科研单位档案信息化管理探析

时间：2024-04-25

丁晓芸刘红利

（上海空间推进研究所，上海 201112）

随着社会的发展，档案管理这项工作更加专业、规范。信息时代的到来为档案管理工作带来了机遇与挑战。科研单位要与时俱进，加快档案信息化建设，尽快实现档案管理的数字化、自动化管理，充分发挥出档案资源的利用价值，更好地为科研工作服务。

1 科研单位加快档案管理信息化建设的意义

1）提高档案管理效率。科研单位日常工作中所形成的档案资料涉及的领域较为广泛，有的档案存档后经常会被借阅查看。伴随时间的流失，传统纸质档案可能老化受损、丢失，并且传统的人工管理模式会耗费大量的人力、物力，档案管理质量并不如意。实现档案管理信息化，借助信息技术开展档案管理能够减轻工作人员的工作压力，提升工作效率，而且档案资料转换为电子档案存储更方便，可节省不少档案存储空间[1]。档案借阅者需要档案资料时只需登录系统输入关键字就可筛选出很多文档资料，也无需到档案室就能借阅到所需资料。

2）提高档案管理质量。在传统人工管理档案的背景下，科研人员在查阅档案时往往会花费大量时间，而且搜索到的资料可能不是自己所需的内容。档案的频繁借阅会让档案原件逐步受损，甚至导致部分资料丢失的问题。科研单位中的一些档案具有机密性，要求保密处理。因此，档案工作者应增强责任意识与保密意识，档案使用者也需树立较强的责任意识。采用信息化管理模式，系统可直接记录档案的基本信息，包括保密程度、档案内容、借阅人员等内容，防止档案泄密与遭到破坏。同时，可及时对档案做好维护保养工作，从而提高档案管理质量。

2 科研单位加快档案信息化建设的对策

1）转变观念，注重顶层规划设计。科研档案是科研项目从立项到验收整个过程的真实记录，也属于科研项目成果的重要构成部分[2]。可以说，档案管理与科研院所的主业与发展有着密不可分的联系。为此，科研单位必须高度重视档案信息化建设，实现档案管理数字化，使科研档案更好地服务于科研工作。单位领导需转变观念，高度重视档案信息化建设的意义，给予充分的支持，做好档案信息化建设的顶层设计与规划，将这项工作作为单位同步发展的一项重要战略任务。针对信息时代单位档案管理面临的不足，对档案信息化建设的路径做出科学合理的部署，梳理清楚每一步工作的目标与工作重点，同时，把档案信息化加入到考核体系中，引起单位全体人员的重视。

2）要完善档案信息化管理的相关基础设施。要实现档案信息化管理，科研单位必须尽快完善相关软硬件基础设施。所需的硬件设施主要包括扫描仪、电脑、相机、打印机、录制音视频设备等。要配备充足的电子档案存储介质。电子档案的存储与安全均与存储介质有着密切的联系，选用合适的存储介质是实现档案信息化管理的前提。目前，电子档案主要存储在电脑系统中，在系统存储之外多采用光盘存储。光盘具有价格便宜、携带方便、存取迅速等优点，但在存储容量以及稳定性方面都不及硬盘[3]。为此，科研单位档案管理者需根据档案保管要求选取合适的存储介质。比如，对于存取速度要求较低，存储时限较短的档案可选择便宜的光盘存储；对于需要长时间保存、要求严格的档案可选取稳定性较强的存储介质保存；对于珍贵档案资料应选择专用的、稳定性好的存储设备存储，或直接改为纸质档案保存。此外，科研单位应积极完善档案管理的软件环境，配齐相关网络设施与档案管理系统，促进单位档案局域网自动化集成水平的提升，为档案信息化管理创设良好的工作环境。

3）重视档案数据库建设。科研单位档案数据库信息主要源自馆藏档案资料与收集的电子文档。将这些档案资料转化为数字化档案，分门别类构建相应的档案数据库。然后借助大数据挖掘技术对档案信息进行深度挖掘，精准掌握档案需求，提供精准服务。这有利于增强用户对档案管理的满意度，充分反映出科研单位档案资源的利用价值。比如，对档案借阅者信息采用数据挖掘技术，提取用户的信息需求，查阅其访问服务器时的日志文件跟踪其行为，分析其需求，给予针对性的档案利用服务[4]。同时，可对用户的浏览记录与统计检索进行分析，借助统计学分析技术搜集用户点击档案目录的概率，将点击率较高的档案进行专门的电子化处理。挖掘用户检索档案时的关键词，补充数据库的检索关键词，以进一步提升查阅速度。

4）注重电子档案的安全管理。信息时代为我们的生活带来了很大的方便，但同时也潜藏着较多的安全隐患。科研单位档案管理已基本完成信息化建设，档案形式包括纸质档案与电子档案。电子档案虽然管理方便，但如果丢失、受损将给科研单位带来严重的损失。为此，科研单位档案管理部门要特别重视电子档案的安全问题，采取必要的安全管理措施。第一，运用防火墙技术，选用好的杀毒软件，定期对管理系统进行升级、补漏洞。第二，对档案资料采取加密管理办法，划分不同的权限，防止无关人员查看资料，尽量防止档案资料被泄露。第三，加强档案的备份管理，对于比较珍贵、重要的档案信息可在电子档案的基础上配合纸质文档保管，采用这种双保管的方式最大限度保障档案信息的完整性与安全性。第四，增强档案从业者的安全风险意识，通过安全学习增强档案安全观念，提升防范档案风险的能力，熟悉档案安全风险常见形式与对策。

5）重视对档案从业人员的教育与管理。档案信息化建设离不开一批优秀的档案管理人才，不仅要熟悉档案管理专业知识，也要了解科研单位的相关业务知识，而且要能熟练运用电脑与管理软件，方能满足信息时代科研单位档案信息化建设的要求。科研单位可根据档案信息化建设规划确定长期与短期的档案人才教育方案，经常组织从业者接受学习培训，了解前沿的档案专业理论知识与信息技术，提升档案信息化综合素养[5]。其中，要重点培养从业者的档案安全意识与服务意识，熟悉防范信息安全事故的方法，熟练运用数据信息分析技术，充分挖掘档案的利用价值。单位可完善相关人才激励措施，改善档案人员的薪资待遇，提供一些外出学习深造的机会，充分调动从业者的学习热情与工作积极性。针对优秀档案人才、信息技术人才匮乏的现状，科研单位可从高校、社会上招聘一些符合条件的复合型专业人才，使单位档案管理队伍整体素质得到改善。