司法档案管理规范化浅析

时间：2024-04-25

车福林

（山东省青岛市崂山区金家岭街道办事处，山东青岛 266061）

司法档案在管理的过程中应使用科学的方式，将其有效应用到法律援助和社区矫正等业务中，加强规范化治理，同时使其向现代化发展，建立相应的数字化档案管理，使司法档案的管理能够更加简便、有效。相关管理部门应加强对档案管理技术的提升，使档案在保存和使用的过程中都能够更具规范性。

1 司法档案管理

司法档案通过将司法活动进行记载，可以为后续发生的案件提供相应的参考资料，是一种重要的文书，具有一定的作用，在管理的过程中，相关人员应对司法相关活动中产生的文件、照片、报表等所有有效材料进行收集和整理，形成档案，再进行总结和归档保存。在对档案进行管理的过程中，应遵循规范化管理体系，使档案的使用和存档都能够符合相应的标准。

目前，在司法档案管理的过程中，其实际的管理制度和工作人员的管理水平等都与相应的标准有一定的差距，因此，为提高档案管理效果，应加强对管理制度的建设与完善，同时提高管理人员的素质，完善档案管理基础设施，优化考评检查并加强对资源的合理利用，不断提高司法档案的实际应用和管理效果。

2 提高司法档案管理规范性的措施

2.1 优化档案管理制度建设

司法档案在管理的过程中，应遵循《档案法》中的条例进行，为使档案的管理更加的符合司法档案的管理要求，应结合相关文件档案管理的规范与要求等，建立健全的档案管理制度，使工作人员能够“有法可依”，在实际档案管理工作中，能够根据制度规定来进行合理的工作。

以往的档案管理中对于档案的管理缺乏科学性，导致整体的管理效率较低，同时，给材料储存带来较大的压力。为提高实际的管理效果，一方面，应加强对档案原件的整理和保存。管理人员应在管理制度的要求下，按照标准化操作流程进行工作。首先将司法工作相关的资料、凭证等进行收集和整理，对有效的文件进行整理和归档，对于无效文件按要求进行销毁。其次，根据档案的类型进行分类保管，对于不同的司法行政相关案件，做到一案一卷，将不同类别的案件资料进行分类摆放，避免造成混乱。最后，对各类型的档案进行名称的标记，按照标准的方式进行装订，使用毛笔或者钢笔来对材料和档案的名称进行填写，整理后进行归档，在使用时需要按照相应标准要求使用[1]。

另一方面，应对档案信息进行数据化管理。为使档案信息保存更加完整、时间更久远，同时避免发生损坏等现象，应使档案管理向现代化发展，创新档案管理方法。档案管理部门应加强对“互联网+”的认知和分析，将互联网和信息技术应用在档案管理中，提升管理技术。其一，应适应数字转化设备，将档案资源录入到计算机中，实现转化的第一步。其二，将录入到计算机中的资料进行合理的排版设计，使其能够按照一定的排列方式进行储存，不仅方便资料的查找，同时能够通过电脑操作来调整档案，提高整体的管理效果。

2.2 完善档案管理的基础设施

档案管理中的基础设施建设对其管理的水平和档案储存质量有着较为重要的影响[2]。因此，相关部门应为司法档案管理提供相应的基础设施，完善管理效果。档案的基础设施主要包括以下几点：

第一，档案用房。由于档案在管理过程中其内部的纸质材料和电子材料等对于周围环境有一定的要求，因此，在实际管理时，应对档案用房进行合理的调整。一方面，要保证室内足够大，档案管理部门的资料较多，合理的摆放需要一定空间，这不仅方便进行内部条件的改变，同时有利于快速准确地找到需要使用的档案文件。另一方面，应对档案管理室内环境进行控制，如通过干预手段对温湿度进行调节，将其中的湿度降低，避免档案材料发霉。

第二，档案用具。在档案管理过程中，需要专门的档案用具来进行管理，其中包括专门的档案封皮、封底、封签，以及专门的文件保管袋或保管盒等。通过专门的档案用具的使用，能够使档案的归纳和整理更加符合标准化规定。另外，在进行档案数字化时，应准备硬件设施，包括数字转化设备、照相机、录像机、打印机以及专门的储存信息库等，使电子化档案的管理更加规范化。

第三，信息化建设。不仅要将档案转化为数字化档案，在实际的档案管理过程中，应建设互联网档案平台，在平台的支持下，更加方便档案的使用，提高档案的实际利用效率。

2.3 提高管理人员的工作水平

档案管理人员的实际水平直接影响部门内司法档案管理效果，为使档案的管理更加规范化，在实际的管理过程中，应不断提升档案管理组织机构和内部工作人员的水平和工作能力，确保档案的管理质量有所提升。目前，基层档案管理部门中，很少有专门的档案管理人员负责档案管理工作，其中大多数的是其他部门人员“兼职”或“借调”，其流动性非常大，对档案的管理质量具有严重的不良影响。在档案出错时，无法进行追责，非专业人员对档案的管理不符合标准化操作，这使得整体的管理效果不尽如人意。

司法档案的管理部门，尤其是基层管理部门，应加强对专业化人才的招聘，适当提高岗位的福利待遇，提高员工的粘性，避免人员出现大幅度流动，管理效果不良。同时，管理人员应为现有的档案管理人员提供相应的管理培训，为其讲解规范化档案管理的实际操作流程，并介绍相应的专业化知识，使档案管理人员能够更专业，在管理过程中更加科学规范。

2.4 优化考评检查效果

司法档案应定期组织严格的档案检查工作，形成社区矫正档案常态化。档案管理人员应定期对区域内的档案信息进行更新和整理，尤其注意对社区内部服刑人员的档案进行严格审查，详细的收集整理成档案，确保内容真实有效。另外，应确保档案的内容具有完整性。在发现档案漏洞后，应及时地进行上报处理，避免其产生更大的不良影响。

定期对档案管理工作进行考评和检查，有利于促进档案的规范化发展。通过科学的检查和评价，能够为管理人员给出一定的参考意见。考评时，应对档案管理的水平、规范化处理方式等方面进行检查，通过现代的管理经验进行优化和创新。利用信息技术和互联网技术等，对档案管理的考评进行调整，加强对抽检和突击的考评，并设置一定的奖惩机制，提高档案管理人员的积极性。对档案的使用方式和效率进行检查和测量，优化资源的利用率，不断提升整体的考察评价效果，使管理人员的操作更加规范化。