大数据时代做好档案信息化管理工作的策略

宋山三

（重庆市急救医疗中心（重庆大学附属中心医院、重庆市第四人民医院），重庆 400014）

对于企业而言，档案资料记录着过去的发展历史与珍贵史料，为企业当下决策与未来发展起到参考的作用。在大数据时代之下，档案信息化管理工作需要克服当下存在的问题，利用时代与技术的便利，从而找到档案信息化管理的有效策略。

1 档案信息化管理的实际作用

1）提升工作效率，实现资源共享。伴随着互联网时代的到来，网络技术与信息技术得到极大的发展空间，这对于各行各业而言，为其工作开展提供了极大的便利，档案管理工作也不例外。在实际的档案管理工作当中，管理人员可以通过先进的网络技术实现档案信息的采集、归纳、整理以及最终归档储存，使档案实现信息化管理。这不但能够节省管理成本，同时也能够更好的实现资源共享，提升档案管理的工作效率[1]。

2）备份重要信息，避免信息遗失。传统档案大多采用纸质、磁盘等有形介质，而且管理办法相对落后，因此容易受到不可抗力因素以及人为因素影响，导致信息受到破坏以及损害，甚至导致信息遗失。进入到信息时代，如果采用传统的管理模式，很容易导致企业档案的安全性受到威胁，同时也容易出现信息储存不全面的问题。因此将信息技术与档案管理充分融合，利用云空间等技术进行档案保存，在解决存储安全性的问题之余，还能够极大的节省物理空间，是信息备份与存储更加安全，避免重要信息遗失。

3）提高档案价值与使用效率。对于档案管理工作而言，档案管理部门的主要工作内容之一，就是为其他业务部门提供信息检索以及查阅的相关服务。传统管理办法当中档案管理每一项工作都依赖纸质文件，工作效率低、管理成本高但准确性差。档案管理信息化、数字化之后，档案信息检索更加快捷和精准，在降低管理成本的同时也提高了档案的使用效率，发挥档案应有的价值[2]。

2 档案管理信息化存在的问题分析

1）档案数据结构不统一，整体性差。就我国当下大多数企业而言，在档案管理方面存在数据结构不统一，整体性差的问题。首先不同类型的档案在数据格式的使用上存在很大的差异，需要档案管理人员投入大量的精力与时间将其格式重新调整统一进行归档。如果管理人员不调整直接进行归档，那么很容易造成文件损坏或者丢失，从而造成不可挽回的损失，因此工作效率较低[3]。其次，在部分企业的档案信息化过程中，很多档案是由纸质资料转化录入而来的，因此难免存在信息不完整的情况，其中一部分是档案管理人员录入遗漏造成的，另一部分则是企业各个部门之间没有建立有效联系，在档案资料记录方面没有做到互通有无，从而造成大量重复与遗漏档案存在，最终导致档案信息准确性与整体性较差。

2）档案信息化水平低，安全性差。就我国企业档案管理的实际而言，不少企业目前仍然采用传统方式进行档案管理工作，没有相关信息库。造成这种问题出现的原因主要有：企业在档案管理方面投入不够、相关管理人员没有做到与时俱进，导致无法适应管理方式的改变、企业档案管理相关的制度缺失，对于档案管理的重视程度不够，这些都成为档案信息化管理的阻碍因素。另外，部分企业在档案实现信息化管理，其工作便利性大大提高，但信息平台的安全性没有做到位，导致企业内部重要资料安全性没有保障，容易受到来自网络的攻击与篡改，对于企业而言十分不利[4]。

3）信息化管理平台缺失，专业性差。要实现档案信息化管理，不仅仅需要将档案数字化与信息化，同时也需要搭建信息化的管理平台，其中包括人机交互、远程监控、云存储等方面的功能。但当下很多企业的档案信息化管理还处于初始阶段，信息管理平台缺失，制约了档案管理的发展。另外管理人员的信息化素质与相关知识储备不足，面对行业改革以及日新月异的技术发展，不少管理人员并没有做好相关准备，因此很难提高档案管理效率。

3 大数据时代做好档案管理信息化的有效策略

1）统一档案管理数据结构，提升管理手段。身处大数据时代，要做好档案信息化管理，首先要做的就是统一档案管理数据结构，降低档案管理人员实际工作的难度。这就需要企业优化和完善档案管理相关的工作机制，在档案电子化的过程当中制定统一的文件录入格式，避免档案管理者二次加工。另外在收集与整理档案资料时，也注意采用统一的文件格式进行填写，为后续档案存储工作等提供便利。其次，企业还需要加大档案管理工作的相关投入，合理利用互联网以及相关的大数据技术对档案管理进行优化，在信息化之初可以采用传统管理模式与信息化管理模式双轨并行的办法，逐步过渡，避免出现重大工作失误，保证企业档案信息有效管理[5]。

2）优化档案信息化水平，提高信息安全性。要做好档案信息化管理，单纯依靠统一数据结构是远远不够的，同时还需要优化档案信息化水平。一方面，企业要明确各业务部门之间的职责，档案管理人员主要依据规定将各类文件整理归档，对不同部门的档案进行分别保存，定期巡视保证档案完整。另一方面，需要制定严格的档案管理制度，减少档案使用过程当中的随意性与盲目性，对于输入、下载以及档案使用的每一个环节都有严格的监督，避免损毁档案的意外发生，提升档案管理信息化水平。另外，大数据时代的特点就是信息开放性更高，档案资料使用与调取更加方便，但与此同时在网络环境之下，档案信息的安全性也有潜在威胁，因此在档案管理方面应当充分利用防火墙、病毒防御系统等等，保证档案信息的安全，同时还要合理利用云存储空间，做好信息备份，避免档案信息因外在原因造成遗失和损毁。

3）完善信息化管理平台，提高管理者素质。对于档案信息化管理而言，最重要的就是搭建信息化平台，这是档案信息化管理的基础。信息化平台的搭建要从档案管理工作的需求出发，不但能够实现对答案资料的实时监控，同时也能够满足档案管理一系列工作在平台上完成的需求。除此而外，信息化管理平台的完善还能够使不同业务部门之间实现档案信息共享，使得档案管理工作更加简洁、高效和安全，将档案价值最大化[6]。最后，需要注意的是，做好档案信息化管理不能忽略对管理者素质的提高，这需要企业为档案管理相关工作人员提供更多的学习与进修机会，定期举办相关培训，提升管理人员业务能力与信息技术水平，从而更好的做好档案管理工作。

4 结语

总而言之，身处大数据时代，档案信息数字化、信息化管理并非朝夕之功，而是一项繁琐且繁重的任务，因此各企业单位在实施之前需做好整体的规划。在有明确目标的前提之下，结合时代特点融合当下最先进的信息技术手段，优化档案管理的相关手段与措施，从而建立较为完善的信息管理平台与制度，从而提高档案管理的质量与效率，以期为企业发展作出应有的贡献。