建设的概念，对服务功能的要求也提出了新的条件。

1 数字档案的概念和创建目标

数字档案的创建是一项战略性工作，可以在信息化的情况下进一步改变和更新档案。这篇文章采用了国家档案局“公司数字档案馆手册”中明确的定义，即“数字档案馆指的是利用现代信息技术加强档案的业务流程，以及拥有资产的整合。电子档案或其他数字资源被收集、分类和保存，集成控制系统平台通过互联网提供存档信息服务和资源共享的使用；还明确说明了建设企业数字档案的目的，数字档案馆的建设是企业可持续发展的有力支柱。数字档案的概念和目标的定义有助于为以后的业务工作确定阶段性目标。此外，相关规章制度还规定了数字档案构建的原则、内容和功能，这也是为不同类型的档案建立平台的参考文献。

2 数字档案馆的技术条件

1）基础设施建设。硬件设施是建立数字档案的基础和条件，配套软硬件设施无疑是数字档案馆建设内容中的重点，良好工作环境是工作的基本保证。档案馆的建设必须集中在基础设施上，专注于建造中心计算机室，规划网络结构，提供各种服务。服务器、交换机、数据库服务器和数字处理工具等。

2）基础业务功能实现。创建具有完整结构和科学性的架构是此平台的一项重要工作。目前正在建立一个综合控制平台，设置电子档案传输和接收系统，设置一个电子阅览室系统来实现多个通道检索文件。该系统是数字档案发展的主要模型，原则上可以实现上述主要业务功能。

3）构建数据库。建立一个具有特色的数据库是档案信息资源建设的有力表现。档案馆积极推动档案资源数字化，同时促进库存的增加，在文件层建立目录数据库、多媒体数据库和主题数据库，并准备进入下一个发展阶段，即向知识档案的转变，数字档案强调了知识管理的重要性[1]。

4）构建安全体系。在创建数字档案馆时，应尽一切努力保护数字档案资源的安全。严格遵守国家标准和技术规范，注意安全保障系统的建设，使用网络隔离技术，执行备份数据。通过有效的措施，正版数据库和操作系统，提高日常管理的效率。

3 创新数字档案馆信息服务的途径

根据数字档案馆的服务模式，作者建议增加数字档案普通化和精准化的特色。就现如今的状况来看，作者参考了其他数字档案的相关情况，数字档案的实践已经引入一些个性化的服务方法、服务对象和保密程序虽然在程度上有不同，但服务方法理念几乎都是一致的，在内容更新方面要进行研究[2]。

1）增加咨询与交流功能。企业内部的团队和每个部门都不是独立的。在创建数字档案的过程中，需要进行总体规划。在未来的前景中，数字档案馆的建设依靠平台创建一个主题数据库“参考决策信息”，为特定群体提供目标服务。在某些情况下，每个部门会有很多问题都需要咨询专家，但是每个部门提出的问题都有一定程度的重复，而专家的回答很容易导致劳动力流失。为了提高团队档案的总体水平，在创建数字档案的过程中，必须充分考虑和计划。在公司数字档案网站上，可以打开一个章节来增加咨询和指导功能。一方面，工作人员可以预先收集相关的咨询问题并创建一个问题库。当一个利用关键字进行搜索时，系统会自动响应；另一方面，用户可以留言，服务人员定期进入服务系统提供服务，并尽可能及时地响应，以达到调查和实时协商的效果，认真了解成员的问题，并进一步提升存档工作效率。每个部门的档案工作必须从对方的长处学习，互相讨论，档案管理员必须交流。因此，数字档案馆门户网站可以创建一个小部分，作为论坛运行，参与部门讨论相关问题并促进工作。服务于数字档案系统的工作人员还可以及时检查人员信息的内容，在任何时候改进系统功能，或在自主模式下向不同部门提供必要的建议和帮助。

2）合理组织资源，重视资源。在创建数字档案的过程中，公司专注于收集信息资源，使档案资源丰富，内容丰富，类别多样化。创建数字档案不仅仅是收集不同的资源，通过收集信息资源，需要对其服务系统进行深入研究，最重要的是如何组织资源。分类结构必须是合理的，页面必须是清晰和简单的，方便用户使用，也方便评估数字档案质量的标准。此外，公司还可以加强对数字资源标准化的开发，制定资源创建的结构和模型，并通过元数据科学地组织不同的信息资源，以实现资源利用的目标。数据质量控制也是一个需要考虑的问题；在收集数据的过程中，必须严格审核数据，确保数据来源的质量。

3）开创资源共享审批功能。企业拥有一些基本资源，很难进行充分利用，也很难进行资源共享。企业之间的资源分配是一项需要谨慎的工作，每个部门的资源都应该通过该平台进行共享，方便任何一个员工进行工作。如果工作人员需要访问不同部门的数字文件平台，您可以为对方打开一个在线程序，参与者可以申请并批准在线访问。通过确定实现共享使用功能的许可，不仅可以改善信息的可用性，还可以确保数据的安全。

4 推进数字档案的建议

1）依需求建设，加强规划。创建数字档案不能仅仅适用于大多数存档的传统做法。每个企业的情况都不一样，所有功能的设定要根据企业的实践情况进行设定，它必须与公司总体发展战略的实际状态、流程和信息化水平等相协调。企业档案的建设必须考虑到公司和每个部门的实际情况，在此基础上建立，提前计划并根据实际需要。应加强高层设计工作，请专家指导和评估规划，进一步保障规划的科学性和合理性。

2）保障安全性。企业信息资源与公共信息资源的区别决定了上传的信息资源的安全保障问题。因此，为了实现系统安全、数据保护和数字档案隐私，需要采用各种管理、技术和设备等方法。迫切需要安全措施，如加密技术、防火墙和访问许可。之后平台需要定期维护，检查访问痕迹，并消除系统的漏洞。为了保证平台的安全，必须对新的信息资源进行安全测试。

3）补充资源不断创新。数字档案不是一朝一夕的。它应根据不同的阶段和需要进行维护和定期调整，并应增加新的功能，以便更好地适应企业的发展速度。公司可以依靠特定的文化传统和现有的数字档案功能，继续设计和更新分区的内容和功能，增加吸引力和实现公司价值。还可以通过市场调查或成员单位的调查来获得目前的信息和数字档案的内容和功能。

5 结论

本文是笔者根据所在单位构建数字档案馆建设过程的实际，参与建设研讨会，对本单位数字档案馆乃至企业数字档案馆建设的一些思考，希望对推进数字档案馆的发展有所帮助。企业必须融入信息化建设的大环境，构建新平台，根据企业性质选择不同的建设模式。