新时代事业单位档案管理的思考

李建华

（孝义市机构编制电子政务中心，山西 吕梁 032300）

随着科技的发展，信息时代的来临，事业单位的档案管理工作势必面临着改革，如何在信息时代做好事业单位的档案管理工作，是每个档案管理工作者需要关注以及研究的问题。

1 在新时代事业单位的档案管理工作面临的挑战

1）没有建立标准的规范体系

在事业单位的档案管理工作当中原有的标准规范已不能满足新时代下对于档案管理工作的要求。在各类高质量的数据资源与各地方馆的数字资源库进行互联时使用的相关技术没有统一的技术标准，需要规范馆藏档案信息化工作，进一步完善和规范档案网站信息系统设计的标准和应用的标准。

2）没有解决档案安全的问题。随着计算机技术应用于档案管理工作当中，对于档案的信息进行开发和利用的过程当中，会伴随着信息泄露的问题，或者档案信息的遗失亦或是篡改等弊端。为此，在进行档案信息化的过程当中，需要对于伴随而来的诸多对档案资源造成威胁的潜在风险进行分析，并及时采取有效的方法来应对这些潜在的风险，保证档案资源的完整以及真实性。

在档案信息化的过程当中，对于信息化技术和计算机技术的依赖性很强，为此造成了档案信息化的动态管理特性，需要相关的档案管理工作人员以及技术监控人员能够根据计算机网络技术所需要应对的解决问题，而采取有效的措施，做到对档案信息化工作质量的合理把控。同时很多的档案信息所依赖的计算机网络技术，还有赖于相关的法律法规给予支持。使得相关的技术人员能够在档案管理工作当中提高档案信息化的计算机网络技术，保证档案信息的真实性和原始性。

目前，我国还未正式的确立电子文件的法律地位，为此，在对于电子文件的真实性和原始性进行认知上遇到了阻碍和瓶颈。与此同时，还需要进一步地规范电子文件的管理工作标准。

3）缺乏档案信息化的档案人才。在进行档案信息化的管理过程当中，没有重视对于相关的档案管理人员的培训工作，使得电子档案的管理人员缺乏相应的岗位技能和岗位综合素养；同时相关的事业单位也没有重视给予电子档案管理岗位招聘相应的人才，造成了在档案信息化过程当中，缺乏相应的管理人才和技术人才，特别是缺乏复合型人才，同时由于档案管理工作具有枯燥乏味的特点，致使很多的年轻人不愿意从事档案管理工作，这也是档案信息化过程当中档案管理岗位人才紧缺的原因之一[1]。

2 新时代事业单位档案管理工作的方法

1）丰富档案数据库。在进行档案资源的信息化过程当中，需要丰富档案数据库，做好档案信息化管理工作的基础工作。将档案的信息采集之后，利用现代化的技术手段，使得档案资源进行信息化归档以及建设，使得档案资源呈现数字化的管理方式，使得档案管理方式呈现现代化的管理水平，能够集中且有序地实现对档案信息的最优化管理与配置，开发和利用电子档案的价值，使得档案信息化能够发挥最大的经济效益，使得档案馆的公共服务功能更加完善与高级，为后续建立完善的档案信息化工作服务体系奠定基础。

在此过程当中，相关的档案管理人员还需要注重对档案信息的电子备份，并且将档案信息的电子备份工作作为档案信息化过程当中档案管理工作的重要内容，也是完善档案安全体系的重要内容。在进行档案电子备份的过程当中，需要对重要档案和电子文件做好异地备份工作，同时还要异质备份重要的电子文件，使得电子文件在期望的时间内能够做到电子信息的绝对安全和绝对可读。为此需要相关的档案管理工作人员在进行档案资源信息化的过程当中，不仅需要丰富档案数据库，同时还要把控档案资源信息化的工作质量，体现出事业单位对于档案资源信息化管理工作的特点，使得存史资政的功能在事业单位的档案管理工作当中有效地发挥出来[2]。

2）建立完善以及合理的档案管理机制。在事业单位的档案管理工作当中，需要建立完善的档案管理制度，进行档案管理制度的建立工作当中要秉持制度内容合理，简明，实用和可操作性强的特点。并且所建立的档案管理制度的约束范围是全体员工，为此，需要事业单位的领导和员工共同遵守档案管理制度，提高档案管理制度的应用效率。同时在按照档案管理制度进行档案管理工作时，需要按照制度的要求依法办事，对档案信息做到及时以及真实的收集，保证档案信息的真实性和完整性，并且，将收集到的档案信息进行高效率的甄别与审查，并将审查过的有效档案进行及时的归类，并且在档案管理工作当中不允许未经程序允许篡改或者调查档案的行为出现，保证档案的完整性以及保密性，防止档案信息因为人为的原因而造成销毁或者伪造的现象出现。在执行档案管理制度时要做到公平对待，奖惩分明，使得档案管理工作为提高事业单位的工作效率而服务，保证档案信息能够发挥最大的价值，使得档案管理工作能够符合信息化时代对档案管理工作的要求[3]。

3）建设一支高素质的档案管理人才队伍。在信息时代下，在档案资源的信息化过程当中，给予相关的档案管理人员提出了更高的要求，需要相关的档案管理人员掌握最先进的档案管理信息技术。需要相关的档案管理人员能够对于档案进行文书立卷，掌握档案信息的整理，鉴定和开发等方面的基本操作技能，不断地学习与档案管理相关的现代化科技手段和先进的档案管理理念。与此同时，档案管理工作还考察档案管理人员的综合素养，需要档案管理人员能够在档案管理工作当中做到统筹安排，对于档案信息能够做到细致的收集以及审查，在档案信息化的过程当中，拥有吃苦耐劳的坚毅品质，在岗位当中拥有创新意识与理念，拥有公正廉明的工作作风，跟随着时代发展的局势，加强思想政治理论知识的学习，以及岗位技能的学习，利用完善的岗位基础理论知识以及专业技能服务于档案管理工作。

在进行档案管理工作当中，相关的工作人员需要拥有全新的档案管理工作观念，要意识到档案管理工作的重要性，并且在工作岗位当中有创新意识，提高档案管理工作效率，不断的总结经验，优化档案管理工作途径与方法。为此需要事业单位注重对档案管理人才的培养以及招聘工作，建立一支高素质的档案管理人才队伍，为提高事业单位的档案管理科技化水平提供人才的保障。与此同时，还需要事业单位增加档案管理工作岗位的吸引力，提高档案管理工作人员的福利待遇，吸引更多的优秀档案管理人才进入事业单位从事档案管理工作。最后还需要事业单位的档案管理部门对档案管理工作做到严格管理，对于档案管理工作的交接工作提供明确的制度保证，使得事业单位的档案管理人员能够按照规定做好档案工作的交接工作和联络工作，保证档案信息的保密性和完整性，以防在工作交接的过程当中造成档案资源的遗失和遗漏，降低了档案管理工作效率。

3 结束语

综上所述，在信息化时代，事业单位的档案管理工作科技化和信息化是时代发展的趋势要求，为此首先需要事业单位的领导和档案管理人员意识到档案管理工作的重要性，重视档案管理工作，需要相关的档案管理人员及时学习先进的档案管理技术，需要事业单位建立一支高素质的档案管理人才队伍，并且重视对档案管理人员的工作培训，积极的引导档案管理工作人员及时学习先进的基础理论知识和岗位技能，做好事业单位的档案信息化工作，并且建立与事业单位实际相符的档案管理工作制度，推进档案管理信息化的进程，提高事业单位的档案管理工作效率，使得档案管理工作为事业单位的管理工作服务。