在大数据时代，如何运用云数据平台助力学校档案管理工作

时间：2024-04-25

马建国

（青岛电子学校，山东青岛 266071）

当前互联网以及信息化产业技术深刻地改变了人们的生产生活以及学习方式，大数据技术的应用使得人们可以根据大量数据进行特点分析以及规律化查询，相对于学校档案管理来说，大数据不仅能够为学校带来更加高效的工作模式，但是也会带来一定的挑战，只有充分了解大数据技术平台的特点，才能对挑战提出应对策略[1]。

1 大数据的特点分析

由于互联网的快速发展，社会生产必定会产生大量的数据，但是学校在面对档案管理数据时单靠人工，无法对所有数据进行有效接收及处理分析，而大数据技术则是通过相应的手段对海量的技术进行分析处理，并能够根据个性化需求，挖掘相应的数据价值，并为后期的决策以及信息管理打好基础。传统的学校档案大部分以纸质材料为内容载体，包括文本及数据信息等，但是随着当前多元化经济的发展，大数据中的视频、音频、文本以及数据结构同时发展，因信息的获取和整理带来了一定难度，而大数据的技术特征首先可以进行规模化的信息数据收集，并将不同源头的信息书及进行汇总，具有一定的时效性。其次，大数据技术的信息收集，打破传统的分类模式，可以将网页、图片、视频、文本等进行综合归类，让学校档案信息收集整理形式更加丰富。最后，大数据技术可以将收集的信息进行价值分析，根据学校教育管理需求将具有潜在价值的信息整理挖掘，提高信息的利用效率[2]。

2 数据时代学校档案管理的发展趋势与问题

档案管理就是对档案信息进行收集、整理以及服务利用，而信息化档案管理则是通过现有的信息化技术以及互联网技术等对档案信息资源进行虚拟化的归纳收集整理，同时信息化建设也需要从多个方面进行考虑，例如信息化基础设施信息化人才培养以及信息化设备的维护与更新。学校档案管理包含的内容繁杂，随着当前社会朝着多元化的方向发展，学校档案管理的标准和要求也越来越多，在档案管理的最终目的是服务学校教育管理，在云数据平台的加持下档案管理工作可以有效提高工作效率，同时也能将多元化的档案信息进行融合，改善原来传统档案管理的运作模式，更对档案查询、档案调取、档案检索提供了便捷性[3]。

当前随着市场化经济快速发展，学校的数据统筹能力、数据整理能力及数据分析能力等直接影响学校的目标制定以及未来发展方针，而档案管理形式则决定了学校未来的发展。当前人们对互联网技术较为依赖，很多数据信息需要通过互联网进行收集和统计，传统的纸质数据收集方式无法对海量数据进行系统化收集，互联网中所产生的数据信息非常庞大，依靠传统的模式无法对信息价值进行挖掘，而且学校所需的数据来源众多，信息广泛种类繁杂，在整理归纳上有一定的困难。例如人力管理、技术方案、设备信息等，都需要学校跟自身需要进行有效价值探索，只有充分利用云数据平台，才有利于学校的未来发展规划[4]。

3 运用云数据平台助力学校档案管理的策略

档案管理是学校现代化建设的重要环节，同时档案管理也需跟着社会技术发展形势进行更新，计算机已经与当前人们的生产生活以及学习深度融合，同时也为档案信息化管理指明了方向，信息化建设可以提高档案管理的工作效能，同时也减少了传统档案的占地空间，在信息检索方面也更加便捷快速使未来档案管理的重要发展方向[5]。

1）充分发挥云数据平台优势。传统的学校档案管理模式无法适应当前大数据发展趋势，档案管理部门必须促进自身的网络数字化发展，利用互联网以及信息化技术优势发挥原始档案的自身效能，利用云数据平台整合档案资源。学校档案管理的主要功能不仅是要对信息资料进行收集整理，而且充分发挥档案信息的潜在价值，但是传统的档案管理模式在查询收集方面十分不便，信息化档案管理方式让档案信息资源以虚拟数据的形式存储。随着当前信息化产业的快速发展，学校的很多信息都会需要通过互联网进行存储和运输，因此学校在这样的背景下需要提高云数据平台的综合分析以及整合能力，根据数字化的市场动向进行合理科学的综合分析，为学校的优化档案管理提供数据支持。学校要改变传统档案管理模式，注重更多的信息来源挖掘，以此提高学校的核心竞争力[6]。

2）加强档案数字化资源库建设。加强学校档案云数据平台管理需要从软件和硬件两方面入手。首先，在硬件方面需要注重档案管理、设备更新以及原有设备的外接拓展，未来的数字化发展具有较大潜力，因此学校档案管理在设计之初，硬件就不能匡定在具体范围内，而是要注重技术的革新以及拓展，同时由于当前档案信息的多元化，因此要注重多样性多媒体信息技术与3D技术的结合，这样有利于将传统的学校档案信息进行转换，同时也能丰富档案管理的综合效能。其次在软件方面应该注重相应档案管理的应用程序开发，根据实际需求结合智能化技术将查询方式、调档方式以及存储方式以更加多元化的形式开展，促进学校数字化档案建设快速发展。

3）建立多功能云数据档案平台。多功能云数据档案平台是学校档案管理的重要组成部分，随着学校信息化档案管理建设的逐步开展，多功能云数据档案管理平台不仅可以为相关需求群体提供便捷舒适的阅览环境，同时也能加快信息的传播与共享。建立多功能云数据平台时，要针对学校教育管理需求以及档案管理工作特征进行分析，注重网络咨询以及档案检索等服务，加快自身的服务效能，打破时间与空间的限制，为师生提供更多便利，同时也要注重传统档案的电子转化，让多功能数据资源更加丰富，以满足学校发展需求。

4）提高教职工的信息化综合能力。随着当前互联网技术不断的向上发展，在学校相关部门中的档案管理工作，必须提升相关人员的综合素养，以适应现代技术的快速应用。首先，建议学校档案管理部要注重自身新鲜血液的引进，例如与各大高校的计算机专业签订就业协议，以专项培养的方式为部门做好人才储备，年轻人也能为档案管理带来更多的创新性思想，对于学校档案管理的未来发展具有重要意义。其次，学校档案管理部门要注重原有职工的综合能力提升，可以采用定期培训的方式促进业务能力成长，学习有关信息化的技术，尤其在设备维修应用检查等方面要结合工作实际进行自我能力提升。