基层事业单位档案信息化建设水平提高的策略研究

时间：2024-04-25

苏晓燕

（山西省忻州市五寨县杏岭子乡政府，山西忻州 036200）

提高基层事业单位档案信息化建设水平，是现阶段基层事业单位档案管理工作的重要内容，完成这项内容可以有效促进档案管理效率的提高。由此可见，基层事业单位档案信息化建设在基层事业单位中的重要地位。在提高档案信息化建设水平工作中，基层事业单位应该对现有的信息化建设工作进行深入的研究，制定详细的信息化建设策略，全面提高基层事业单位档案信息化建设水平，确保基层事业单位档案信息化建设水平稳步提升。

1 提高基层事业单位档案信息化建设水平的重要性

作为基层事业单位综合管理工作的重要组成部分之一，基层事业单位的档案管理工作有效促进了基层事业单位的综合发展方向，支持着基层事业单位管理决策的制定。目前，传统档案管理方式已经无法满足档案管理需求，推进信息化建设在这一背景下成为促进档案管理工作发展的重要手段，促进基层事业单位档案资源得到优化利用。以下就从三个方面分析提高基层事业单位档案信息化建设水平的重要性：

第一，促进了工作程序的简化，工作人员的工作强度有效降低。在以往的档案管理工作中，基层事业单位采取的都是人工手工收集材料的方式，由于档案数量巨大，工作人员的工作量十分繁重，通过信息化建设，基层事业单位的档案管理工作在数据的收集与管理方面更加高效，充分发挥了互联网信息技术的自动化和网络化的优势，还能够共享数据资源，既能够减轻工作人员工作量，还能够使档案管理工作更加便捷、高效[1]。

第二，促进了档案管理期限的有效延长。传统的档案管理工作中，工作人员需要在纸上对数据进行记录，由于纸张比较脆弱，在人为因素或者环境因素等外界因素影响下，档案管理时间因此大大缩短。结合电子平台和网络平台进行档案信息化建设，并逐渐提高信息化建设水平，可以有效确保档案的安全性和完整性，通过磁盘来存储档案信息，有效弥补传统纸质记录的弊端，成本也得到了有效地控制，节省了档案管理空间，档案管理工作的开展更加快捷。

第三，促进了档案资源的优化利用。通过提高档案信息化建设水平，可以使检索和查阅档案更加的快捷，随着信息化建设水平的不断提高，档案信息的数据处理能力得到了极大地强化[2]。由于传统的档案管理中工作人员需要逐个查找才能够找到需要的信息，费时费力，而信息化建设水平的提高，工作人员通过计算机就能够更加轻松、精准的获取需要的资料，使得后续的相关工作效率也大大提升。

2 基层事业单位档案信息化建设水平提升策略

提升基层事业单位档案信息化建设水平，有利于基层事业单位现代化建设和发展进程的推进，因此，基层事业单位应该结合现阶段的发展实际，从多方面入手对如何提高档案信息化建设水平的策略进行积极地探索，完善档案信息化建设发展模式，推进基层事业单位综合管理系统的优化。以下主要分析了提高基层事业单位档案信息化建设水平的策略。

2.1 在日常管理中融入档案信息化管理工作

为了有效促进档案管理效率，优化利用档案资源，基层事业单位需要重视档案管理信息化建设，对档案信息化建设的实际价值进行明确，在日常管理工作中积极融入档案管理信息化建设工作，将档案信息化建设与基层事业单位的可持续发展相结合，对管理规范和规划进行科学的制定，为档案管理工作的优化开展提供保障，全面提升管理效率[3]。此外，要想确保档案信息化建设效果的提高，基层事业单位还应该积极开展宣传教育工作，组织各部门工作人员学习档案信息化建设的相关内容，在明确档案信息化建设重要性的前提下，对信息化建设工作水平的提升给予最大程度的支持与配合，通过基层事业单位的多部门相互协作，促进档案信息化建设水平的全面提升，优化利用档案资源。

2.2 结合信息技术加强档案管理设施建设

现阶段，社会范围内对信息技术的应用逐渐普及，为了使基层事业单位档案管理工作的实际效果得到充分保证，促进档案资源的优化利用，基层事业单位本身应该在档案管理工作中对信息技术的应用进行探索，促进档案管理工作的信息化建设步伐。基层事业单位在实施具体工作的过程中，应该加强资金投入，优化信息化建设的基础设施建设，使档案信息化建设水平的提升能够获得先进的计算机和网络软件配给支撑。

与此同时，信息技术的运用可以将档案管理对象向电子文件、视频资源等方面进行拓展和延伸，档案资源的全面性得到了充分的保障。信息化建设中，基层事业单位要对档案资源数据库建设进行强化，除了要对档案信息进行大量的收集以外，还要在存储和管理的过程中对档案进行分类，便于后续更好的查询与利用档案资源。另外，要想更好的推进档案信息化建设，基层事业单位应该重视培养相应的人才，使从业人员能够具备专业的知识，在档案信息化建设中更好的应用信息技术，支撑档案信息化建设不断走向更高水平。

2.3 应用信息技术促进主动服务意识的提高

在传统的档案管理工作实践中可以发现，工作人员在管理档案资源的过程中往往处于被动状态，尽管可以使档案资源管理效果得到保证，但是无法对档案资源进行优化利用，较低的资源利用效率会给基层事业单位整体管理和服务工作的提升带来不利影响。因此，基层事业单位在应用信息技术发展的过程中，档案资源的利用面临着新的挑战，要在信息技术的支持下由传统的被动管理服务理念向主动的档案信息推送服务转变，档案管理人员应该不断提高自身的主动服务意识，主动了解和分析各部分工作情况，从而优化处理档案资源，通过电子档案信息的方式使各部门的在开展相关工作时能够获得一定的信息支持[4]。

除此以外，要想使各部门在利用档案资源的过程中更加便捷，基层事业单位可以构建一系列监管严谨的档案资源查询与借阅平台，使单位内部工作人员快速的查询和借阅单位的档案资源，为各项工作的开展创造有利条件，提高档案资源的应用效率，使基层事业单位的平稳运行得到顺利推进。对于促进工作人员的主动服务意识方面，基层事业单位可以定期组织档案管理人员进行相应的培训，使工作人员能够认识到其自身肩负的责任，提高工作人员的使命感，进而提高工作人员的主动服务意识，不断促进档案信息化建设水平的稳步提高。