如何创新办公室行政事务管理

时间：2024-04-25

王春辉

（江苏省镇江市人民代表大会常务委员会，江苏镇江 212000）

办公室是一个综合化、系统化、全面化的工作部门，对于宣传行政机关形象、协调各部门事务、传达决策等方面起着十分关键的作用。而行政办公室又是单位的外户窗口，其服务质量的好坏直接关系到行政机关或单位的整体形象面貌。在实际的工作中，要选择正确的工作方法不断提升办公室行政事物管理的效率和质量。

1 办公室行政事物管理概述

办公室作为行政机关的一个重要部门，主要用来处理行政机关中的行政事务，在行政机关中起着承上启下的作用。办公室已经成为综合性的服务管理部门。具体来说，其职能分为以下几点：

1）作为助手，协助开展各种会议的进行与实施，保证行政工作内部各项事务的顺利进行。

2）参与事务决策，协调部门关系。办公室行政管理对行政机关内部的领导起着辅助作用，不仅能够帮助上级领导分担部分事务，同时还扮演着上级领导与下级工作人员之间的沟通桥梁，进行信息的传达、部门工作的总结等。

3）宣传行政机关文化形象。办公室行政事务管理还承担着树立行政机关正面形象的角色。

2 办公室行政事务管理创新策略

2.1 明确办公室行政事务管理范围

办公室行政事务管理是一项比较复杂的工作，可能涉及多个部门，因此更要明确办公室行政事务管理的范围，以便进一步提高整体工作的效率和质量。具体来说，首先行政机关内部要加强对这一问题的重视程度，重新认识办公室行政事务管理的职责和范围，不要任意安排工作内容[1]。其次，要根据实际情况划分工作职责，确保每个人都各司其职，每一项事务都有人管理和负责。最后，还要注重宣传，确保行政机关内部的人员都能认识到办公室行政事务管理的重要性，能够主动配合开展各种事务。

2.2 强化管理人员素质与服务意识

在新时期下，办公室行政事务管理人员必须进一步提高自身的素质，明确自身所承担的义务和责任，认识到自身工作的重要性，加强服务意识，能够应对各类突发事件和问题。此外，还要结合具体的工作内容和实际需求，形成吃苦耐劳、踏实肯干的精神品质，遵守各项规章制度，从各项工作中吸取工作经验，不断提升自身的工作能力和素质[2]。同时，还要进一步加强队伍的学习能力，提升队伍的综合素质，营造善于思考的良好氛围。办公室人员通过学习，不断提升自身的大局意识和处理问题的能力，使每一个人都能够从全局的角度思考问题、处理问题，站得远、想得深、做得细。

2.3 构建健全的工作体系

任何工作的顺利开展都离不开一个完善的工作体系，信息化的今天给人们的生活带来了巨大的便利，同时也提高了行政机关工作的效率[3]。在这一背景下，人大办公室行政事务管理也要充分利用信息化技术，创新工作体系，在信息技术的基础上根据不同的工作内容设置相应的工作体系，例如账务管理体系、任务分配体系、医疗保障体系等。同时利用大数据等技术不断提升信息收集和分析的能力，构建更加全面地信息管理系统，确保各项信息的真实性和可靠性，提高工作效率。同时借助信息化手段提升内部管理控制制度，优化工作程序，尽量减少回报程序，提升办公室工作效率。

2.4 科学规划，做好参谋工作

人大办公室要紧紧围绕常委会的决策部署，从全局出发，整体规划，考虑全局，充分发挥办公室参谋助手的职能[4]。一方面，人大办公室要从常委会的权利和职责出发，找准人民群众关注的重点和难点问题，深入开展各项工作调查，掌握社会实情和民意，提出具有前瞻性的、建设性的意见，为常委会决策提供相应的依据。另一方面，人大办公室要从自身的工作特点和任务出发，构建完善的、畅通的信息传递和收集渠道，利用好新媒体，开通微博号和微信公众号，及时发布人大常委会简讯、参考消息等，为常委会提供及时、全面、准确、客观的消息，为后续工作的开展奠定良好的基础。

2.5 做好监督监察工作

人大办公室能够实现高效率运转的关键是抓好督促各项工作的落实。一方面，针对各项会议的意见落实以及人民群众信访来访办理的落实，要坚持敢于督查办理、善于督办、严格督办的原则，同时采取现场监督、电话监督等方式，进一步加强监督力度，确保各项工作的顺利落实。另一方面，要建立健全办公室督查督办的各项工作机制，严格执行批示文件的检阅和反馈机制、电话记录接手人负责到底等一系列行之有效的工作机制，根据工作的轻重缓急分配工作任务，确保各项任务的高效完成。保证常委会领导批必查，查了一定要有结果，有结果了一定要落实处理，使办公室的每一项行政事务都有人办，都能够落实到底。