“互联网+”时代妇幼保健院档案管理再思考

才仁卓玛

（青海省妇幼保健院，青海 西宁 810000）

妇幼保健院具有社会公益性特征，具备妇幼保健服务及公共卫生管理职能，档案作为妇幼保健院声像、技术、院史、病例等信息的主要存储方式，可为人员调动、服务建设提供依据，但受到信息复杂等因素制约导致传统档案管理方式效率低下，为促进妇幼保健院新时代建设，应借助“互联网+”模式展开创新。

1 “互联网+”时代妇幼保健院档案管理的机遇与挑战

妇幼保健院在“互联网+”时代背景下存在以下机遇：1）提高管理效率与档案时效。妇幼保健院信息繁杂，档案管理难度较大，信息产生间隔较短，例如：若未及时更新妇幼住院信息，则会导致档案失去时效，无法为妇幼保健院日常管理提供信息依据，而电子档案可借助专业管理系统实现快速信息更新，消除管理难度大、时效低缺陷[1]。2）实现档案管理技术创新。大数据等技术在“互联网+”时代愈发成熟，可在先进技术支持下提高档案归纳效率，优化档案管理方法，实现档案快速分类。3）提高档案利用率，实现空间拓展。传统纸质档案调阅流程繁琐，信息查找缓慢，导致妇幼保健院档案应用程度不高，而电子档案在技术支持下可完成精准查询，极大提高档案利用率，此外将纸质档案转化为电子档案，可节约现实空间，消除纸质档案空间占用大缺陷。

“互联网+”时代下，妇幼保健院面临以下挑战：1）电子档案虽可降低纸质档案丢失概率，但却面临信息泄露隐患，黑客技术、数字病毒入侵性随信息技术发展而提高，部分不法分子为谋取不正当利益而盗取隐私档案，为妇幼保健院电子档案的建设发展带来极大挑战。2）信息化档案管理模式对于妇幼保健院而言较为陌生，管理模式相对不健全，需妇幼保健院根据自身发展而逐渐摸索。3）电子档案建设对专业档案管理人才提出了更高的要求，大多数妇幼保健院档案管理人员无信息化知识储备，缺乏电子档案管理经验。

2 妇幼保健院在“互联网+”时代的档案管理新策略

2.1 加快档案基础建设

2.1.1 信息化硬件投入

妇幼保健院中传统档案管理以纸质资源为主，防尘、防火、防虫、防潮为日常档案管理工作，费时费力，且易发生档案丢失、信息混乱等问题，在“互联网+”时代背景下，妇幼保健院应借助“互联网+”模式展开档案信息化变革，将传统纸质资源转化为电子数据，降低档案存储空间，提高管理效率。新《档案法》于2021年1月1日正式实施，其中肯定了电子档案的法律地位，妇幼保健院作为公共卫生机构，在档案信息化建设时，需加强信息化硬件的投入，引入档案信息管理系统，按档案功能于系统内开设不同板块。以青海省妇幼保健院为例，其可将档案分为办公性档案、阅读性档案、库房档案、病例档案等，提高档案调阅效率，并有针对性地引入电子档案输出设备、复印机、专用电脑、系统软件等硬件设备，并在此基础上引进数据标准化技术、办公自动化体系等，以档案管理为突破口，提高妇幼保健院信息化水平[2]。

2.1.2 档案人才素质培养

“互联网+档案”在妇幼保健院发展中逐渐普及，信息化、专业化档案管理人才成为关键性因素，为提高电子档案建设质量，应注重提升档案管理人才综合素养。例如：借助定期培训及专项培训的方式提高档案管理质量，定期培训主要以思想建设、法律科普等专业档案管理知识为主，提升其法律意识与职业精神，并结合档案管理案例展开应用培训，提高档案管理人员知识应用能力；专项培训以电子档案建设为核心，主要以档案管理信息系统操作为主，同时展开纸质档案与电子档案间的转化培训，规避档案错漏问题，在此过程中可结合妇幼保健院自身所引进的信息软件系统进行实践演练，提高档案管理人员实际操作能力，推动妇幼保健院档案管理改革进程。除加强培训外，还应在招聘时注重录用信息化人才，为电子档案建设奠定基础，提高妇幼保健院整体人员平均水平。

2.1.3 完善档案管理制度

妇幼保健院具有社会公益性质，档案管理制度应建立在现行法律法规基础上，确保档案建设及资源应用合规合法。“互联网+”视角下的妇幼保健院档案建设应具有配套规章制度，例如：以妇幼保健院职能与日常业务流程为指导，从档案转化、档案录入、档案调取、档案更新等角度展开，档案转化制度为纸质档案向电子档案的转化工作做出约束，不可将已完成数字转化的档案销毁，此外在新信息录入时，应指出档案内必备内容，以此保障档案信息完整性，并规范档案调取与查阅流程，明确档案查阅等级及档案密级，注重档案保密特性，为确保档案时效，应对电子档案定期检查及更新，并于规章制度中指出检查时间间隔，实行档案精细化管理理念。结合“互联网+”形式对档案管理规章制度进行优化可保障制度有效性，引起妇幼保健院工作人员对电子档案的重视，促进档案管理规范化发展。

2.2 资源整合与处理

信息是完善妇幼保健院档案信息建设必备资源，应借助“互联 网+档案”发展契机丰富档案资源内容，促进妇幼保健院档案建设工作的可持续发展。在档案资源建设中，应在信息技术辅助下加强信息资源搜集工作，收集妇幼保健相关技术理念资源并整合，确保资源质量后将其归档。例如：可于现有档案信息管理系统内增设“网络资源”模块，将妇幼保健相关有效网络资源整合分类于该模块下，确保资源原链接安全性后可将其衔接至档案信息管理系统内，便于妇幼保健院工作人员资源查询与应用。除此之外，可将档案管理工作渗透至妇幼保健院各科室日常工作中，以科室为单位引导其自行构建“科室档案”，将专业化知识及服务经验进行记录，辅以绩效考核，提高妇幼保健院各科室的重视，在长期建设中，档案资源得以丰富，构建妇幼保健院档案管理良性循环。

2.3 注重档案保密性

“互联网+”时代下的妇幼保健院档案管理应注重信息保密性，需在档案有序管理基础上提高电子档案安全性。例如：于档案管理制度中明确档案保密性，上纲上线，提高工作人员档案保密性质，对恶意泄露档案信息的人员通报并惩处，此外应于档案信息管理系统内增设安全警报功能，一旦出现黑客、病毒入侵，警报将自动发出信号，便于工作人员及时阻止信息泄露。

3 结束语

综上所述，“互联网+”时代为妇幼保健院带来信息化改革契机，借助信息技术提高档案管理效率及质量，在实际建设中，应从信息化硬件、专业人才、管理制度三个方面加快档案管理基础性建设，注重信息资源整合，提高档案资源利用效率，同时加强档案保密指数，消除信息泄露隐患，提高档案管理质量。