实现血站档案管理信息化建设的路径

时间：2024-04-25

赵强

（山东省临沂市中心血站，山东临沂 276037）

1 引言

血站是社会上的供采血机构，负责面向社会群体获得无偿献血机会，从而采集和储存，并为临床治疗和生产血液制品提供血液。从这方面分析，血站会接待无偿献血人员，建立献血档案，同时血站的运行本身也产生档案，所以进行档案管理十分重要。而随着信息时代的发展，信息技术的应用在档案管理中比较普遍，对此，血站需要积极思考档案管理的信息化建设，提升档案管理水平和质量。

2 血站档案管理工作的组成及特点

血站的档案有献血人员、站点工作人员方面的人事档案，还有对日常工作的文书记录档案等。献血人员档案内容包括其个人信息、血检结果、实验记录、献血记录等情况，这对于血站进行献血队伍管理以及应对紧急采供血任务有积极意义；人事档案则是血站职工的工作情况，包括其工作经历、掌握的技能等方面，这对于血站挖掘和培养人才以及科研工作开展等有积极意义；文书档案记录了血站的运行情况，对其建设和完善有积极意义。

分析血站档案管理工作，档案资料来源十分多样，不仅来自血站本身，也来自社会各方资料，这增加了管理难度；档案的载体比较丰富，可以是文字图像，也可以是录音、视频、录像等；档案的保存要求有针对性，尤其是对于一旦受损无法恢复的档案内容，并重点关注无偿献血人员的献血档案；档案资料持续更新，每天都有新的献血资料，再加上有时档案人员会变更，增加了档案管理的流动性；还有保密性要求，需要保证档案资料的不泄露，尤其是献血档案。

3 血站档案管理信息化的内容

对于血战档案管理的信息化内容，主要包括存储形式、管理方式、资源传递等方面的信息化。档案管理人员需要利用电子技术促进传统档案形式向数字化形式转变，并建立起信息化管理系统，对档案资料进行智能和自动管理以及开发利用。这样可以提升档案管理的效率及有效利用率。这项工作需要以信息设备和技术手段为支撑，对档案的多方面因素进行综合管理，最终实现信息化发展，以适应当前经济形势带来的新要求。

4 血站档案管理的现状

1）管理制度不健全。血站在档案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如对于档案收集范围责任主体的界定不明确，这可能导致追责时无法确定责任人；档案方法标准不全面，使得获得的档案内容存在一些差异性，难以统一储存；档案形式不统一，同一介质的文件有多种形式，导致重复档案处理，造成资源的浪费；制度不能及时更新，无法适应血站发展的需求。

2）对管理人员的要求高。这项工作的专业性要求较高，需要工作人员有一定水平的相关专业理论知识水平和业务能力，还要有较高水平的信息化水平，能够有效处理电子档案工作，可以将文件信息转化成血站档案进行管理。同时要求工作人员对于血站的工作有所了解，知晓所有的档案类型和特点，并关注每种档案的保密需求。但实际上，企业中的档案人员大部分都拥有高水平的档案专业知识和技能，但对于血站档案的信息化处理方面的技术水平较差，无法保证顺利进行血站档案的档案管理。

3）存在安全风险。在血站档案管理过程中，很多档案信息可以人为修改，影响到信息的安全、完整和真实性，尤其是管理人员经常变更的情况下，如果做不好工作的交接，很容易导致档案资料的损毁、遗失、篡改等问题，难以准确判断档案资料的真实和原始性。另外，还有部分违法人员比如黑客等，可能对企业档案系统进行攻击，这样也威胁到血站档案的安全性。

5 血站档案管理信息化建设的路径

1）构建完善的档案管理信息化制度。血站需要借助完善的信息化制度对档案管理操作进行规范和约束。一是培养管理人员的信息化意识，了解档案管理信息化方法的合理选择标准。在信息化技术的支持下，要求档案管理人员充分认识血站档案的重要性，掌握先进的血站档案处理技术，知晓如何对电子信息和文件进行档案处理，以提升工作效率和积极性。二是建立一套切实可行的管理制度，为相关工作的开展奠定理论基础。这也能提升档案管理效率，降低人为失误的概率。三是强化制度落实，要密切关注监管机制的建设，借助档案管理信息化平台的应用，实现对档案操作的动态监管，促使档案管理制度落到实处，这也是提高工作效率的前提。

2）建立档案管理信息化平台。对于血站档案的管理，需要构建一个公共的、独立的、可以实际应用的信息化平台，用以支撑各类档案业务需要的信息化管理服务。利用平台进行档案的收集、整理、分析、鉴定和使用等各项操作。管理人员要利用影像学技术将纸质档案转化成电子信息，经过档案操作后形成档案。血站要借助条形码技术、影像学技术等，将不同介质、不同类别的档案资料进行标准化处理，转换成统一的入口文件，用统一的格式存储，保证可追溯性。平台要支持对档案资料的统一、规范、流程化处理，同时也支持其他环节的管理，并支持记录查询等操作。

3）加强存储设备和档案的安全性管理。保证电子信息的安全是进行档案处理和后期存储管理的关键。对此，首先需要选择合适的储存设备，并建立电子信息安全防护系统，配合周密的网络安全防护措施，以及科学的维护管理措施，避免出现病毒木马入侵等问题，做好电子文件和档案的安全管理。同时，考虑血站是利用信息系统进行档案管理，需要在系统中对使用人员权限等级制度，实行实名制，对于共享的文件也要求有批准才能进入查看。

4）创新档案管理方法。对于电子文件的档案处理要保证获得的档案资料的原始性。如果遇到情况特殊的档案内容，需要在原始格式基础上进行还原显示。一般来说需要将电子文件的原件或真实文件进行档案处理和储存，重点保证血站档案的原始性；如果电子文件具备隐形条码，其也需要与文件一起档案，保证形成的血站档案的权威性。血站要将档案及其相关的软件和应用系统一并存储；对原始档案的电子图像进行存储；对血站档案的打印、输出加以存储，保证档案的可靠性。

5）提升档案管理人员素质。血站还要重视提升档案管理人员的综合素质，尤其是信息化水平要进行提升。档案管理人员要求有高水平的档案管理专业知识和技能以及较高水平的信息化水平，能够有效将文件信息转化成档案进行管理。所以要加强对档案管理人员的培训，重点关注对于血站档案管理的专业培训，提升档案处理水平，了解血站档案的重要性。还要关注档案管理人员责任感和安全感的培训，保证他们对工作认真负责，不会私自修改档案资料信息，能妥善保证血站档案的完整性。