信息化时代人事档案的风险管理

时间：2024-04-25

杨召

（安国市城乡居民社会养老保险服务中心，河北安国 071200）

人事档案将个体的工作以及学习经历都全面记录下来，其中，不仅包括个人隐私，比如：家庭背景以及姓名等等，而且将公司或者企业自身的人力资源结构充分体现出来，一般来说，实施保密处理。正是由于在个人以及组织中人事档案是至关重要的，具有不可预测的管理价值，所以在信息化时代下必须要科学把握管理环境改变产生的风险，合理制定有效的策略，以确保人事档案风险得到快速准确的防范。

1 信息化时代人事档案存在的主要风险

1.1 内联网风险

对于内联网风险而言，其是指人事档案在单位自身局域网中存在的风险。与其他业务档案相比之下，人事档案将职工工作学习的所有记录都详细记录下来，除了是职工自己的隐私，还是单位职位晋升以及工资调整的主要依据，具有重要的利用价值[1]。除了一些特定的情况，个人通常不可以随便将本人及其直系亲属的档案信息借阅。最近几年，由于管理者不小心造成的人事档案信息泄露事件经常出现。因此，很多单位虽然要求人事档案管理系统不可以外接，然而在工作中还是存在诸多风险，比如：因为管理者工作不认真，在外网连接过程中导致设备受到网络病毒侵袭，使得文件资料信息受损，等等。

1.2 外联网风险

原来，利用和管理人事档案的环境并不是开放的，而是封闭的，通常是由单位内部的。然而电子人事档案面临的网络环境是完全开放的。网络安全技术在日益发展的同时，也会面临越来越多全新的安全风险，导致档案远程利用存在诸多安全隐患。很多违反法律的操作容易损坏服务系统，比如：黑客攻击以及病毒攻击等等，使得档案信息的安全性得不到保障。此外，用户密码被泄露也容易造成用户信息被不法分子复制，甚至直接修改，这样就难以确保档案的完整性。

2 信息化时代人事档案的风险管理措施

2.1 优化风险评估，落实物理防护

首先，结合单位自身人事档案管理的有关要求，根据信息化时代下存在的不同风险，进行全面的风险评估，从温湿度测量和调控设备以及防火灭火设施设备等多种类型，制定档案安全保管保护基础设施的安全风险评估，为人事档案保护建立良好的环境。然后，实现安全评估主体的多元化，使风险评估工作具有更强的客观性。可以组建一支由计算机硬件设施、软件设施以及消防安全等等组成的评估团队，做好评估工作。评估工作团队不能对评估的部分指标能够将第三方专业机构的评价性意见当做评估的重要依据。最后，优化突发事件应急预案。必须要结合人事档案安全管理的具体情况以及需求，合理制定相应的应急预案。需要准确认识到档案安全风险事件造成的严重性，结合安全评估体系中导致严重后果的重大事件采取适合的应急预案，提升标准要求。

2.2 重视制度建设，加强网络安全防范意识

不管是制度还是安全防范意识，都直接影响每项应急管理措施是否顺利执行。在人事档案风险管理的所有阶段，要想科学防范安全事故，必须要建立和健全相应的制度。第一，制度建设必须要重视两点，首先，着重突出在人事档案管理过程中有些工作环节经常出现信息安全事件的安全管理，比如：利用以及共享人事档案等人工完成的环节。其次，着重突出在人事档案管理过程中有些工作环节容易出现各种风险的安全管理，比如：外包人事档案以及生成电子人事档案等等。第二，加强网络安全防范意识需要注意两点：首先，对于档案管理者，必须要利用多样化途径，比如：业务培训以及学术讲座等等，使档案管理者具有较高的信息素养，更加充分地认识到人事档案的重要价值[2]。并且必须要不断完善各项工作流程，认真登记人事档案的所有经手人员，保证可以追溯。其次，加强单位所有职工的网络安全防范意识，利用档案宣传的形式，使每个职工都意识到泄露人事档案造成的结果，重点提高职工的密钥管理意识以及平时生活中的信息安全意识，使其可以主动保护个人信息。

2.3 融合不同的模式，加强防范外部风险能力

外联网容易造成人事档案管理存在各种各样的风险，就防范来讲，不能只是依赖技术，也必须要将不同的管理模式相结合，主动将第三方力量引进去。第一，积极探究外联网安全防护外包全新的模式。在招标过程中结合风险评估结果，将主次要指标以及联动指标列入其中。首先，就主要指标来讲，其包括应用加速以及硬件规格等等，重点突出人事档案安全防护重要功能。然后，就次要指标来讲，通常是针对网络层安全以及网络功能等等，可以大力支撑和准确判断是否可以迅速准确解决安全问题。最后，就联动指标来讲，主要是指统一的安全管理联动平台建设是不是真正满足人事档案管理工作的实际需求[3]。第二，采用不同的信息安全防范技术。一方面，必须要结合不同层面的风险积极更新技术，比如：可以将物联网技术合理运用在物联网中，24小时对所有设备的实际状况进行监测。又比如：运用指纹识别技术以及人脸识别技术，使授权加密技术具有更强的安全性。另一方面，必须要将人事档案备份工作落实到位。数字化处理各项人事档案资源，而且实施安全备份。