事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

时间：2024-04-25

韩璐

（山西省忻州市中共繁峙县委机构编制委员会办公室，山西忻州 034300）

所谓信息化建设，是通过计算机技术，对各部门的工作进行统筹，提高工作效率，从而提高整个单位的运营效率，降低运营风险和成本。这一概念应用在事业单位的档案管理工作中，可以将原本需要用很多纸质文字记录的东西逐步电子化，整理归类更为便捷，数据的查询调用更为方便，并且可以实现资源共享。随着时代的发展，信息化建设在事业单位的发展中扮演着不可或缺的角色，虽然当前的档案管理信息化建设有各种各样的问题，但是要通过逐渐改进，完善，充分发挥信息化建设的作用，为事业单位带来便利。

1 事业单位档案管理信息化建设的必要性

事业单位档案管理工作的信息化建设是十分重要的，其将纸质版文件转变成电子版文件，更加有利于长期保存，后期查询时候也十分方便，对领导做决策时也可以提供原始数据作为参考，对事业单位的发展有很大的意义。

1）提高工作效率。信息化建设可以代替档案管理从原始的纸质记录转变为电子记录，减少失误和篡改的概率[1]，极大地保证了原始记录的准确性，同时，一些审批系统如OA的上线也极大方便了全体员工，对需要的档案直接下载保存，保证了信息的准备性和完整性，也能看到由哪些员工签过字，明确了责任主体的同时，不返两遍工。一套完整的信息化系统，可以极大地提高大部分员工的工作效率，对档案管理部门尤为明显。

2）能够长期保存。事业单位档案管理信息化建设可以使资料多份保存，归类好的可以长期保存，这是早期的管理方式无法做到的。这对于后期资料查询意义重大。

3）有助于领导决策。有效的信息化管理建设，可以提供准确、完整的数据，并且可以不同时期的数据放在一起，有助于领导观察变化，做出适合当期单位发展的决策，对事业单位的发展有所帮助，这是通过档案管理的信息化建设所需要达到的最重要的目标。

2 事业单位档案管理的现状

尽管信息化发展是时代的趋势，但是由于事业单位的体制，决定了其创新的道路是艰难的，在一种模式下不愿主动去改变，因此，当前事业单位的档案管理工作还存在很多问题，制约着事业单位的发展。

1）管理模式及设备落后。目前，部分事业单位的档案管理依旧停留在纸质文字记录，电脑的作用也并未完全发挥，对档案的管理也是纯工作人员的手工，每一次的工作交接，都可能导致数据的遗失；每一次的不小心，都可能导致档案记录的不准确……这种管理模式和设备的落后，已经完全跟不上时代的发展，长期下去，事业单位的发展会严重受影响。

2）管理人员意识不够。受体制的影响，很多员工抱着“铁饭碗”的心态进入事业单位，只是觉得这是一份稳定的工作，在工作上没有创新精神，没有积极进取的心态，导致在档案管理工作上，只是简单地认为这只是一份记录的工作，即使受教育程度并不高都可以来干，严重忽略了档案管理的专业性以及对事业单位发展的重要性。管理人员的这种意识，也会潜移默化的影响干这份工作的员工，会让其认为这份工作并不重要[2]，因此在工作中产生消极懈怠心理，对档案的准确性、完整性更加无法保障，需要相关档案查看时，找不到文件，严重影响工作效率，影响领导的一些决策，影响着事业单位的发展。

3 完善事业单位档案管理信息化建设的策略

通过上文的探讨，可以看到信息化建设对事业单位档案管理的重要性，也认识到档案管理的现状，这就更需要根据问题找出信息化建设的有效策略，通过信息化建设，将档案管理工作归类，保证档案的完整性和准确性，明确责任人主体，提高工作的效率，达到档案管理的意义，为单位领导做决策提供便利。在信息化建设过程中，要结合事业单位的实际情况，制定一套合理、有效的信息化建设方案，使得在档案管理中，这套方案能落到实处。

1）加大信息化建设投入。事业单位要有敢于改革、勇于创新的精神，在信息化建设中，购入适合企业发展的、便捷的设备和系统，首先要从设备做起来，没有一套性能好的设备，信息化建设做不好。设备的更新换代，就需要有资金、人员的投入。另外，一套完整的信息化系统，也是确保档案可以完整、准确、归类保存的基础，通过各部门的流程管理，减少重复性工作。也可以通过计算机技术，对数据进行开发等，让档案管理的内容，真正为单位所用，这就需要事业单位在档案管理工作中，加大信息化建设投入，寻找专业的信息化团队，制定出适用事业单位未来规划的信息化建设方案，跟上时代的发展。

2）培养信息化建设专业人才。档案管理有了信息化设备和系统后，还要有专业的人才进行日常这方面工作的维护，信息化建设也需要事业单位各部门之间的配合，这方面的工作量比较大，涉及范围也比较广。对于档案管理的信息化建设工作，对相关人员要加大培训的力度，并且组织考试以检验学习成果，对掌握程度较好的员工实行奖励[3]，对掌握程度不好的员工实行二次考试等措施，培养起员工在档案管理信息化建设中的积极主动和专业性，使后期的信息化建设工作更好开展。在档案管理的信息化建设过程中，真正要实行这部分操作的员工，对信息化建设的步伐尤为关键，除了要培养对涉及员工这方面的培训外，条件允许的情况下，还要有一个十分专业的人才进行这方面的管理，站在全局的角度，把握信息化建设的进程，监督日后信息化上线后在档案管理中可能出现的问题，总结经验，使企业的信息化建设更加完善。

3）增强管理人员的意识。在单位里施行一个相对而言比较创新的做法，管理人员对这项做法的意识尤为关键，甚至可以决定项目成败。因此，要加强管理人员对信息化建设的认可程度，要使其明白信息化建设在事业单位档案管理中的重要性[4]，可以给管理人员讲述更加先进的单位使用信息化使单位发展更快的成功案例，另外，也可以实行必要的考核机制。领导的意识会潜移默化影响员工的意识，要不断加强管理层对信息化建设的重视程度，在日常工作中对员工进行这方面意识的输入，使员工从心底里认识到这项工作对单位发展的意义，对工作的开展动力更强，有利于加快信息化建设的步伐。

4）定期更新。信息化建设，不是设备安装好、一个系统上线完成这项工作就结束了，而是一直贯穿在事业单位的日常工作中的，因此，要结合事业单位的发展情况，对在档案管理中一些影响工作效率的做法要在信息化建设工作中果断摒弃，不断迭代，不断更新，使档案管理的信息化建设是适应单位的发展的。要通过数据分析，总结经验，通过信息化建设系统，使日常档案管理工作更加高效、有序进行。