档案数字化管理体系建设问题与研究

孟凡华 于佩兰

（丰宁满族自治县档案馆，河北 承德 068350）

随着电子信息技术的迅速发展，国家机关、部队、企事业单位的建设发展与档案数字化体系建设、管理存在着密切的联系。例如，现代企业管理展开的各项档案管理工作，对其未来的发展以及定位均存在着显著联系以及影响，只有高质量完成档案数字化管理体系的构建，才能够提升整体档案管理的效率与质量。除此之外，数字化建设属于我国社会经济中的重要组成部分，将其应用于档案管理中，不仅能让档案工作朝着精细化、便捷化以及网络化方向发展，还能够有效保存档案资料，维护企业的运行与发展。

1 档案数字化管理体系建设的原则

档案数字化管理体系建设，其主要目的是满足利用人员对档案数据的实际需求，全面彰显出档案资料的价值。同时，利用计算机设备以及一些软件系统，能够在线上完成档案信息的利用、整合以及传播，使数字档案进入到人们的视线中，保障所有档案信息数据的安全性以及实时性。数字化档案管理体系的建设离不开计算机技术的应用，必须使信息安全网络安全处于良好的环境中，为机关、企事业单位的管理人员提供相应的决策信息[1]。对于档案数字化管理体系建设来说，能够让用户群体获得自己想要的档案信息，满足他们实际需求是目的。在实施档案数字化管理体系建设时，应根据以下目标完成：首先，将用户群体当做中心，结合他们实际需求，对档案数字化管理形式进行调整，提升档案管理的服务水平。其次，注重全员参与档案数字化管理体系建设，争取所有人员的支持，多方合力让建设工作顺利完成。此外，还需要注重系统管理这一环节，明确所有职能部门的权限以及义务，利用最省力、最有效的路径，完成档案数字化管理目标的实现。

2 档案数字化管理体系建设所存在的问题

1）档案管理系统和办公室软件之间衔接较差。我国的档案主要是国家机关、部队、企事业单位或者个人在生产、生活及工作实践活动中所形成的真实的历史记录。档案数据库就是由这些原始的档案资料通过现代化手段转化，但是，部分机关、企事业单位的办公系统与档案管理系统之间缺乏兼容性，在信息资料格式以及传输方式上具有较大不同之处，这就使得电子档案信息不能直接完成档案管理系统与办公管理系统之间的传输。在此背景下，会给工作人员增加工作量，并带来极大的不便，产生许多不必要的中间环节，无法完成档案信息资源共享，在一定程度上影响各项工作的开展[2]。

2）数字化管理过程中存在安全隐患。档案数字化管理体系的建设，能够更为便捷的完成电子档案信息的传输、归档以及整合，使档案管理的效率显著增长。但是，从实际建设情况来看，在具体运行过程中仍然具备一定的安全隐患。对于电子档案资料来说，其在存储以及传输的过程中，必须依赖计算机设备，若存储设备不够稳定，那么很容易出现档案数据丢失或者是被窃取的情况。除了这些，在电子档案数字化体系实际运行过程中，计算机系统有时会遭受到外界病毒的侵袭，这有可能使一部分的数据文件被他人所窃取，若发生这种现象，档案数据的安全以及完整性便无法有效保障，让机关、企事业单位遭受巨大的经济损失，这些也是当下企业在实施数字化档案管理体系建设时需要解决的问题[3]。

3）档案管理人员素质水平有待提升。在开展素质化档案管理体系建设时，其对于人员素质的要求十分高。但是，部分档案管理人员在技能水平以及专业素养上比较欠缺，也未能重视档案数字化管理工作的开展。并且，部分单位不能定期开展档案管理人员培训工作，致使档案管理人员不能掌握全新的档案管理技术与方法、无法熟练操作计算机设备，在电子档案信息整合上也存在欠缺，最终制约了档案数字化管理体系的建设与发展。

3 档案数字化管理体系建设的有效措施

1）形成档案数字化管理标准体系。在开展体系建设工作时，需要注重以下几点：（1）展开分阶段建设标准体系。因为档案数字化管理标准体系建设十分漫长，需要耗费大量的时间，国家机关、部队、企事业单位相关工作人员需要根据单位的实际状况，结合目前档案管理的实质目标，展开阶段性的计划，全面掌握体系建设的具体内容，最终使档案数字化管理体系建设顺利开展。在实际建设的过程中，可以将体系建设划分为三个阶段，也就是发展阶段、创建阶段以及维护阶段。（2）加强管理标准建设工作。档案数字化属于新时代的产物，应当引起所有企业以及单位的重视，让更多的人员加入到档案数字化管理工作当中，努力提升自己的数字化档案管理知识。（3）制定出档案数字化规范以及标准。在档案数字化管理体系建设的过程中，应提前制定出具有意义的档案管理标准，约束所有档案管理人员的行为。

2）保护档案数字化管理系统的安全性。在进行档案数字化管理体系建设的过程中，应当形成电子档案信息系统。对于国家机关、部队、企事业单位来讲，其在单位运营的过程中会生成大量的材料，这些材料都需得到有效保存，防止档案材料出现泄漏、丢失的情况，特别是对于国家机关、部队等一些含有保密性质的单位来说，一旦资料泄漏，所造成的后果不可估量，甚至还会对国家发展造成影响。对此，应保护好档案管理系统的安全。而电子档案具有形式多种、内容丰富的特点，其中涵盖着大量的文本文件、图像文件以及数据文件，在档案运输以及迁移的过程中很容易发生档案丢失的现象。对此，应加强对于电子档案系统的管理。首先，需要让计算机设备其处于安全的环境当中，防止设备被损坏。其次，网络运行安全也应得到保障，采取必要的手段防止档案数据信息被泄露，不仅要定期备份档案资料，还需要完成计算机病毒的查杀。此外，要开展用户身份识别控制访问工作，对于所有用户要进行不同的角色分类，并将档案开放群体分为查询用户、管理用户以及游客，对于类型不同的用户，其所得到的权益也是不同，他们在传输、查询、使用上均有不同的限制[4]。

3）加强档案数字化管理人才队伍建设。档案数字化管理体系建设离不开管理人员，这也需要档案管理人员具备较高的专业素养以及技能水平。首先，档案管理人员要加强新知识、新技术的学习，形成科学合理的思维模式，从而有效应对档案数字化管理中所存在的各种问题。其次，档案管理人员不仅要具备基本的档案学知识，还需要掌握计算机录入、计算机音频处理以及计算机图形处理等，若能力较强的档案管理人员，还可以为单位打造出一套独有的档案管理系统，让单位内部档案资料查询与收录更加便利，提升档案管理的有效性，努力加入到档案数字化管理的每一环节中，争取为档案数字化管理体系的建设做出贡献，让档案管理的各个环节变得规范、有序。

4 结束语

总而言之，信息时代的来临，让我国各个行业的发展以及工作形势都发生了转变，档案数字化管理体系的构建，已成为时代发展的必然趋势。通过建立数字化档案管理体系，能够让档案管理的效率以及质量显著增长，为企业后续各项工作的实施与决策提供相应的支持。为了响应时代的发展，档案管理人员在实际工作时，需要全面认知到档案数字化管理体系建设的重要性，结合本单位的实际状况，了解档案管理中所存在的缺陷，最终根据问题原因，制定出相应的解决措施，让数字化档案管理工作更为顺利的展开，为国家建设以及社会发展贡献出自己的一份力量。